Другое · 9 мин
Как посмотреть численность работников в 1С
Как быстро посмотреть численность работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: штатная расстановка, отчёты по списочному составу, среднесписочная численность и проверка данных.
Численность работников в 1С можно посмотреть несколькими способами: через штатную расстановку, кадровые отчёты по списочному составу или справку о среднесписочной численности. Конкретный путь зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) и от того, какая именно численность нужна — фактическая, штатная или среднесписочная.
Важно понимать разницу между этими понятиями. Штатная численность — это количество ставок по штатному расписанию, включая вакансии. Списочная — реально работающие сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Среднесписочная — расчётный показатель за период, который требуется для отчётности в налоговую и фонды. Путаница между ними — самая частая причина «неправильных» цифр.
Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций, а также типичные проблемы: почему отчёт показывает не всех сотрудников, откуда берутся «лишние» люди и как проверить корректность данных перед сдачей отчётности.
Какая численность вам нужна: определяем показатель
Прежде чем открывать отчёты, определите, какой показатель требуется. Если руководитель спрашивает «сколько у нас людей», обычно речь идёт о списочном составе на текущую дату. Если данные нужны для статистики или налоговой — потребуется среднесписочная численность за период. Если планируется бюджет на зарплату — смотрят штатную расстановку с вакансиями.
Эти показатели почти никогда не совпадают. Например, по штату предусмотрено 50 ставок, фактически работает 47 человек (3 вакансии), а среднесписочная за год — 44,5 из-за текучки и неполных ставок. Все три цифры корректны, но отвечают на разные вопросы.
Численность в 1С:ЗУП через штатную расстановку
В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёт «Штатная расстановка». Откройте раздел «Кадры» → «Штатная расстановка» (в некоторых релизах: «Отчёты, справки» → «Штатная расстановка»). Укажите дату, на которую нужны данные, и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет структуру по подразделениям: должности, количество ставок, занятые ставки, вакансии и сотрудников. Внизу таблицы выводятся итоги — именно они дают общую численность. Если нужна только цифра без детализации, посмотрите строку «Итого» по колонкам «Ставок» и «Занято».
Учтите: штатная расстановка работает корректно только если в программе ведётся штатное расписание. Если кадровые документы оформлялись «вручную» без привязки к позициям штатного расписания, отчёт может быть пустым или неполным.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Штатная расстановка»
- 2Установите дату отчёта и при необходимости отбор по организации
- 3Нажмите «Сформировать» и найдите строку «Итого»
- 4Сопоставьте колонки «Ставок», «Занято» и «Вакантно»
- 5Для проверки сверьте с отчётом «Списочный состав»
Списочный состав и численность по подразделениям
Для просмотра фактически работающих сотрудников используйте отчёт «Списочный состав» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав»; в 1С:Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает работающих на выбранную дату с группировкой по организациям и подразделениям.
Если нужна только сводная цифра без списков фамилий, удобнее отчёт «Остатки отпусков» не подойдёт, а вот «Численность работников» или «Полная сводка начислений» с группировкой по сотрудникам даст количество уникальных людей. В ЗУП также есть отчёт «Штатные сотрудники» — он показывает, кто на какой ставке работает, включая совместителей.
Обратите внимание на внутренних совместителей: в списочном составе человек учитывается один раз по основному месту работы, а в штатной расстановке его ставки могут отображаться по нескольким позициям. Это нормально и объясняет расхождения между отчётами.
Среднесписочная численность для отчётности
Для сведений в налоговую и статистику используется среднесписочная численность. В 1С:ЗУП откройте «Отчёты, справки» → «Среднесписочная численность» (в некоторых версиях — «Справка о среднесписочной численности»). Укажите период и организацию, сформируйте отчёт.
Программа рассчитает показатель автоматически на основании кадровых приказов: приёмов, увольнений, переводов, отпусков. В расчёт не включаются внешние совместители и некоторые категории (например, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком) — это соответствует правилам статистики, поэтому цифра может быть меньше списочной.
В 1С:Бухгалтерии отдельного отчёта по среднесписочной может не быть в старых релизах — там показатель формируется в составе регламентированной отчётности (раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты», сведения о среднесписочной численности).
Численность в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок проще, чем в ЗУП. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты». Доступны «Списочный состав», «Штатное расписание» и справки по сотрудникам. Для быстрой оценки откройте справочник «Сотрудники» — в списке видно работающих, а уволенных можно отфильтровать через «Ещё» → «Настроить список».
В 1С:Управление нашей фирмой кадровые отчёты находятся в разделе «Зарплата и персонал» → «Отчёты». В 1С:КАМИН и отраслевых решениях путь аналогичен: ищите кадровые отчёты в разделе зарплаты и кадров.
Сравнение способов
Показывает ставки, занятость и вакансии. Подходит для планирования, но требует ведения штатного расписания.
Фактические работающие на дату. Универсальный вариант для ответа «сколько людей работает».
Расчётный показатель за период для налоговой и статистики. Не подходит для оперативного учёта.
Быстрый ручной подсчёт через список. Подходит для маленьких компаний, но требует ручной фильтрации уволенных.
Почему цифры не сходятся: типичные причины
Наиболее частая проблема — непроведённые или ошибочные кадровые документы. Если сотрудник уволен, но приказ об увольнении не проведён, программа считает его работающим. Проверьте журнал «Приёмы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры».
Вторая причина — дата отчёта. Штатная расстановка на 1 января и на 31 декабря даст разные цифры. Убедитесь, что сравниваете отчёты на одну дату и по одной организации (в группе компаний легко случайно сформировать отчёт по всем юрлицам сразу).
Третья причина — совместители и договоры ГПХ. Внешние совместители и подрядчики по ГПХ могут входить в одни отчёты и не входить в другие. Проверьте настройки отчёта: в вариантах часто есть флажки «Включать совместителей» или «Показывать работающих по ГПД».
Проверка корректности данных перед отчётностью
Перед сдачей сведений убедитесь, что все кадровые события за период оформлены документами и проведены. Полезно сформировать отчёт «Кадровые изменения» за период и сверить его с бумажными приказами.
Дополнительно проверьте, нет ли сотрудников с датой приёма, но без указанного подразделения или ставки — такие записи иногда выпадают из расчётов. В ЗУП помогает сервис «Анализ незаполненных данных» и типовые проверки перед расчётом зарплаты.
Как проверить результат
Все приёмы и увольнения проведены, в журнале нет помеченных на удаление приказов
Есть непроведённые или черновые документы за период
Расхождение объясняется вакансиями и совместителями
В списках есть «лишние» или отсутствующие сотрудники без причины
В шапке отчёта указана нужная организация и корректная дата
Отчёт сформирован по всем организациям или на неверную дату
FAQ: частые вопросы о численности в 1С
Почему в штатной расстановке пусто, хотя сотрудники есть?
Скорее всего, в программе не ведётся штатное расписание или кадровые документы оформлены без привязки к позициям. Проверьте настройку учётной политики: в ЗУП это раздел «Настройка» → «Кадровый учёт». Если штатное расписание отключено, используйте отчёт «Списочный состав».
Как посмотреть численность на конкретную прошлую дату?
В отчётах «Штатная расстановка» и «Списочный состав» установите нужную дату в параметрах перед формированием. Программа покажет кадровое состояние ретроспективно, если документы того периода не изменялись задним числом.
Входят ли совместители в среднесписочную численность?
Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы. Внешние совместители в среднесписочную численность по правилам статистики не включаются — программа делает это автоматически при корректно оформленных видах занятости.
Можно ли выгрузить численность в Excel?
Да. Любой сформированный отчёт сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в формате xlsx. Детализация по подразделениям и должностям сохранится вместе с итогами.
Почему среднесписочная меньше списочной численности?
Это нормально: из расчёта исключаются сотрудницы в отпусках по беременности и уходу за ребёнком, внешние совместители, а работники на неполной ставке учитываются пропорционально отработанному времени.
Что важно запомнить
Определите нужный показатель: штатная численность, списочный состав или среднесписочная. В 1С:ЗУП используйте отчёты раздела «Кадры», в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты». Перед использованием цифр проверьте дату, отбор по организации и проведённость кадровых документов.