Другое · 8 мин
Как посмотреть фонд начисленной заработной платы в 1С
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть фонд начисленной заработной платы: отчёты по ФОТ, настройка периода, проверка данных и типичные ошибки.
Фонд начисленной заработной платы (ФОТ) — сумма всех начислений сотрудникам за выбранный период: оклады, премии, доплаты, надбавки, отпускные и иные выплаты. В программах 1С эта информация собирается автоматически из документов начисления зарплаты, и посмотреть её можно несколькими способами — в зависимости от того, работаете вы в 1С:ЗУП или в 1С:Бухгалтерии.
Основной инструмент — специализированные отчёты по зарплате. В 1С:Зарплата и управление персоналом это отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат», а также «Анализ ФОТ». В 1С:Бухгалтерии фонд оплаты труда виден через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 и зарплатные отчёты из раздела «Зарплата и кадры». Ниже разобраны конкретные пути в обеих конфигурациях, настройка периода, проверка корректности цифр и типичные ошибки.
Что входит в фонд начисленной заработной платы
Прежде чем смотреть цифры, важно понимать, какие суммы программа включает в ФОТ. Обычно это все виды начислений, относящиеся к оплате труда: должностные оклады, сдельная оплата, премии, доплаты за совмещение, надбавки, районные коэффициенты, оплата отпусков и больничных за счёт работодателя. Удержания (НДФЛ, алименты) в фонд начисленной зарплаты не входят — это уже распределение начисленного.
Граница между «входит» и «не входит» зависит от настройки видов расчёта в конкретной базе. Если в отчёте сумма отличается от ожидаемой, первым делом проверьте, какие виды начислений участвуют в расчёте ФОТ: в 1С:ЗУП это регулируется настройками вида расчёта и составом отчёта.
Как посмотреть ФОТ в 1С:ЗУП через «Полный свод начислений»
Это универсальный способ, который подходит для большинства задач. Откройте раздел «Зарплата», затем пункт «Отчёты, справки по зарплате» (в разных релизах название может немного отличаться). В списке отчётов найдите «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и запустите его.
В настройках отчёта укажите период — месяц, квартал или год. При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению. Нажмите «Сформировать». В итоговой таблице строка «Начислено» по колонке итогов покажет фонд начисленной заработной платы за выбранный период с детализацией по сотрудникам и видам начислений.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате»
- 2Выберите отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
- 3Установите период и при необходимости отбор по организации или подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и найдите итоговую строку «Начислено»
- 5Сверьте сумму с расчётными листками или ведомостью за тот же период
Отчёт «Анализ ФОТ» в 1С:ЗУП
Если нужен именно фонд оплаты труда как показатель, а не полная расшифровка всех начислений и удержаний, удобнее отчёт «Анализ ФОТ». Он находится там же — в разделе отчётов по зарплате. Отчёт показывает ФОТ в разрезе месяцев, подразделений и сотрудников, что удобно для план-фактного анализа и сравнения периодов.
Обратите внимание на варианты отчёта: «Анализ ФОТ работников» строится по данным начислений, а смежный отчёт «Оценка текущего ФОТ» рассчитывает плановый фонд исходя из кадровых данных и назначенных начислений. Не путайте фактический и плановый ФОТ — для отчётности и сверок нужен первый.
Как посмотреть ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет отдельного отчёта «ФОТ», но фонд начисленной зарплаты легко получить двумя способами. Первый — отчёт «Свод начислений зарплаты» (или «Сводная ведомость») в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Установите период, сформируйте отчёт — итог по колонке «Начислено» и есть ФОТ.
Второй способ — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70 и период. Кредитовый оборот по счёту 70 за период — это сумма начисленной заработной платы. Этот же показатель удобно использовать для сверки с данными ЗУП, если учёт ведётся в двух программах.
Где смотреть ФОТ
Максимальная детализация: сотрудники, виды начислений, удержания. Подходит для расчётчиков и проверки по людям.
Укрупнённая аналитика по месяцам и подразделениям. Удобен руководителям и для план-факт анализа.
Быстрый контроль общей суммы начислений и сверка с проводками. Не даёт детализации по видам выплат.
Настройка периода, отборов и группировок
Корректность цифры напрямую зависит от настроек отчёта. Проверьте три вещи: период формирования, организацию (если в базе их несколько) и состав видов расчёта. Частая ситуация: отчёт сформирован «за месяц», а нужен квартал — итог занижен в три раза, и пользователь начинает искать «потерянные» начисления.
В «Полном своде» через кнопку «Настройки» можно добавить группировку по подразделениям, видам начислений или должностям, а также отбор по конкретному сотруднику. Если нужен ФОТ только по производственному подразделению или только премии — настройте отбор до формирования, а не фильтруйте готовую таблицу вручную.
Как проверить результат
Совпадает с анализируемым периодом (месяц, квартал, год)
Период сбит на текущий месяц или произвольные даты
Суммы совпадают или разница объяснима (например, выплаты не через зарплату)
Расхождение без понятной причины — нужен поиск незакрытых документов
Выбрана нужная организация или все организации осознанно
Отчёт сформирован только по одной организации при нескольких в базе
Почему суммы не сходятся: типичные ошибки
Самая частая причина расхождений — непроведённые или незакрытые документы. Если документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц не проведён, эти суммы не попадут ни в отчёт, ни в проводки. Проверьте журнал документов начисления за нужный период.
Вторая причина — разные методики: бухгалтер смотрит ОСВ по счёту 70, а расчётчик — «Анализ ФОТ», и в один из отчётов не входят, например, выплаты бывшим сотрудникам или материальная помощь, отнесённая к другим видам расчёта. Третья — сторнирования и перерасчёты, проведённые позднее датой: они меняют итоги прошлых периодов, если отчёт переформировать.
Как выгрузить ФОТ и использовать данные дальше
Любой из перечисленных отчётов можно сохранить в Excel или PDF через кнопку «Сохранить» или меню «Файл → Сохранить как». Для регулярного анализа удобно сохранить настройки отчёта (кнопка «Сохранить настройки»), чтобы каждый месяц формировать ФОТ одним действием с теми же группировками и отборами.
Если цифры нужны для управленческой отчётности, выгружайте «Анализ ФОТ» с группировкой по месяцам и подразделениям — такая таблица сразу готова для построения динамики. Для передачи данных в бухгалтерию достаточно итоговой суммы начислений в разрезе организации за месяц.
Что важно запомнить
Фактический ФОТ смотрите в «Полном своде начислений» или «Анализе ФОТ» в ЗУП, в Бухгалтерии — по кредитовому обороту счёта 70. Перед сверкой проверьте период, организацию и проведённость документов начисления.
Частые вопросы
Почему в «Анализе ФОТ» и в «Полном своде» разные суммы за один период?
Отчёты могут использовать разный состав видов расчёта: в «Анализ ФОТ» входят только начисления, отнесённые к фонду оплаты труда, а «Полный свод» показывает все начисления, включая, например, материальную помощь. Сравните настройки состава видов расчёта в обоих отчётах.
Как посмотреть ФОТ по одному подразделению?
В настройках отчёта добавьте отбор по подразделению или включите группировку «Подразделение». В «Анализе ФОТ» группировка по подразделениям обычно присутствует по умолчанию.
Входит ли НДФЛ в фонд начисленной заработной платы?
ФОТ считается «грязными» суммами — до вычета НДФЛ. То есть налог формально входит в состав начисленной зарплаты, но не увеличивает фонд сверх начисленного. В отчётах НДФЛ показывается отдельной строкой «Удержано».
Можно ли посмотреть ФОТ за прошлый год, если период закрыт?
Да, отчёты формируются по данным прошлых периодов без ограничений. Закрытие периода запрещает изменение документов, но не чтение данных. Учтите, что поздние перерасчёты могли изменить итоги по сравнению с тем, что было на момент закрытия.
Что делать, если отчёт по ФОТ пустой?
Проверьте, проведены ли документы «Начисление зарплаты и взносов» за выбранный период, правильно ли указан период и организация, и есть ли у вашего пользователя права на просмотр данных по зарплате — при ограниченных правах отчёт может формироваться пустым.