Как в 1С ЗУП оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С ЗУП оформляется документом «Отпуск по уходу за ребенком» из раздела «Кадры». Этот документ одновременно решает несколько задач: переводит сотрудника в состояние отпуска, останавливает начисление зарплаты, назначает пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и фиксирует период для учета стажа и отчетности в СФР.

Важно понимать, что в программе отпуск до 1,5 лет и период с 1,5 до 3 лет оформляются одним документом — просто в нем указывается общая дата окончания (день, когда ребенку исполняется 3 года). Пособие до 1,5 лет назначается в этом же документе, а после достижения ребенком полутора лет сотрудник продолжает числиться в отпуске без изменения документов.

Ниже разобран полный цикл: подготовка данных, заполнение документа, настройка пособий, работа с совместителями и неполным рабочим временем, досрочный выход из отпуска и типичные ошибки расчетчиков.

Подготовка: что проверить перед оформлением

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. В карточке сотрудника должны быть актуальные сведения о приеме на работу и занимаемой должности. Если ребенок еще не внесен в базу, добавьте его как физическое лицо: в карточке сотрудника на вкладке «Семья» или через справочник физических лиц. От корректности даты рождения ребенка зависит автоматический расчет дат окончания отпуска и пособия.

Проверьте, что в настройках учетной политики организации включен расчет пособий за счет СФР и указаны реквизиты для прямых выплат. Также убедитесь, что у сотрудника есть данные о заработке за расчетные годы — они понадобятся для расчета среднего заработка для пособия. Если сотрудник принят недавно и справки с предыдущего места работы еще не внесены, внесите их документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» из раздела «Отчетность, справки».

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Откройте раздел «Кадры» и выберите «Отпуска по уходу за ребенком» (в некоторых релизах — «Все отсутствия сотрудников» → «Отпуск по уходу за ребенком»). Создайте новый документ и заполните основные поля: организацию, сотрудника и дату начала отпуска. Дата начала — это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам, либо дата, указанная в заявлении сотрудника, если отпуск оформляет другой член семьи.

В поле «Окончание» укажите дату, когда ребенку исполняется 3 года. Программа может подставить ее автоматически по дате рождения ребенка, но проверьте соответствие заявлению — сотрудник вправе указать более раннюю дату. В поле «Ребенок» выберите физическое лицо из справочника. Если детей несколько, отпуск оформляется одним документом, а сведения о каждом ребенке добавляются в табличную часть — это важно для расчета пособия, так как пособия суммируются с учетом ограничений.

Флаг «Освободить ставку на период отпуска» установите, если на время отпуска планируется принять другого сотрудника на эту же ставку по срочному договору. Если флаг не установить, штатная единица будет считаться занятой, и подбор замещающего сотрудника в штатном расписании будет требовать ручного контроля.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату начала отпуска
3. 3
   Укажите дату окончания — день исполнения ребенку 3 лет
4. 4
   Выберите ребенка из справочника физических лиц
5. 5
   На вкладке «Пособия» назначьте пособие до 1,5 лет и проверьте расчет среднего заработка
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 или самостоятельной форме

Настройка пособий в документе

На вкладке «Пособия» установите флаг «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». Программа автоматически рассчитает среднедневной заработок за два предшествующих календарных года и сумму пособия за полный месяц — 40% среднего заработка с учетом установленных минимальных и максимальных ограничений. Расчет можно развернуть по кнопке с «карандашом» рядом с суммой и проверить состав учтенных выплат и исключаемых периодов.

Если сотрудница имеет право на замену лет расчетного периода (например, в расчетных годах она была в предыдущем декрете), нажмите на ссылку расчетного периода и укажите заменяющие годы. Основание — заявление сотрудницы, и замена допустима только если она увеличивает размер пособия. Программа пересчитает сумму автоматически.

Также на этой вкладке указывается количество детей и очередность — от этого зависит применение минимального размера пособия. При уходе за двумя и более детьми пособия суммируются, но итоговая сумма не может превышать 100% среднего заработка и не может быть меньше суммы минимальных размеров. Проверьте, что дата окончания выплаты пособия соответствует дню исполнения ребенку 1,5 лет.

Неполное рабочее время и работа во время отпуска

Сотрудник вправе работать во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия. В 1С ЗУП для этого в документе «Отпуск по уходу за ребенком» на вкладке «Неполное рабочее время» (или аналогичной, в зависимости от релиза) устанавливается соответствующий флаг и указывается график неполного рабочего времени. График предварительно создается в справочнике «Графики работы сотрудников» с видом «Неполный рабочий день» или «Неполная рабочая неделя».

После этого зарплата за фактически отработанное время будет начисляться документом «Начисление зарплаты и взносов» пропорционально норме графика, а пособие продолжит выплачиваться полностью. Учтите: надбавка за работу в выходные по обычному графику и переработки в таком режиме требуют отдельного контроля — программа считает по указанному графику.

Работа на дому также совместима с сохранением пособия, но оформляется кадровым переводом с изменением условий труда, а не вкладкой в документе отпуска. Заранее согласуйте с сотрудником формулировки дополнительного соглашения.

Прерывание отпуска и досрочный выход

Если сотрудник выходит на работу до окончания отпуска (на полную ставку), оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» из того же раздела «Кадры». Укажите дату возврата — с этого дня прекращается выплата пособия (если ребенку еще нет 1,5 лет) и возобновляется начисление зарплаты по обычному графику. Документ автоматически подберет действующий отпуск по сотруднику.

Возможна и обратная ситуация: сотрудник вышел на неполное время, а затем решил снова уйти в отпуск полностью. Тогда оформляется новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» с актуальными параметрами — прежний при этом корректируется или заменяется в зависимости от релиза. Не редактируйте задним числом уже проведенный документ, по которому рассчитаны и выплачены пособия, — это приведет к расхождениям в учете.

Проверка результата и отчетность

После проведения документа проверьте состояние сотрудника: в карточке сотрудника и в отчете «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты») должны отображаться корректные даты начала и окончания. В отчете «Остатки отпусков» и штатном расписании позиция должна отражаться с учетом выбранного режима освобождения ставки.

Убедитесь, что пособие попадает в расчет: проведите тестовое «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц отпуска — на вкладке «Пособия» должна появиться строка с суммой, рассчитанной пропорционально дням отпуска в месяце. Если отпуск начался в середине месяца, сумма за первый и последний месяцы будет меньше полной — это нормально.

Для прямых выплат сведения передаются в СФР: проверьте, что сформированы и отправлены соответствующие сведения о назначенном пособии, а при изменениях (досрочный выход, замена условий) — корректирующие сведения. Статус отправки контролируйте в разделе «Отчетность, справки».

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние сотрудника в карточке

Норма

«В отпуске по уходу за ребенком» с правильными датами

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим или даты не совпадают с заявлением

Начисление пособия

Норма

Строка пособия в «Начислении зарплаты и взносов» пропорционально дням

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая

Штатное расписание

Норма

Ставка освобождена, если флаг установлен

Тревожный признак

Позиция отражается как занятая при планируемом замещении

Сведения в СФР

Норма

Сведения о пособии отправлены и приняты

Тревожный признак

Сведения не сформированы или отклонены

FAQ

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком на отца или бабушку в 1С ЗУП?

Да. Отпуск оформляется на того члена семьи, который фактически осуществляет уход. В программе порядок идентичен: создается документ «Отпуск по уходу за ребенком» на этого сотрудника, указываются данные ребенка. Пособие назначается по месту работы того, кто уходит в отпуск, при условии что второй родитель пособие не получает.

Что делать, если сотрудница родила второго ребенка, не выходя из первого отпуска?

Оформляется новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» на второго ребенка. В документе указываются оба ребенка, и пособия суммируются с учетом ограничения — не более 100% среднего заработка. Также потребуется оформить новый больничный по беременности и родам, после которого начнется отпуск по уходу за вторым ребенком.

Почему программа не рассчитывает пособие или показывает минималку?

Чаще всего причина в отсутствии данных о заработке за расчетные годы: сотрудник принят недавно, а справка с предыдущего места работы не внесена. Внесите ее документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» и пересчитайте документ отпуска. Также проверьте, не исключены ли расчетные годы заменой.

Нужно ли прерывать отпуск, когда ребенку исполняется 3 года?

Отдельный документ окончания не обязателен: если в документе указана дата окончания, программа автоматически переведет сотрудника в рабочее состояние со следующего дня. Однако на практике многие оформляют «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» или кадровый приказ о выходе — это упрощает контроль и кадровую документацию.

Как оформить отпуск совместителю?

Отпуск по уходу оформляется по каждому месту работы отдельным документом. Пособие же назначается только по одному месту работы по выбору сотрудника. Поэтому в документе по второму месту работы флаг выплаты пособия не устанавливается — сотрудник просто числится в отпуске без начислений.

Можно ли изменить дату окончания отпуска после проведения документа?

Если пособия еще не рассчитаны и выплачены, документ можно перепровести с новой датой. Если выплаты уже прошли, безопаснее оформить новый документ: «Возврат из отпуска» при досрочном выходе или новый «Отпуск по уходу за ребенком» при продлении ситуации (например, выход на неполное время и возврат в отпуск).