Как заполнить ЕФС-1 в 1С: пошаговая инструкция

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР). Она заменила несколько прежних отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, ДСВ-3 и часть сведений из 4-ФСС. В конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация) отчет формируется автоматически на основе кадровых документов, но без корректно введенных данных программа выдаст пустые или ошибочные разделы.

Главная сложность ЕФС-1 в том, что это не один отчет, а набор подразделов с разными событиями и сроками: прием и увольнение сдаются не позднее следующего рабочего дня, сведения о стаже — по итогам года, а взносы на накопительную пенсию — ежемесячно. Поэтому заполнение в 1С нужно строить от конкретного события, а не «сдавать всё сразу».

Ниже разобраны: какие документы должны быть введены до формирования отчета, как создать ЕФС-1 в типовых конфигурациях, как проверить каждый подраздел и какие ошибки чаще всего приводят к отказу в приеме.

Что входит в ЕФС-1 и какие подразделы сдавать

Форма состоит из титульного листа и двух разделов, внутри которых — подразделы под конкретные события. Раздел 1 содержит сведения о трудовой деятельности и взносах: прием, перевод, увольнение, договоры ГПХ, отпуска без сохранения зарплаты, сведения о стаже (подраздел 1.3, бывший СЗВ-СТАЖ) и взносы на накопительную пенсию (подраздел 1.4, бывший ДСВ-3). Раздел 2 — сведения о взносах на травматизм, которые сдаются ежеквартально в составе ЕФС-1 вместо прежнего 4-ФСС.

В 1С каждый подраздел создается отдельным документом или отчетом, поэтому важно понимать, какое событие вы сдаете. Универсального «одного ЕФС-1 за месяц» не существует: кадровые события сдаются по мере их возникновения, стаж — раз в год, взносы на травматизм — ежеквартально.

Подготовка данных перед формированием отчета

ЕФС-1 в 1С заполняется не вручную, а собирается из учетных документов. Если в базе нет приказа о приеме или договора ГПХ, в отчете не появится соответствующее событие. Поэтому первый шаг — аудит кадровых данных за период.

Проверьте, что введены все документы: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», «Договор подряда» или «Договор ГПХ» (в зависимости от конфигурации), «Отпуск без сохранения оплаты». У сотрудников должны быть заполнены СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, пол — без этих реквизитов отчет не пройдет форматный контроль.

Отдельно проверьте регистрацию в СФР: в карточке организации должны быть указаны регистрационный номер страхователя и код подразделения фонда. Ошибка в этих данных — частая причина отказа в приеме всего пакета.

Формирование ЕФС-1 в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии

В 1С:Зарплата и управление персоналом кадровые подразделы создаются через «Отчетность, справки» → «ЕФС-1» (в ранних релизах — «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1»). Нажмите «Создать», выберите вид сведений: «Прием», «Перевод», «Увольнение», «Начало договора ГПХ» и т.д. Программа подберет сотрудников, у которых соответствующее событие произошло в указанную дату и еще не было отправлено.

В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Отчеты» → «1С-Отчетность» → «Создать» → «ЕФС-1», либо через «Зарплата и кадры» → «ЕФС-1». Для годового подраздела 1.3 (сведения о стаже) используется отдельный документ «ЕФС-1 Сведения о стаже», который заполняется автоматически по данным учета рабочего времени и кадровых приказов.

1. 1
   Введите и проведите кадровый документ (прием, перевод, увольнение, договор ГПХ)
2. 2
   Откройте «Отчетность, справки» → «ЕФС-1» и создайте сведения нужного вида
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников с событием за дату
4. 4
   Проверьте ФИО, СНИЛС, дату события, код должности и трудовую функцию
5. 5
   Выполните «Проверить» → «Проверить в интернете» или встроенный контроль
6. 6
   Отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл для сдачи через личный кабинет СФР

Заполнение подраздела 1.3 «Сведения о стаже»

Годовой подраздел о стаже формируется по всем сотрудникам, работавшим в отчетном году, включая уволенных. В 1С документ заполняется автоматически: программа собирает периоды работы по кадровым приказам и отмечает особые периоды — отпуска без сохранения зарплаты, простои, отстранения, декретные периоды.

Критично проверить параметры периодов: коды условий труда (особые условия по результатам спецоценки), территориальные условия (РКС, МКС), основания досрочной пенсии. Эти коды подтягиваются из штатного расписания и карточки должности, поэтому ошибку в стаже проще предотвратить, заполнив спецоценку в справочниках заранее, чем исправлять вручную в отчете.

Если сотрудник работал по договору ГПХ, период действия договора тоже попадает в подраздел 1.3. Проверьте, что даты начала и окончания договора в программе совпадают с фактическими — расхождения выявляются при камеральном контроле.

Раздел 2: взносы на травматизм

Раздел 2 ЕФС-1 заменил расчет 4-ФСС и сдается ежеквартально. В 1С он формируется как регламентированный отчет: «Отчеты» → «1С-Отчетность» → «Создать» → «ЕФС-1 (раздел 2)». База по взносам на травматизм рассчитывается автоматически из начислений, у которых вид дохода отнесен к облагаемым взносами на травматизм.

Перед отправкой сверьте базу раздела 2 с оборотами по начислениям за квартал. Типовое расхождение возникает из-за выплат, которые облагаются пенсионными взносами, но не облагаются взносами на травматизм (например, отдельные виды компенсаций), и наоборот. Проверьте настройку видов расчета: у каждого начисления должно быть корректно указано обложение взносами на травматизм.

Проверка и отправка отчета

Встроенная проверка запускается кнопкой «Проверить» в форме отчета. Она контролирует обязательные реквизиты, формат СНИЛС, даты событий и логические связки (например, дата увольнения не раньше даты приема). Дополнительно рекомендуется проверка через интернет-сервис из 1С-Отчетности — она приближена к контролю на стороне СФР.

Отправка выполняется напрямую из программы при подключенной 1С-Отчетности либо выгрузкой XML-файла для загрузки в личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора ЭДО. После отправки дождитесь квитанции о приеме: статус «сдано» появляется только после положительного протокола контроля.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

Квитанция о приеме, статус «Сдано»

Тревожный признак

Протокол с ошибками или статус «Не принято»

СНИЛС сотрудников

Норма

Все СНИЛС проходят форматный контроль

Тревожный признак

Ошибки «СНИЛС не найден» или неверная контрольная сумма

Даты событий

Норма

Совпадают с датами кадровых приказов

Тревожный признак

Расхождения с приказами или пересечение периодов

Состав подразделов

Норма

Сданы все события периода в их сроки

Тревожный признак

Пропущенное событие обнаружено после срока сдачи

Типичные ошибки и как их исправить

Наиболее частая проблема — отчет не подбирает сотрудника при формировании. Причины: кадровый документ не проведен, событие уже отправлено ранее (проверьте журнал ЕФС-1 с отбором по сотруднику), либо дата события не совпадает с датой, указанной в документе сведений.

Вторая группа ошибок — отказ СФР из-за персональных данных: устаревшая фамилия после ее смены, неверная дата рождения, СНИЛС с опечаткой. Такие сведения исправляются в карточке сотрудника (или физического лица), после чего отчет формируется заново. Если событие было отправлено с ошибкой, подается корректирующий или отменяющий вариант сведений того же вида.

Удобно вести правило: любой кадровый приказ в 1С проводится в день подписания, а сведения ЕФС-1 по нему формируются сразу после проведения. Тогда требование «не позднее следующего рабочего дня» выполняется автоматически, без отдельного контроля сроков в календаре.

Частые вопросы по заполнению ЕФС-1 в 1С

Что делать, если событие отправлено с ошибкой?

Создайте новый документ ЕФС-1 того же вида по этому сотруднику с признаком корректировки или отмены (в зависимости от ситуации) и укажите правильные данные. Отменяющие сведения подаются, если событие вообще не должно было быть отправлено, корректирующие — если ошиблись в реквизитах.

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников?

Кадровые подразделы без событий не сдаются. Раздел 2 по травматизму при отсутствии начислений обычно сдается нулевым, если организация состоит на учете в СФР как страхователь. Уточните требование в своем отделении фонда или проверьте настройки обязательности отчетов в 1С-Отчетности.

Почему в подраздел 1.3 не попал отпуск без сохранения зарплаты?

Проверьте, что отпуск оформлен документом «Отпуск без сохранения оплаты» (или аналогичным отсутствием в вашей конфигурации), а не просто отмечен в табеле. Только проведенный документ создает учетный период, который программа переносит в сведения о стаже.

Можно ли заполнить ЕФС-1 вручную, без кадровых документов?

Технически в некоторых конфигурациях строки можно добавить вручную, но это плохая практика: при следующих сдачах и при формировании стажа появятся расхождения. Правильный путь — ввести кадровый документ и переформировать отчет.

Как сдать ЕФС-1, если 1С-Отчетность не подключена?

Сформируйте отчет в программе, выгрузите его в файл через кнопку «Выгрузить» и загрузите файл в личном кабинете страхователя на портале СФР или передайте через оператора электронного документооборота. Перед выгрузкой обязательно выполните встроенную проверку.

Нужно ли обновлять конфигурацию для сдачи ЕФС-1?

Да. Формат и правила контроля ЕФС-1 периодически меняются, и актуальная версия формы появляется только в свежих релизах. Перед отчетной кампанией (особенно годовой) обновите конфигурацию и проверьте, что форма в списке отчетов соответствует текущему периоду.