Другое · 11 мин
Как посмотреть электронную трудовую книжку в 1С
Как посмотреть электронную трудовую книжку в 1С: где хранятся данные ЭТК в ЗУП, какие отчёты и документы использовать, как проверить сведения и исправить ошибки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в программах 1С — это не отдельный документ, который можно «открыть и пролистать», а совокупность кадровых данных: приёмов на работу, переводов, увольнений и переименований должностей. Вся эта информация накапливается в регистрах конфигурации и выводится через специальные отчёты и печатные формы. Поэтому вопрос «как посмотреть ЭТК в 1С» на практике сводится к тому, где найти нужный отчёт и как проверить, что сведения сформированы корректно.
Основной инструмент для этого — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней сведения о трудовой деятельности ведутся в формате, который затем передаётся в Пенсионный фонд (СФР) по форме ЕФС-1, а сотруднику может быть выдана форма СТД-Р. В «1С:Бухгалтерии» с модулем зарплаты возможности ограничены, но базовые кадровые документы там также доступны.
Ниже разберём, где именно хранятся данные электронной трудовой книжки, как сформировать форму СТД-Р, как проверить полноту сведений перед отправкой в фонд и что делать, если информация отображается неправильно.
Где в 1С хранятся данные электронной трудовой книжки
Сведения, которые составляют электронную трудовую книжку, формируются из кадровых документов, проведённых в программе. К ним относятся «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также документы переименования должностей и подразделений. Каждый такой документ при проведении записывает данные в регистры сведений о трудовой деятельности.
Важно понимать: если кадровый документ не проведён или проведён с ошибкой, в ЭТК эта запись не попадёт либо попадёт с неверными реквизитами. Поэтому перед формированием отчётов полезно убедиться, что все кадровые события по сотруднику отражены в программе и не осталось документов в статусе «черновик».
Дополнительно в карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») хранятся согласие на ведение ЭТК и признак того, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Этот признак влияет на то, какие формы выдаются сотруднику при увольнении или по запросу.
Как сформировать форму СТД-Р в 1С:ЗУП
Основной способ посмотреть электронную трудовую книжку по конкретному сотруднику — сформировать форму СТД-Р. В типовой конфигурации 1С:ЗУП это делается через раздел «Кадры» или «Отчётность, справки» в зависимости от версии программы.
Порядок действий следующий. Откройте раздел «Кадры», найдите пункт «Все кадровые документы» или перейдите в «Отчётность, справки» → «Сведения о трудовой деятельности». Выберите сотрудника, укажите период, за который нужны сведения, и сформируйте документ. Программа соберёт все кадровые события: приёмы, переводы, увольнения — и выведет их в виде таблицы формы СТД-Р.
Сформированную форму можно распечатать, сохранить в PDF или выгрузить в формате для электронной выдачи. Если сотруднику нужна выписка на бумаге, документ подписывается у работодателя и заверяется печатью при её наличии.
- 1Откройте раздел «Кадры» или «Отчётность, справки» в 1С:ЗУП
- 2Найдите документ или отчёт «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)»
- 3Укажите сотрудника и период формирования сведений
- 4Нажмите «Провести» или «Сформировать» и проверьте таблицу событий
- 5Распечатайте форму или сохраните её в файл для выдачи сотруднику
Просмотр сведений о трудовой деятельности через отчёты
Помимо формы СТД-Р, в ЗУП есть отчёты, позволяющие посмотреть данные ЭТК сразу по нескольким сотрудникам или по всей организации. Это удобно для массовой проверки перед сдачей отчётности в фонд.
Один из таких инструментов — отчёт «Сведения о трудовой деятельности» в разделе «Отчётность, справки» → «Отчёты по кадрам». Он показывает зарегистрированные мероприятия (приём, перевод, увольнение) с датами, основаниями и реквизитами приказов. Также полезен отчёт «Штатные сотрудники» и «Кадровые приказы» — по ним можно сверить, все ли события отражены.
Для контроля передачи данных в СФР используется документ «Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1 (раздел 1.1 и 1.2)». Через него видно, какие сведения уже отправлены в фонд, а какие ещё предстоит передать. Статус отправки отображается в журнале «1С-Отчётность», если подключён сервис сдачи электронной отчётности.
Как посмотреть ЭТК в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый учёт ведётся в упрощённом виде, но базовые возможности есть. Кадровые документы находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Все кадровые документы». Там доступны приёмы на работу, переводы и увольнения.
Форма СТД-Р в бухгалтерской конфигурации также доступна: ищите её в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты и справки по кадрам» или через документы сведений о трудовой деятельности. Точное расположение зависит от релиза программы, поэтому при затруднениях используйте строку поиска в меню «Все функции».
Ограничение бухгалтерской конфигурации — менее гибкие настройки кадрового учёта и отсутствие части отчётов, которые есть в ЗУП. Если в организации ведётся полноценный кадровый учёт с большим штатом, для работы с ЭТК лучше использовать именно ЗУП, а в бухгалтерию передавать только итоговые данные по зарплате.
Где смотреть ЭТК: сравнение конфигураций
Полный набор инструментов: СТД-Р, отчёты по трудовой деятельности, ЕФС-1, контроль отправки в СФР. Подходит для полноценного кадрового учёта.
Базовые кадровые документы и форма СТД-Р. Подходит для небольших организаций, но часть отчётов и настроек недоступна.
Вариант для самого сотрудника: там видны сведения, уже переданные работодателем в СФР. Не заменяет проверку данных в 1С до отправки.
Проверка полноты и корректности сведений
Перед выдачей формы СТД-Р сотруднику или отправкой ЕФС-1 в фонд сведения нужно проверить. Типовая ситуация, когда данные оказываются неполными, — сотрудник работает давно, а кадровые документы за прошлые периоды в программу не вносились или вносились частично.
Для проверки сформируйте СТД-Р за весь период работы сотрудника и сверьте записи с бумажной трудовой книжкой, если она велась. Обратите внимание на даты приёма и увольнения, наименования должностей, реквизиты приказов и причины увольнения со ссылками на статьи ТК — именно по этим полям чаще всего приходят ошибки при сдаче отчётности.
Также проверьте, что в карточке сотрудника корректно заполнены СНИЛС и другие персональные данные: ошибка в СНИЛС приведёт к тому, что сведения в СФР не будут приняты или зачтутся не тому человеку.
Как проверить сведения ЭТК
Даты приёма, переводов и увольнения совпадают с приказами и бумажной книжкой
Есть пропуски периодов или даты не совпадают с документами
СНИЛС введён полностью и проходит проверку формата
Поле пустое, содержит опечатку или программа выдаёт предупреждение
У каждого события указаны номер и дата приказа
Поля пустые или проставлены формальные значения
Указана статья ТК в соответствии с приказом
Причина не выбрана или не соответствует приказу
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — в сформированной СТД-Р отсутствуют записи за прошлые периоды. Причина обычно в том, что кадровые документы за эти годы не заведены в программу. Решение — ввести недостающие приёмы, переводы и увольнения корректными датами, после чего переформировать форму.
Вторая распространённая ситуация — документ есть, но не проведён, либо проведён с ошибочной датой. Непроведённый документ не формирует записей в регистрах, поэтому событие «невидимо» для ЭТК. Откройте журнал кадровых документов и отфильтруйте непроведённые — их легко заметить по значку.
Третья ошибка — дублирование сведений при повторной отправке ЕФС-1. Если событие уже передано в фонд, а затем документ отредактировали и отправили снова без отмены предыдущей версии, в фонде могут образоваться дубли. Перед повторной отправкой убедитесь, что предыдущие сведения отменены корректным образом через механизм отменяющих сведений.
Что делать, если данных нет или они неверны
Если форма СТД-Р формируется пустой, проверьте три вещи: выбран ли правильный сотрудник и организация, есть ли проведённые кадровые документы по этому сотруднику, не ограничен ли период формирования слишком узким диапазоном дат. Чаще всего причина кроется в одном из этих пунктов.
Если данные есть, но неверны, исправлять нужно исходный кадровый документ, а не форму СТД-Р — она лишь отражает содержимое регистров. Откройте ошибочный приём, перевод или увольнение, внесите исправления и перепроведите документ. После этого переформируйте форму и убедитесь, что изменения отобразились.
Сложнее ситуация, когда неверные сведения уже ушли в СФР. В этом случае потребуется подать корректирующие или отменяющие сведения по форме ЕФС-1. Порядок подачи зависит от характера ошибки: для отмены записи используется признак отмены мероприятия, для исправления — повторная подача с корректными данными после отмены ошибочной.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли посмотреть в 1С сведения, которые уже находятся в ПФР (СФР)?
Напрямую из 1С данные фонда не просматриваются: программа показывает только те сведения, которые внесены в саму базу и переданы через ЕФС-1. Что фактически учтено в фонде, сотрудник может увидеть в личном кабинете на Госуслугах или в выписке из СФР. В 1С доступен лишь статус отправки и приёма отчётности через «1С-Отчётность».
Почему форма СТД-Р формируется пустой, хотя сотрудник работает давно?
Чаще всего кадровые документы за прошлые периоды не внесены в программу или внесены, но не проведены. Также проверьте период формирования формы и то, что выбрана нужная организация — в базе с несколькими юрлицами легко ошибиться.
Чем форма СТД-Р отличается от ЕФС-1?
СТД-Р — форма для выдачи сотруднику: по его запросу или при увольнении. ЕФС-1 (разделы 1.1 и 1.2) — отчётность, которую работодатель сдаёт в СФР. Данные в них одни и те же, но назначение и порядок представления различаются.
Нужно ли выдавать СТД-Р при увольнении, если у сотрудника электронная трудовая?
Да, работодатель обязан выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения, независимо от того, в каком виде велась трудовая книжка. В 1С форма формируется из документа увольнения или отдельно через раздел кадровых документов.
Можно ли исправить запись в ЭТК после отправки сведений в фонд?
Можно, но только через подачу отменяющих или корректирующих сведений по форме ЕФС-1. Сначала исправьте исходный кадровый документ в 1С, затем сформируйте отменяющие сведения по ошибочной записи и отправьте корректные данные. Прямое редактирование уже принятых фондом записей невозможно.
Работает ли просмотр ЭТК в облачной 1С и через веб-клиент?
Да, в облачных версиях и при работе через веб-клиент функциональность кадровых документов и отчётов та же, что в локальной установке. Путь к форме СТД-Р и отчётам по трудовой деятельности не меняется — отличается только способ запуска программы.
Что важно запомнить
Электронная трудовая книжка в 1С просматривается через форму СТД-Р и отчёты по трудовой деятельности в разделе кадров. Данные берутся из проведённых кадровых документов, поэтому перед формированием проверяйте их полноту и корректность. Ошибки исправляются в исходных документах, а уже отправленные в СФР сведения — только через отменяющие корректировки.