Другое · 9 мин
Как посмотреть день рождения в 1С
Как посмотреть день рождения сотрудника в 1С:ЗУП, Бухгалтерии и Управлении торговлей. Поиск по справочнику, отчёты, напоминания и типичные ошибки.
Дата рождения сотрудника или контрагента в 1С хранится в карточке физического лица, и посмотреть её можно несколькими способами: через справочник сотрудников, через личные данные физлица, через отчёты или через настройку напоминаний. Конкретный путь зависит от конфигурации — в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей интерфейс немного отличается, но логика везде одна.
Чаще всего задача возникает у кадровиков и руководителей, которым нужно поздравить коллег, подготовить список именинников месяца или проверить корректность кадровых данных. Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций, а также варианты, когда стандартного поиска недостаточно — например, массовый вывод дат рождения списком или автоматические напоминания.
Где в 1С хранится дата рождения
В типовых конфигурациях 1С дата рождения относится не к сотруднику напрямую, а к физическому лицу. Это важное различие: один и тот же человек может числиться в программе как сотрудник нескольких организаций, но физлицо у него одно, и дата рождения заполняется один раз в его карточке.
Справочник «Физические лица» доступен из раздела «Настройка» или «Справочники» в зависимости от конфигурации. В карточке физлица поле «Дата рождения» находится в основном блоке данных, рядом с ФИО и полом. Если дата не заполнена, программа не сможет корректно рассчитать возраст, а некоторые отчёты и напоминания не сработают.
В 1С:Бухгалтерии дата рождения сотрудника также используется при заполнении кадровых документов и печатных форм, например личной карточки Т-2. Поэтому поле стоит заполнять сразу при приёме сотрудника на работу, а не откладывать на потом.
Как посмотреть день рождения через карточку сотрудника
Самый быстрый способ, когда нужно проверить одного человека. Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». В списке найдите нужного сотрудника через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком.
В карточке сотрудника дата рождения может отображаться сразу в основной форме или быть скрыта за ссылкой. В 1С:ЗУП нажмите ссылку «Личные данные» — откроется форма, где указаны дата рождения, место рождения, пол и гражданство. В 1С:Бухгалтерии поле «Дата рождения» обычно видно прямо в карточке сотрудника или в карточке связанного физлица, доступного по гиперссылке.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите сотрудника через строку поиска по фамилии
- 3Откройте карточку двойным щелчком
- 4Перейдите по ссылке «Личные данные» или найдите поле «Дата рождения»
- 5Проверьте корректность даты и при необходимости исправьте её в карточке физлица
Если дата рождения отсутствует, её можно ввести прямо здесь, но учтите: редактировать личные данные может только пользователь с соответствующими правами. У кадровика-расчётчика или руководителя с правами «только просмотр» поле будет недоступно для изменения.
Как вывести список дней рождения всех сотрудников
Когда нужен не один человек, а список именинников за период, карточки открывать по одной неудобно. Для этого есть отчёты.
Отчёт «Дни рождения сотрудников» в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом есть штатный отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите «Дни рождения сотрудников». Если отчёта нет в списке, проверьте раздел «Отчёты, справки» — доступ к нему зависит от настроенных прав. Укажите период (месяц, квартал или произвольные даты) и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет сотрудников, у которых день рождения попадает в выбранный период, с датами и возрастом.
Универсальный отчёт в других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей специализированного отчёта об именинниках может не быть. Используйте инструмент «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Администрирование»): выберите объект «Справочник» → «Физические лица», добавьте поля «Наименование» и «Дата рождения», при необходимости установите отбор по месяцу даты рождения. Результат можно вывести в табличный документ и распечатать.
Как найти день рождения контрагента или клиента
В торговых конфигурациях даты рождения хранятся и у контактных лиц контрагентов, и у физических лиц — клиентов. В 1С:Управление торговлей откройте карточку партнёра или контрагента, затем перейдите на вкладку «Контактные лица» — у каждого контакта есть поле «Дата рождения».
Если программа ведёт программу лояльности, дни рождения клиентов часто используются для персональных скидок. В таком случае дата указывается в карточке клиента (физлица) и может участвовать в автоматических маркетинговых рассылках. Проверить заполненность данных по всем клиентам можно также универсальным отчётом по справочнику с отбором «Дата рождения не заполнена».
Как настроить напоминания о днях рождения
Чтобы не проверять даты вручную, в ряде конфигураций можно настроить напоминания. В 1С:ЗУП кадровые отчёты сохраняются с настройками — сформируйте отчёт «Дни рождения сотрудников» на текущий месяц, сохраните вариант и открывайте его одним нажатием в начале каждого месяца.
В конфигурациях с подсистемой взаимодействий (например, 1С:Управление нашей фирмой, Управление торговлей) есть механизм напоминаний пользователя: раздел «CRM» или «Настройки» → «Напоминания». Там можно создать напоминание, привязанное к контактному лицу. Для массовых автоматических уведомлений обычно требуется доработка конфигурации или внешняя обработка — это задача для программиста 1С.
Типичные ошибки и ограничения
Первая частая ситуация — поле «Дата рождения» пустое или недоступно. Причина обычно в правах: пользователю выдана роль без доступа к персональным данным. Обратитесь к администратору 1С, чтобы он проверил профиль группы доступа.
Вторая ошибка — дубли физических лиц. Если при приёме сотрудника создали новое физлицо вместо выбора существующего, в программе появятся две карточки одного человека, возможно с разными датами рождения. Это ломает отчёты и отчётность. Проверить дубли можно поиском по ФИО в справочнике «Физические лица»; объединение дублей выполняет администратор через штатную обработку поиска и удаления дублей.
Третье ограничение — в базовых версиях конфигураций часть отчётов и механизмов напоминаний урезана. Если нужного отчёта нет, уточните версию программы: возможно, функционал появляется только в ПРОФ-редакции.
Проверка результата и контроль данных
После того как нашли или ввели дату рождения, убедитесь, что данные корректны и отображаются везде, где нужно. Сформируйте отчёт по именинникам за текущий месяц и сверьте со списком сотрудников — все, у кого день рождения в этом периоде, должны попасть в отчёт.
Как проверить результат
Дата заполнена и совпадает с паспортными данными
Поле пустое или дата отличается от документа
Все именинники периода присутствуют в списке
Часть сотрудников отсутствует — у них не заполнена дата
Одна карточка на человека
Несколько карточек с одинаковым ФИО
Если сотрудник не попадает в отчёт, первым делом откройте его физлицо и проверьте заполнение даты. Вторая причина — сотрудник уволен, а отчёт по умолчанию показывает только действующих; расширьте отбор в настройках отчёта.
Что важно запомнить
Дата рождения в 1С хранится в карточке физического лица, а не сотрудника. Одного человека проверяйте через карточку, список именинников — через отчёт «Дни рождения сотрудников» или универсальный отчёт. Изменения вносите только по документам и с учётом уже отправленной отчётности.
Часто задаваемые вопросы
Почему в карточке сотрудника нет поля «Дата рождения»?
Поле находится в карточке физического лица, а не сотрудника. Откройте ссылку «Личные данные» или перейдите в карточку физлица по гиперссылке из карточки сотрудника. Если поля нет и там, вероятно, у вас нет прав на просмотр персональных данных — обратитесь к администратору.
Можно ли выгрузить список дней рождения в Excel?
Да. Сформируйте отчёт по дням рождения или универсальный отчёт по справочнику физлиц с полем «Дата рождения», затем сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel. Далее список удобно сортировать и фильтровать по месяцам.
Как найти сотрудников, у которых дата рождения не заполнена?
Используйте универсальный отчёт по справочнику «Физические лица» с отбором «Дата рождения не заполнена» (условие «Не указано» или пустое значение). Это быстрый способ проверить полноту кадровых данных перед сдачей отчётности.
Влияет ли дата рождения на расчёт зарплаты или налогов?
Напрямую дата рождения в расчёте оплаты труда не участвует, но возраст может влиять на отдельные льготы и страховые взносы по особым категориям, а также на кадровые документы и статистическую отчётность. Поэтому данные должны быть точными.
Как исправить ошибочную дату рождения, если отчётность уже сдана?
Исправьте дату в карточке физлица по документу сотрудника, затем подайте корректирующие формы в ПФР и ФНС за затронутые периоды. Простое изменение в базе без корректировки отчётности приведёт к расхождению данных при проверке.
Есть ли в 1С автоматические поздравления или уведомления о днях рождения?
В типовых конфигурациях штатного механизма массовых автопоздравлений обычно нет. Возможны сохранённые варианты отчётов, индивидуальные напоминания по контактным лицам в CRM-подсистемах или доработка внешней обработкой — для этого привлекают специалиста по 1С.