Как посмотреть штатную численность в 1С ЗУП

Штатная численность в 1С:ЗУП показывает, сколько ставок предусмотрено штатным расписанием, сколько из них занято и сколько вакантно. Эта информация нужна кадровикам для контроля укомплектованности, руководителям — для планирования фонда оплаты труда, а бухгалтерии — для сверок и отчётности. Программа позволяет получить эти данные несколькими способами: типовыми отчётами, справкой о штатной численности и универсальным отчётом.

Ключевое условие корректного просмотра — в базе должно вестись штатное расписание. Если организация работает в ЗУП без штатного расписания, типовые отчёты по численности будут пустыми или неполными, и данные придётся собирать по списку сотрудников. Ниже разобраны оба сценария, а также способы проверить результат и типичные ошибки, из-за которых цифры в отчётах расходятся с реальностью.

Проверьте, ведётся ли в базе штатное расписание

Перед формированием отчётов убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Если флаг «Ведется штатное расписание» снят, отчёты по штатной численности не будут содержать данных о ставках и вакансиях — программа просто не хранит эту информацию.

Также обратите внимание на дополнительные опции: контроль соответствия штатному расписанию, ведение истории изменений и использование вилок окладов. Включённая история позволяет смотреть численность на любую прошедшую дату, а не только на текущую. Если история не велась с самого начала, корректные данные будут доступны только с момента её включения.

Если штатное расписание не ведётся, а руководство требует цифры по численности, есть два пути: начать вести штатное расписание (создав документы «Утверждение штатного расписания») либо ограничиться отчётами по фактически работающим сотрудникам. Первый вариант трудозатратнее, но даёт полную картину с вакансиями и ФОТ.

Отчёт «Штатная расстановка» — основной инструмент

Основной способ посмотреть штатную численность — отчёт «Штатная расстановка». Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите его в списке. В отчёте по каждой позиции штатного расписания отображается количество ставок, занятые ставки с указанием сотрудников и свободные вакансии. Итоговая строка показывает общую численность по организации или выбранному подразделению.

Перед формированием задайте период в поле «Дата отчёта» — программа покажет состояние штатного расписания именно на эту дату. Если нужна численность по конкретному подразделению или организации (при ведении нескольких юрлиц в одной базе), установите отбор через кнопку «Настройки» → «Отбор».

В настройках отчёта можно изменить детализацию: свернуть данные до уровня подразделений без перечня сотрудников или, наоборот, вывести каждую ставку с занимающим её работником. Для руководства обычно достаточно сводного варианта с колонками «Количество ставок», «Занято», «Вакантно».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Штатная расстановка»
3. 3
   Установите дату отчёта и при необходимости отбор по организации или подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые колонки: ставки, занято, вакантно

Справка о штатной численности и другие типовые отчёты

Для формализованного документа подойдёт отчёт «Справка о штатной численности» — он также находится в списке кадровых отчётов. Справка выводит численность работников и количество ставок в разрезе подразделений в виде, пригодном для печати и подписи. Её удобно использовать, когда численность запрашивают внешние организации или внутренние службы.

Дополнительно полезны отчёты «Остатки отпусков» не подходят, а вот «Численность и текучесть кадров» и «Среднесписочная численность» (в разделе отчётов по зарплате или кадровых отчётах, в зависимости от релиза) показывают динамику: сколько сотрудников работало в периоде, сколько принято и уволено. Среднесписочная численность нужна для статистической отчётности и расчёта некоторых налоговых льгот.

Отчёт «Штатное расписание» выводит само утверждённое расписание с окладами и надбавками по позициям. Он отвечает на вопрос «сколько ставок предусмотрено», тогда как «Штатная расстановка» — на вопрос «сколько занято и кем». Для полной картины сформируйте оба.

Какой отчёт выбрать

Штатная расстановка

Нужно видеть ставки, занятые позиции и вакансии по каждой должности

Справка о штатной численности

Нужен печатный документ с итоговой численностью по подразделениям

Списки сотрудников

Штатное расписание не ведётся, нужен просто список работающих с количеством

Среднесписочная численность

Требуется показатель для статотчётности за период, а не на конкретную дату

Как посмотреть численность, если штатное расписание не ведётся

В этом случае доступна только фактическая численность работающих. Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников» (в некоторых релизах — «Сотрудники (списки)»). В настройках установите группировку по подразделениям и отбор «работающие на дату отчёта». Итог покажет количество сотрудников по каждому подразделению и в целом по организации.

Учтите ограничение: такой отчёт считает людей, а не ставки. Сотрудник на полставки и сотрудник на полную ставку будут учтены одинаково — по одной единице. Если для анализа нужны именно ставки (занятые ФТЕ), без штатного расписания корректных данных не получить.

Альтернатива — универсальный отчёт по регистру сведений «Кадровая история сотрудников» с отбором по виду события «Приём» и исключением уволенных. Это вариант для опытных пользователей: он гибче, но требует аккуратной настройки отборов, иначе в выборку попадут лишние строки.

Проверка результата и сверка цифр

После формирования отчёта сверьте итоги с первичными данными. Самый простой контроль: сравнить количество занятых ставок в «Штатной расстановке» с количеством работающих сотрудников в списке «Сотрудники» (раздел «Кадры»). Небольшие расхождения допустимы из-за совместителей и сотрудников на неполной ставке, но значительная разница — повод разобраться.

Частая причина расхождений — непроведённые или запоздалые кадровые документы. Если приём на работу оформлен «задним числом» после формирования отчёта на прошлую дату, цифры изменятся. Переформируйте отчёт после проведения всех документов за период.

Вторая причина — позиции штатного расписания, созданные, но не включённые в актуальное утверждение, либо закрытые с ошибочной датой. Проверьте журнал «Штатное расписание» (раздел «Кадры») на предмет позиций с некорректными датами утверждения и закрытия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог занятых ставок против списка работающих сотрудников

Норма

Разница объясняется совместителями и неполными ставками

Тревожный признак

Разница в десятки человек без видимой причины

Колонка «Вакантно»

Норма

Вакансии соответствуют реально открытым позициям

Тревожный признак

Вакантными числятся давно закрытые позиции

Данные на прошлую дату

Норма

Отчёт показывает историческое состояние

Тревожный признак

На прошлые даты отчёт пуст или совпадает с текущей датой — история не велась

Ограничения прав доступа и типичные ошибки

Если отчёт не формируется или показывает не все подразделения, проверьте права пользователя. Роли «Кадровик» и «Расчетчик» видят кадровые данные в рамках своих областей; при настроенном разграничении доступа по организациям пользователь увидит только «свои» юрлица. Обратитесь к администратору 1С для проверки профилей групп доступа — самостоятельно менять права без понимания модели доступа не стоит.

Типичные ошибки при работе с численностью: формирование отчёта без указания даты (берётся текущая, а нужна отчётная), забытый отбор по организации в многофирменной базе, сравнение списочной и среднесписочной численности как одного показателя. Это разные метрики: списочная считается на дату, среднесписочная — в среднем за период с учётом отработанного времени.

Частые вопросы

Где в 1С ЗУП посмотреть вакансии?

В отчёте «Штатная расстановка» есть колонка с количеством свободных ставок. Также можно сформировать отчёт «Вакансии штатного расписания» (в ряде релизов доступен как вариант настройки «Штатной расстановки»), который выводит только незанятые позиции. Если штатное расписание не ведётся, данные о вакансиях в программе отсутствуют.

Почему отчёт «Штатная расстановка» пустой?

Наиболее вероятные причины: в базе отключено ведение штатного расписания, документы утверждения штатного расписания не проведены, либо установлен отбор, которому не соответствует ни одна позиция. Проверьте настройки в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт» и журнал «Штатное расписание».

Можно ли посмотреть численность на прошлую дату?

Да, если в настройках штатного расписания включено ведение истории изменений. Установите нужную дату в поле «Дата отчёта». Без истории корректные данные доступны только на текущее состояние, а для прошлых периодов придётся ориентироваться на кадровые документы.

Чем списочная численность отличается от среднесписочной?

Списочная — это количество работающих сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная рассчитывается за период с учётом фактически отработанных дней и исключением отдельных категорий (например, внешних совместителей) по правилам статистики. Для отчётности в Росстат используется именно среднесписочная.

Как выгрузить численность в Excel?

Сформируйте нужный отчёт, затем используйте кнопку «Ещё» → «Сохранить» или стандартную команду сохранения табличного документа (Ctrl+S в форме отчёта) и выберите формат Excel. Структура строк и колонок сохранится, итоги можно будет дополнительно обработать.