Другое · 10 мин
Как посмотреть дни рождения сотрудников в 1С:ЗУП
Как посмотреть дни рождения в 1С:ЗУП: отчёт «Дни рождения», справочник сотрудников, настройка напоминаний и универсального отчёта, типичные ошибки и FAQ.
Дата рождения каждого сотрудника хранится в 1С:Зарплата и управление персоналом в карточке физического лица, поэтому вывести список именинников можно несколькими способами — от встроенного кадрового отчёта до универсального отчёта по справочнику. Какой вариант выбрать, зависит от задачи: быстро увидеть ближайшие дни рождения, получить список за конкретный месяц или настроить регулярные напоминания.
В большинстве типовых конфигураций ЗУП (ред. 3.1) уже есть готовый отчёт «Дни рождения», и для базовой задачи ничего настраивать не нужно. Если отчёт не виден в меню, чаще всего причина в правах пользователя или в том, что отчёт отключён в настройках состава разделов. Ниже разобраны все рабочие способы с точными путями по меню.
Отдельная ситуация — когда день рождения не отображается вовсе: это почти всегда означает, что дата рождения не заполнена в карточке физического лица. Программа не подтягивает эти данные автоматически из документов приёма на работу, если их не внесли при заведении сотрудника.
Способ 1. Отчёт «Дни рождения» в разделе кадровых отчётов
Основной инструмент — типовой отчёт «Дни рождения». Откройте раздел Кадры, затем пункт Кадровые отчёты и найдите в списке Дни рождения. В некоторых настройках интерфейса отчёт доступен также из раздела «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты».
В открывшейся форме задайте период, за который нужно показать именинников — например, текущий месяц или произвольный интервал дат. Нажмите кнопку Сформировать. Отчёт выведет сотрудников, дни рождения которых попадают в выбранный период, с указанием даты, возраста и, как правило, подразделения и должности.
Если нужны только действующие сотрудники, проверьте настройки отбора: через кнопку «Настройки» можно добавить отбор по полю, исключающему уволенных. В типовом варианте отчёт обычно показывает работающих сотрудников, но при изменённых настройках состав мог оказаться шире.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Дни рождения»
- 3Задайте период (месяц, квартал, произвольный интервал)
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте список
- 5При необходимости сохраните или распечатайте результат
Способ 2. Поиск через список сотрудников или физических лиц
Если отчёт недоступен, список можно получить напрямую из справочника. Откройте Кадры → Сотрудники или Настройка / Кадры → Физические лица (в зависимости от настроек панели навигации). В списке физических лиц дата рождения хранится как реквизит, и по ней можно строить отбор.
Нажмите «Ещё» → «Настроить список» (или используйте кнопку отбора), добавьте условие по полю «Дата рождения». Отбор по месяцу рождения в простом списке настроить сложнее — для этого удобнее универсальный отчёт, описанный ниже. Но для просмотра даты конкретного человека достаточно открыть его карточку: дата рождения указана в шапке личных данных.
Учтите: справочник «Сотрудники» и справочник «Физические лица» — разные объекты. Дата рождения хранится у физического лица, а сотрудник ссылается на него. Если у одного человека несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), дата рождения будет общей.
Способ 3. Универсальный отчёт по справочнику «Физические лица»
Универсальный отчёт подходит, когда нужен нестандартный отбор — например, все, кто родился в конкретном месяце, независимо от года. Откройте Отчёты, справки → Универсальный отчёт (или «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки», если пункт скрыт).
В шапке отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Физические лица». Добавьте в структуру поля «Наименование» (ФИО) и «Дата рождения». Для отбора по месяцу доступны варианты: задать диапазон дат внутри одного года или, если ваша версия поддерживает вычисляемые поля, использовать функцию извлечения месяца из даты.
Результат можно отсортировать по дате рождения и выгрузить в табличный документ. Этот способ требует чуть больше действий, зато позволяет сохранить настройку как вариант отчёта и открывать её в один клик в дальнейшем.
Сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем, например «Дни рождения — текущий месяц». В типовых отчётах на СКД это делается через «Ещё → Сохранить вариант отчёта». В следующий раз настройка периода займёт несколько секунд.
Что делать, если отчёт «Дни рождения» не отображается в меню
Отсутствие отчёта в списке кадровых отчётов почти всегда объясняется одной из трёх причин: ограниченные права пользователя, изменённый состав команд интерфейса или нестандартная (доработанная) конфигурация. Начните проверку с прав: попросите администратора открыть отчёт под своей учётной записью — если у него отчёт есть, проблема в ролях.
Проверьте также командный интерфейс раздела: «Кадры» → кнопка настройки навигации (шестерёнка или «Настройка навигации»). Отчёт мог быть просто убран из видимых команд. Верните его в список видимых — и пункт появится в меню.
Если конфигурация дорабатывалась под заказ, отчёт мог быть переименован или заменён собственной разработкой. В этом случае уточните у специалиста, сопровождающего программу, как называется нужный отчёт в вашей базе.
Как выбрать действие
Как настроить напоминания о днях рождения
В некоторых версиях ЗУП и при использовании подсистемы напоминаний можно настроить автоматические уведомления о приближающихся днях рождения сотрудников. Проверьте раздел Администрирование → Органайзер → Напоминания или наличие виджетов на начальной странице — состав функций зависит от версии конфигурации.
Практичная альтернатива встроенным напоминаниям — регламентное формирование отчёта: раз в неделю или в начале месяца ответственный сотрудник открывает сохранённый вариант отчёта «Дни рождения» и рассылает список заинтересованным лицам. Отчёт можно сохранить в файл (Excel, PDF) через «Ещё → Сохранить» в табличном документе.
Если в организации используется доработанная рассылка отчётов (подсистема рассылки отчётов доступна в ряде конфигураций на БСП), отчёт можно настроить на автоматическую отправку по расписанию. Настройку такого механизма лучше поручить специалисту по 1С — ошибка в расписании или правах приведёт к тому, что рассылка просто не будет выполняться.
Почему день рождения сотрудника не показывается
Самая частая причина пустого или неполного отчёта — незаполненная дата рождения в карточке физического лица. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке к физическому лицу и проверьте поле «Дата рождения». Если оно пустое, заполните его по документу, удостоверяющему личность.
Вторая причина — отбор по периоду. Если в отчёте задан узкий интервал (например, одна неделя), сотрудники с датами вне интервала не попадут в список. Расширьте период и сформируйте отчёт повторно.
Третья причина — отбор по организации или подразделению. Если в настройках отчёта установлен конкретный отбор, сотрудники других подразделений будут исключены. Сбросьте отборы кнопкой «Установить стандартные настройки» и сравните результат.
Как проверить результат
Поле «Дата рождения» заполнено корректной датой
Поле пустое или дата не соответствует документу
Интервал охватывает нужные даты
Период уже, чем требуется, часть сотрудников не попадает
Отборы по организации и подразделению соответствуют задаче
Установлен лишний отбор, исключающий сотрудников
В отчёте только нужные сотрудники с датами
В списке уволенные или дубли физических лиц
Типичные ошибки при работе со списком дней рождения
Частая ошибка — поиск даты рождения в карточке сотрудника вместо карточки физического лица. Пользователь не находит поле и решает, что данных нет, хотя они просто хранятся на уровень выше. Всегда проверяйте связанное физическое лицо.
Ещё одна ошибка — ручное ведение параллельного списка дней рождения в Excel при работающей программе. Такой список быстро устаревает: принятые и уволенные сотрудники в нём не отражаются. Отчёт в 1С всегда формируется по актуальным данным, поэтому надёжнее сохранить настроенный вариант отчёта.
Наконец, не стоит создавать дубли физических лиц при повторном приёме сотрудника: у дубля может оказаться пустая или другая дата рождения, и отчёты начнут расходиться. Перед заведением «нового» человека проверьте справочник поиском по ФИО и дате рождения.
FAQ
Где в 1С:ЗУП 3.1 находится отчёт «Дни рождения»?
Раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Дни рождения». Если в вашем интерфейсе есть раздел «Отчёты, справки», отчёт доступен и оттуда, из группы кадровых отчётов.
Можно ли вывести дни рождения только на текущий месяц?
Да. В отчёте «Дни рождения» задайте период с первого по последнее число месяца и нажмите «Сформировать». Период можно выбрать из стандартных вариантов («Этот месяц»), если они предусмотрены в форме.
Почему в отчёте показываются уволенные сотрудники?
Проверьте настройки отбора отчёта. В типовом варианте обычно выводятся работающие сотрудники, но если настройки менялись, отбор мог быть снят. Откройте «Настройки» и добавьте отбор, исключающий уволенных, либо верните стандартные настройки.
Как исправить неверную дату рождения сотрудника?
Откройте карточку физического лица (из карточки сотрудника по ссылке или из справочника «Физические лица»), исправьте поле «Дата рождения» по документу и запишите. Изменение применится ко всем сотрудникам, связанным с этим физлицом.
Что делать, если у пользователя нет доступа к отчёту?
Обратитесь к администратору базы: нужно добавить права на кадровые отчёты или соответствующую роль (например, роль кадровика). Самостоятельно расширить свои права без административного доступа нельзя.
Можно ли выгрузить список дней рождения в Excel?
Да. После формирования отчёта сохраните табличный документ через «Ещё → Сохранить» (или стандартное «Файл → Сохранить как») в формате Excel. Структуру колонок перед этим можно скорректировать в настройках отчёта.
Что важно запомнить
Основной инструмент — отчёт «Дни рождения» в разделе «Кадры → Кадровые отчёты»: задайте период и сформируйте список. Дата рождения хранится в карточке физического лица, поэтому пустые строки в отчёте означают незаполненную карточку. Если отчёт не виден, проверьте права и настройку командного интерфейса, а для нестандартных выборок используйте универсальный отчёт.