Как посмотреть штатное расписание в 1С:Бухгалтерия

Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3 существует, но в усечённом виде: программа позволяет вести список штатных единиц, формировать печатную форму Т-3 и использовать позиции при приёме сотрудников на работу. Полноценное кадровое планирование с историей изменений, индексацией окладов и отчётами по расхождениям доступно только в 1С:Зарплата и управление персоналом.

Чтобы посмотреть штатное расписание, нужно убедиться, что соответствующая функциональность включена, затем открыть справочник штатных единиц через раздел кадрового учёта. Ниже разобраны путь к документу в разных версиях интерфейса, настройка доступа, печать унифицированной формы и типичные проблемы, с которыми сталкиваются пользователи.

Важно понимать ограничение: если в базе ведётся только бухгалтерский учёт без зарплатного блока, штатное расписание будет пустым либо недоступным. Проверьте это до начала работы, чтобы не искать раздел, которого в вашей конфигурации нет.

Где находится штатное расписание в 1С:Бухгалтерия

В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) штатное расписание расположено в разделе «Зарплата и кадры». Основной путь: откройте этот раздел в левой панели, затем найдите группу «Кадры» или «Настройки и справочники» — там будет пункт «Штатное расписание».

В зависимости от настроек интерфейса и релиза пункт может находиться по одному из путей:

• Зарплата и кадры → Кадровые документы — в форме списка кадровых документов есть переход к штатному расписанию;
• Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Штатное расписание;
• Главное меню → Все функции → Справочники → Штатное расписание — универсальный способ, если пункт скрыт из панели разделов.

Режим «Все функции» открывается через кнопку с тремя полосами в левом верхнем углу окна программы. Если кнопка «Все функции» не отображается, включите её: Сервис → Параметры → установите флажок «Отображать команду Все функции».

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата и кадры» в левой панели
2. 2
   Найдите пункт «Штатное расписание» в группе справочников или кадровых документов
3. 3
   Если пункта нет — откройте «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники» → «Штатное расписание»
4. 4
   Проверьте, что в настройках зарплаты включено ведение штатного расписания

Как включить функциональность штатного расписания

Если раздел есть, но список пуст или программа сообщает, что штатное расписание не ведётся, проверьте настройки учётной политики по зарплате. Перейдите: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты (или «Настройки учёта зарплаты»).

В форме настроек найдите флажок «Ведётся штатное расписание» и установите его. После сохранения настроек в разделе появится полноценный доступ к списку штатных единиц, а в документах приёма на работу можно будет выбирать позицию из штатки вместо ручного ввода должности.

Учтите, что настройка применяется к конкретной организации. Если в базе ведётся несколько организаций, включить штатное расписание нужно для каждой отдельно — либо убедитесь, что используется общая настройка учёта зарплаты.

Как сформировать и посмотреть список штатных единиц

Открыв справочник «Штатное расписание», вы увидите список позиций с колонками: подразделение, должность, количество ставок, оклад или тариф, надбавки. Каждая строка — отдельная штатная единица, привязанная к организации.

Для просмотра деталей откройте позицию двойным щелчком. В карточке видны: дата утверждения, количество ставок, размер оплаты, условия. Если позиция закрыта (сокращена), в карточке будет указана дата закрытия — такие единицы можно скрыть отбором, чтобы не мешали при работе.

Для быстрого поиска нужной позиции используйте строку поиска в верхней части списка или настройте отбор по подразделению через кнопку «Ещё → Настроить список». Это удобно, когда в штатке десятки единиц по нескольким отделам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список штатных единиц открывается

Норма

Видны позиции с подразделениями и ставками

Тревожный признак

Пустой список при включённой настройке — позиции не заведены

Приём на работу

Норма

В документе можно выбрать позицию штатного расписания

Тревожный признак

Поле «Позиция штатного расписания» отсутствует — функциональность не включена

Печатная форма Т-3

Норма

Отчёт формируется и заполнен данными

Тревожный признак

Пустая форма — проверьте организацию и дату формирования

Как распечатать форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» выводится как отчёт. Перейдите: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Штатное расписание (Т-3). В некоторых релизах отчёт доступен прямо из формы списка штатных единиц по кнопке «Печать».

В форме отчёта укажите организацию и дату, на которую нужно расписание, затем нажмите «Сформировать». Программа выведет табличный документ с должностями, количеством единиц, окладами и фондом оплаты. Документ можно сохранить в PDF или Excel через Файл → Сохранить копию либо отправить на печать.

Проверьте перед печатью, что дата формирования корректна: отчёт показывает штатку, действующую на указанное число. Если часть позиций утверждена позже выбранной даты, они в форму не попадут.

Ограничения штатного расписания в 1С:Бухгалтерия

Бухгалтерская конфигурация не предназначена для полноценного кадрового планирования. По сравнению с 1С:ЗУП здесь отсутствуют или сильно урезаны: история изменения штатного расписания с документами утверждения, автоматическая индексация окладов, контроль занятых и свободных ставок в виде аналитических отчётов, плановые изменения позиций.

Если кадровая служба регулярно меняет штатку, отслеживает вакантные ставки и готовит отчёты по фонду оплаты труда, корректное решение — вести кадровый учёт в 1С:ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерскую базу для отражения проводок.

Где вести штатное расписание

1С:Бухгалтерия

Подходит для небольших компаний со стабильным штатом: список позиций, форма Т-3, выбор позиции при приёме. Нет истории изменений и индексации.

1С:ЗУП

Полный кадровый контур: документы изменения штатки, история, индексация, отчёты по занятым ставкам. Требует отдельной лицензии и настройки обмена с бухгалтерией.

Типичные ошибки и проблемы

Самая частая ситуация — пользователь не находит пункт «Штатное расписание» в меню. Причины: функциональность отключена в настройках зарплаты, у пользователя ограничены права доступа к кадровым данным, либо интерфейс раздела настроен так, что пункт скрыт. Проверяйте в указанном порядке: настройки → права → «Все функции».

Вторая типичная проблема — пустая форма Т-3 при заполненном списке. Обычно причина в неверной дате формирования отчёта или в том, что отчёт строится по другой организации. Также позиции без указанной даты утверждения могут не попадать в печатную форму.

Третья ошибка — ожидание, что приём сотрудника автоматически создаст штатную единицу. В 1С:Бухгалтерия логика обратная: сначала заводится позиция в штатном расписании, потом на её основе оформляется приём.

Частые вопросы о штатном расписании в 1С:Бухгалтерия

Почему в меню нет пункта «Штатное расписание»?

Скорее всего, отключена функциональность: откройте «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты» и установите флажок ведения штатного расписания. Если настройка включена, а пункта нет, откройте раздел через «Главное меню → Все функции → Справочники». Также проверьте права пользователя — доступ к кадровым данным может быть ограничен администратором.

Можно ли посмотреть штатное расписание на прошлую дату?

В 1С:Бухгалтерия история изменений штатки хранится ограниченно. Отчёт Т-3 можно сформировать на выбранную дату, но корректность зависит от того, заполнены ли даты утверждения и закрытия позиций. Для полноценной истории с документами изменений используется 1С:ЗУП.

Как узнать, сколько ставок занято по позиции?

В типовой 1С:Бухгалтерия нет отдельного аналитического отчёта по занятым ставкам. Косвенно оценить занятость можно, сопоставив список штатных единиц со списком сотрудников по подразделениям и должностям. Отчёты вида «Занятые и свободные ставки» — функциональность 1С:ЗУП.

Почему форма Т-3 формируется пустой?

Проверьте три вещи: выбранную организацию в шапке отчёта, дату формирования (позиции, утверждённые позже этой даты, не попадут в форму) и наличие дат утверждения в карточках штатных единиц. Также убедитесь, что штатное расписание ведётся именно по той организации, по которой строится отчёт.

Обязательно ли вести штатное расписание в программе?

Нет, это опциональная функциональность. Приём сотрудников можно оформлять и без штатки, указывая должность вручную. Однако ведение расписания упрощает кадровые документы, позволяет печатать форму Т-3 и снижает риск расхождений в наименованиях должностей.

Чем отличается штатное расписание в 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП?

В бухгалтерской конфигурации это простой справочник позиций с печатью Т-3. В ЗУП — полноценный механизм: документы утверждения и изменения штатки, история на любую дату, индексация заработка, контроль занятых ставок и аналитические отчёты по фонду оплаты труда.