Где в 1С найти и сформировать СЗВ-М по сотруднику

СЗВ-М — это ежемесячный отчёт в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России) со списком застрахованных лиц, работавших в отчётном месяце. В программах 1С форма создаётся в разделе кадровой отчётности, а данные по конкретному сотруднику подтягиваются автоматически из его карточки и кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений.

Точное расположение формы зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» отчёт находится в разделе «Отчётность, справки» или «Налоги и взносы», в «1С:Бухгалтерии» — в разделе «Зарплата и кадры». Ниже разобраны оба пути, способы проверить сотрудника в списке и исправить типовые ошибки.

Перед формированием убедитесь, что кадровые документы за отчётный месяц проведены, а в карточке сотрудника заполнены СНИЛС и ФИО без ошибок — именно по этим данным фонд идентифицирует застрахованное лицо.

Где находится СЗВ-М в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Отчётность, справки» и выберите пункт «СЗВ-М». Откроется журнал отчётов, где можно создать новый документ кнопкой «Создать» или открыть уже сформированный за нужный месяц.

Альтернативный путь — сервис «1С-Отчётность»: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → вкладка «Отчёты» → «Создать» → группа отчётов в СФР. Этот вариант удобен, если отчёт сразу отправляется в фонд электронно без выгрузки файла.

После выбора отчётного периода нажмите «Заполнить» — программа автоматически включит всех сотрудников, у которых в этом месяце были действующие трудовые или гражданско-правовые договоры, а также приёмы и увольнения.

Где находится СЗВ-М в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «СЗВ-М». Если такого пункта нет, проверьте, что в настройках учётной политики включён учёт зарплаты и кадров в данной программе, а не во внешней.

Документ создаётся кнопкой «Создать», указывается организация и отчётный месяц, затем выполняется команда «Заполнить». Состав формируется по тем же правилам: все работавшие в периоде лица, включая совместителей и работников по договорам ГПХ.

Как проверить, что сотрудник попал в отчёт

Откройте заполненный документ СЗВ-М и найдите сотрудника через поиск по табличной части (Ctrl+F) или отсортируйте список по фамилии. Проверьте три поля: ФИО, СНИЛС и признак договора — они должны совпадать с карточкой сотрудника.

Если сотрудника нет в списке, типичные причины: не проведён документ приёма на работу, дата приёма относится к другому месяцу, либо сотрудник уволен до начала отчётного периода. Откройте карточку сотрудника и сверьте даты кадровых событий.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в табличной части

Норма

ФИО и СНИЛС совпадают с карточкой и документами

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или СНИЛС с ошибкой

Количество застрахованных лиц

Норма

Совпадает со штатной расстановкой за месяц

Тревожный признак

Есть лишние уволенные или не хватает принятых

Проверка перед отправкой

Норма

Программа не выдаёт ошибок при контроле

Тревожный признак

Есть сообщения о пустом СНИЛС или некорректных данных

Как исправить данные сотрудника перед отправкой

Исправлять данные нужно не в самом отчёте, а в источнике — карточке сотрудника или кадровом документе. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и скорректируйте ФИО или СНИЛС, затем перезаполните СЗВ-М кнопкой «Заполнить».

Изменение ФИО оформляется документом «Изменение ФИО» (в ЗУП — через кадровые документы), чтобы сохранилась история. Если СНИЛС введён с ошибкой, исправьте его в карточке физического лица — программа проверит контрольную сумму номера.

Выгрузка и отправка отчёта

Готовый СЗВ-М можно отправить двумя способами: напрямую через «1С-Отчётность» кнопкой «Отправить» или выгрузить в XML-файл командой «Выгрузить» и загрузить его в личный кабинет страхователя на портале СФР либо в программу проверки.

Перед отправкой выполните встроенную проверку — кнопка «Проверить» в форме отчёта. Программа укажет на пустые поля, неверный формат СНИЛС и другие нарушения формата, которые приведут к отказу в приёме.

1. 1
   Откройте раздел «Отчётность, справки» → «СЗВ-М» и создайте отчёт за нужный месяц
2. 2
   Нажмите «Заполнить» и сверьте состав со штатной расстановкой
3. 3
   Проверьте ФИО и СНИЛС сотрудников, исправьте ошибки в карточках
4. 4
   Выполните встроенную проверку отчёта
5. 5
   Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите XML-файл

Если сотрудник не попадает в отчёт: разбор ситуаций

Действие зависит от причины. Ниже — основные сценарии и правильная реакция на каждый.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Приём на работу оформлен, но документ не проведёнПроведите документ приёма и перезаполните отчёт

Сотрудник работает по договору ГПХПроверьте, что договор проведён и его срок пересекается с отчётным месяцем

Сотрудник уволен в прошлом месяцеОн не должен попадать в текущий отчёт — это норма, если дата увольнения раньше отчётного периода

Физлицо задвоено в справочникеОбъедините дубли через сервис «Поиск и удаление дублей» или вручную, затем перезаполните отчёт

Отдельная ситуация — сотрудник в отпуске без сохранения заработка или в декрете. Такие работники всё равно включаются в СЗВ-М, поскольку трудовой договор продолжает действовать. Их отсутствие в отчёте — ошибка, за которую возможен штраф.

Ограничения и сроки

СЗВ-М сдаётся ежемесячно в срок, установленный законодательством, — ориентируйтесь на актуальный крайний день, указанный в календаре отчётности вашей программы или на сайте СФР. За несвоевременную сдачу и ошибки в сведениях предусмотрены штрафы за каждого застрахованного лица.

Учтите, что форма и правила её заполнения периодически меняются. Перед сдачей обновите конфигурацию 1С до актуального релиза — устаревшая версия может формировать файл по старому формату, который фонд не примет.

Частые вопросы

Почему в СЗВ-М нет сотрудника, принятого в отчётном месяце?

Чаще всего документ приёма не проведён или дата приёма указана в следующем месяце. Проверьте журнал кадровых документов, проведите приём и перезаполните отчёт кнопкой «Заполнить».

Нужно ли включать в СЗВ-М работников по договорам ГПХ?

Да, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, включаются в отчёт, если договор действовал в отчётном месяце. Проверьте, что договор оформлен и проведён в программе.

Можно ли исправить СНИЛС прямо в форме отчёта?

Технически можно, но делать этого не стоит: при следующем заполнении ошибка вернётся из карточки. Исправьте СНИЛС в карточке физического лица и перезаполните отчёт.

Что делать, если сотрудник попал в отчёт дважды?

Это признак дубля физического лица в справочнике. Найдите обе записи, перенесите документы на одну карточку (или используйте сервис поиска дублей), пометьте лишнюю на удаление и перезаполните отчёт.

Как сдать корректировку СЗВ-М после отправки?

Создайте новый документ СЗВ-М за тот же период с видом корректировки (дополняющий или отменяющий, в зависимости от ситуации), включите в него только сотрудников с изменениями и отправьте тем же способом, что и исходный отчёт.

Почему кнопка «СЗВ-М» не отображается в меню?

Возможные причины: недостаточно прав у пользователя, кадровый учёт ведётся во внешней программе или раздел скрыт настройками интерфейса. Проверьте права доступа и настройки учёта зарплаты в параметрах программы.