Как посмотреть отпуск по уходу за ребенком в 1С

Отпуск по уходу за ребенком в 1С:ЗУП отражается сразу в нескольких местах: в кадровом документе, в начислении пособия, в графике работы сотрудника и в регистрах учета рабочего времени. Поэтому вопрос «как посмотреть отпуск» обычно означает одну из трех задач: найти сам документ, проверить сроки и статус отпуска либо убедиться, что пособие начисляется корректно.

Ниже разобраны основные способы найти информацию об отпуске по уходу за ребенком в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1), а также в 1С:Бухгалтерии, где кадровый блок урезан. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек прав доступа.

Перед поиском полезно понимать, что отпуск по уходу за ребенком оформляется документом «Отпуск по уходу за ребенком», а не обычным «Отпуском». Если искать его среди ежегодных отпусков, документ можно не найти — это самая частая причина «пропавшего» отпуска.

Где в 1С хранится информация об отпуске по уходу за ребенком

В 1С:ЗУП отпуск по уходу за ребенком — это самостоятельный вид кадрового документа. Он переводит сотрудника в состояние отсутствия, при необходимости назначает пособие до 1,5 лет и останавливает накопление стажа для ежегодного отпуска на период ухода.

Основные места, где виден этот отпуск:

• журнал документов «Отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» или «Зарплата» в зависимости от настроек);
• карточка сотрудника — блок «Отсутствия» или ссылка «Оформить отсутствие»;
• отчеты по кадрам: «Отсутствия сотрудников», «Остатки отпусков», «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком»;
• документы начисления пособий и расчетный листок сотрудника;
• индивидуальный график и табель учета рабочего времени.

Как найти документ об отпуске через журнал документов

Самый прямой способ — открыть журнал кадровых документов. В типовой 1С:ЗУП 3.1 путь выглядит так: раздел «Кадры» → группа «Отпуска» → «Отпуска по уходу за ребенком». Откроется список всех оформленных документов этого вида.

В журнале удобно использовать поиск или отбор: нажмите «Еще» → «Настроить список» и добавьте отбор по сотруднику или по подразделению. Если журнал пустой, проверьте, не установлен ли ранее фильтр по периоду или организации — при нескольких организациях в базе документ мог быть введен по другой.

Открыв документ, вы увидите ключевые данные: дату начала отпуска, дату окончания (по достижении ребенком 1,5 или 3 лет), ребенка, на которого оформлен отпуск, и флажки назначения пособий. Здесь же можно проверить, не был ли документ отменен или исправлен более поздним документом.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком».
2. 2
   Установите отбор по фамилии сотрудника через «Еще» → «Настроить список».
3. 3
   Откройте найденный документ и сверьте даты начала и окончания отпуска.
4. 4
   Проверьте флажки назначения пособий и реквизиты ребенка.
5. 5
   Убедитесь, что документ проведен и не исправлен более поздним документом.

Как посмотреть отпуск через карточку сотрудника

Если известна фамилия сотрудника, быстрее зайти через справочник: «Кадры» → «Сотрудники», открыть нужную карточку. В ней текущее состояние сотрудника отображается в шапке или в блоке отсутствий — для сотрудника в отпуске по уходу будет указано соответствующее состояние с датами.

По ссылке «Оформить отсутствие» или через переход «Отсутствия» открывается список всех документов отсутствия сотрудника: больничные, отпуска, командировки и отпуска по уходу. Это удобно, когда нужно увидеть полную историю: когда сотрудник ушел в декрет, был ли отпуск по беременности и родам, как он перешел в отпуск по уходу.

Обратите внимание: если сотрудник вышел из отпуска досрочно, в списке будет дополнительный документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» или «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком». Наличие такого документа означает, что первоначальные даты окончания уже неактуальны.

Какие отчеты показывают отпуск по уходу за ребенком

Для массовой проверки или подготовки сводных данных удобнее отчеты. В разделе «Кадры» → «Отчеты по кадрам» доступны несколько полезных вариантов:

• «Отсутствия сотрудников» — показывает все виды отсутствий за период, включая отпуска по уходу, с датами начала и окончания;
• «Остатки отпусков» — позволяет увидеть, сколько дней ежегодного отпуска накоплено сотрудником с учетом того, что период ухода за ребенком в стаж для ежегодного отпуска не входит;
• «Списки сотрудников» с настройкой отбора по состоянию — можно вывести всех, кто находится в отпуске по уходу на выбранную дату;
• «Штатное расписание» с показом временно отсутствующих — видно, какие позиции заняты сотрудниками в отпуске по уходу.

Если нужного отчета нет в списке, проверьте права доступа: часть кадровых отчетов может быть скрыта настройками профиля пользователя. Также в некоторых версиях отчеты находятся в разделе «Отчетность, справки» → «Отчеты по персоналу».

Способы просмотра отпуска

Журнал документов

Подходит для точечного поиска конкретного документа и проверки его реквизитов. Неудобен для сводной картины по всем сотрудникам.

Карточка сотрудника

Лучший вариант, когда известна фамилия и нужна полная история отсутствий одного человека. Не подходит для массовой проверки.

Кадровые отчеты

Оптимальны для списков всех сотрудников в отпуске по уходу на дату и для проверки остатков отпусков. Требуют правильной настройки отборов.

Как проверить пособие и начисления в период отпуска

Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет сопровождается пособием. В 1С:ЗУП оно назначается флажками в самом документе отпуска, а начисляется автоматически при расчете зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов».

Чтобы посмотреть начисленные суммы, откройте расчетный листок сотрудника: «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок», выберите сотрудника и период. В листке пособие отображается отдельной строкой. Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу, в листке будут и зарплата, и пособие одновременно.

Дополнительно начисления видны в документах «Ведомость…» и в отчете «Расчетная ведомость Т-51». Если пособие в расчетном листке отсутствует, хотя отпуск оформлен, — проверьте, установлены ли флажки пособий в документе отпуска и корректно ли указан процент оплаты.

Как посмотреть отпуск по уходу в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет ограничен, но базовая информация доступна. Отпуск по уходу оформляется документом «Отпуск» с видом «По уходу за ребенком» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Все начисления» в зависимости от настроек функциональности).

Посмотреть список таких документов можно через «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», установив отбор по виду документа или по сотруднику. В карточке сотрудника (раздел «Справочники» → «Сотрудники») история кадровых документов доступна по соответствующей ссылке.

Учтите ограничение: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии кадровый учет может быть веден в упрощенном виде, а детальный расчет пособий потребует ручного ввода сумм. Если в организации много сотрудников в отпусках по уходу, корректнее вести этот участок в 1С:ЗУП.

Как проверить, что данные об отпуске корректны

После того как документ найден, имеет смысл сверить несколько контрольных точек. Во-первых, состояние сотрудника в карточке должно соответствовать отпуску по уходу — если там «Работает», документ мог быть не проведен или отменен.

Во-вторых, табель учета рабочего времени (отчет «Табель Т-13») за период отпуска должен показывать условное обозначение отпуска по уходу, а не рабочие дни или прогулы. Несовпадение табеля с документом — признак ошибки в учете.

В-третьих, остаток ежегодного отпуска в отчете «Остатки отпусков» не должен расти за период ухода за ребенком: этот период не дает стажа для ежегодного отпуска. Если дни продолжают накапливаться — стоит проверить корректность оформления документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние сотрудника в карточке

Норма

Указано «В отпуске по уходу за ребенком» с датами

Тревожный признак

Состояние «Работает» при оформленном отпуске — документ не проведен или отменен

Табель учета рабочего времени

Норма

Период отмечен кодом отпуска по уходу

Тревожный признак

Стоят рабочие дни или пустые ячейки — расхождение с кадровым документом

Расчетный листок

Норма

Пособие начисляется ежемесячно до установленной даты

Тревожный признак

Пособия нет или суммы обрываются раньше срока — проверьте флажки в документе

Остатки отпусков

Норма

Дни ежегодного отпуска за период ухода не накапливаются

Тревожный признак

Остаток растет — возможно, отпуск оформлен неверным видом документа

Часто задаваемые вопросы

Можно ли посмотреть, кто из сотрудников сейчас в отпуске по уходу за ребенком?

Да. Используйте отчет «Списки сотрудников» или «Отсутствия сотрудников» в разделе кадровых отчетов, установив отбор по виду отсутствия и текущую дату. Отчет покажет всех сотрудников, находящихся в отпуске по уходу на указанное число.

Почему документ об отпуске не находится в журнале?

Чаще всего мешают установленные отборы по организации, периоду или подразделению. Снимите фильтры через «Еще» → «Настроить список». Также проверьте, что у вас есть права на просмотр кадровых документов, и что документ вообще был проведен, а не сохранен черновиком.

Как узнать, когда сотрудник должен выйти из отпуска по уходу?

Откройте документ отпуска и посмотрите дату окончания. Если был оформлен документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» или «Изменение условий», фактическая дата выхода берется из него. Сводно даты видны в отчете «Отсутствия сотрудников».

Где посмотреть сумму пособия по уходу за ребенком?

Сумма пособия видна в расчетном листке сотрудника («Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок») отдельной строкой за каждый месяц. Плановые параметры пособия указаны в самом документе отпуска.

Сотрудник работает неполный день в отпуске по уходу — где это видно?

Такая ситуация оформляется документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» с указанием неполного графика. В расчетном листке будут одновременно зарплата за отработанное время и пособие. Табель покажет фактически отработанные часы.

Что делать, если отпуск оформлен ошибочным видом документа?

Не редактируйте проведенный документ, если период уже закрыт расчетом и отчетностью. Создайте корректирующие документы текущей датой или обратитесь к специалисту, ведущему расчет зарплаты, чтобы исправление не разошлось со сданной отчетностью.