Другое · 10 мин
Как поменять внутреннее совместительство на внешнее в 1С
Пошаговая инструкция по переводу внутреннего совместительства на внешнее в 1С:ЗУП: кадровые документы, увольнение, приём, настройка начислений и проверка расчётов.
В 1С:ЗУП сотрудник может быть ошибочно оформлен как внутренний совместитель, хотя фактически работает у другого работодателя — такое случается при реорганизации, смене основного места работы или первоначальной ошибке кадровика. Отдельной операции «сменить вид совместительства» в программе нет: внутреннее совместительство придётся уволить кадровым документом, а затем принять сотрудника заново уже как внешнего совместителя, корректно указав вид занятости в приказе о приёме.
Главная сложность в том, что вид совместительства определяется не произвольной настройкой, а связью физического лица с организацией, по которой у него есть основное место работы. Если основное место — ваша организация, программа считает сотрудника внутренним совместителем автоматически. Чтобы сделать его внешним, придётся изменить кадровую структуру: либо уволить с основного места, либо оформить приём корректно с нуля.
Ниже разобраны оба рабочих сценария, порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также контрольные точки, по которым проверяют результат.
Почему 1С сама определяет вид совместительства
В 1С:ЗУП вид занятости (основное место, внутреннее или внешнее совместительство) не выбирается произвольно из списка при редактировании сотрудника. Программа анализирует, в какой организации информационной базы у физического лица оформлено основное место работы. Если основное место — в той же организации, где оформляется дополнительная позиция, сотрудник становится внутренним совместителем. Если основного места в данной организации нет — внешним.
Поэтому «поменять» совместительство напрямую нельзя: это не реквизит, а производный признак. Все действия сводятся к изменению кадровой ситуации сотрудника документами «Кадровый перевод», «Увольнение» и «Приём на работу».
Как определить текущую ситуацию и выбрать сценарий
Перед любыми действиями откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и посмотрите список его рабочих мест. Обычно встречаются две ситуации.
Первая: у сотрудника есть основное место работы в вашей организации и дополнительная позиция внутреннего совместительства, но фактически он должен быть внешним совместителем (например, основное место перешло в другую компанию). Вторая: сотрудника изначально приняли ошибочно — как внутреннего совместителя, хотя основное место работы у него в другой организации.
Как выбрать действие
Сценарий 1: увольнение с основного места и приём внешним совместителем
Это самый частый случай. Сотрудник работал по основному месту и по внутреннему совместительству, а теперь трудовые отношения по основной должности прекращаются, но человек продолжает работать по совместительству — уже внешнему.
Оформите документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Увольнение»). В документе укажите сотрудника по основному месту работы, дату увольнения и основание. Если внутреннее совместительство тоже прекращается в тот же день, в табличной части отметьте увольнение и по совместительству — программа предложит это автоматически.
Затем создайте документ «Приём на работу». Выберите то же физическое лицо, укажите дату приёма (как правило, следующий день после увольнения или дату по трудовому договору), подразделение, должность и график работы. Поскольку основного места в организации у физлица больше нет, программа автоматически установит вид занятости «Внешний совместитель».
- 1Откройте карточку сотрудника и зафиксируйте текущие рабочие места и начисления
- 2Оформите «Увольнение» с основного места работы, при необходимости — и с внутреннего совместительства
- 3Проверьте окончательный расчёт при увольнении: компенсация отпуска, задолженность
- 4Создайте «Приём на работу» на то же физлицо с новой даты
- 5Убедитесь, что вид занятости определился как «Внешний совместитель»
- 6Назначьте плановые начисления и график работы в документе приёма
- 7Проведите документы и сформируйте расчётный листок для проверки
Сценарий 2: исправление ошибочного оформления
Если сотрудника изначально приняли неправильно, действия зависят от того, успели ли по нему начислить зарплату и сдать отчётность. Если начислений ещё не было, проще всего отменить проведение ошибочного документа «Приём на работу» и создать новый с корректными данными.
Если зарплата уже начислена, отменять документы задним числом опасно: нарушатся последовательность расчётов, НДФЛ и страховые взносы. В этом случае корректнее оформить увольнение ошибочной позиции и новый приём, даже если фактически человек работал непрерывно. Даты документов должны соответствовать реальным кадровым приказам.
Настройка начислений и графика при новом приёме
При оформлении приёма внешнего совместителя проверьте плановые начисления: оклад или тариф указывается с учётом занимаемой ставки. Если сотрудник работает на 0,5 ставки, убедитесь, что в документе указано правильное количество ставок — от этого зависит расчёт оплаты.
График работы внешнего совместителя обычно отличается от основного: законодательно продолжительность работы по совместительству ограничена. Создайте или выберите подходящий график неполного рабочего времени в справочнике «Графики работы сотрудников», иначе табель и расчёт зарплаты будут некорректными.
Также проверьте, не перенеслись ли «по наследству» начисления и удержания с прежней позиции. После увольнения и нового приёма плановые начисления назначаются заново — сверьте их с трудовым договором.
Как проверить результат
После проведения документов откройте карточку сотрудника: в списке рабочих мест должна остаться одна позиция с видом занятости «Внешнее совместительство (по основному месту работы у другого работодателя)». Старые позиции должны иметь статус уволенных.
Сформируйте расчётный листок за ближайший месяц и сверьте начисления с ожидаемыми. Дополнительно проверьте отчёт «Штатное расписание» или «Остатки отпусков»: у новой позиции отпускные права начинают накапливаться заново, если условия договора изменились.
Как проверить результат
Внешний совместитель, одна активная позиция
Позиция по-прежнему числится внутренним совместительством или висит незакрытое основное место
Начисления соответствуют ставке и графику нового договора
Двойные начисления по старой и новой позиции одновременно
Доходы и вычеты отражаются по одному месту без дублей
Задвоение дохода или некорректное применение вычетов
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка найти в карточке сотрудника поле «вид совместительства» и переключить его вручную. Такого поля нет, и поиски отнимают время. Вторая ошибка — приём внешнего совместителя на новое физическое лицо вместо выбора существующего: в базе появляется дубль физлица, что ломает НДФЛ, отчётность и синхронизацию с 1С:Бухгалтерией.
Третья ошибка — разрыв или наложение дат: дата приёма раньше даты увольнения или пропуск периода без объяснения в кадровых документах. Даты должны соответствовать приказам и трудовому договору.
Перед массовыми кадровыми изменениями сделайте копию информационной базы и проведите операцию сначала на одном сотруднике. Если в базе ведётся несколько организаций, проверьте, в какой именно оформлено основное место работы — от этого зависит, как программа определит вид совместительства.
FAQ
Можно ли изменить вид совместительства без увольнения?
Нет, в 1С:ЗУП вид занятости — производный признак от наличия основного места работы в организации. Изменить его можно только кадровыми документами: увольнением и приёмом или переводом к другому работодателю.
Что делать с невыплаченной зарплатой при увольнении с основного места?
При проведении документа «Увольнение» программа формирует окончательный расчёт: остаток зарплаты и компенсацию неиспользованного отпуска. Выплатите её в установленный срок, а новый договор внешнего совместительства начнёт начисления с даты приёма.
Появился дубль физического лица — как исправить?
Используйте обработку поиска и объединения дублей (в типовых поставках — «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования) или переназначьте документы на правильное физлицо. После объединения перепроверьте регистры по НДФЛ.
Нужно ли заново подавать сведения в СФР при смене совместительства?
Да, увольнение и приём — это кадровые события, по которым подаются сведения о трудовой деятельности. Сформируйте соответствующие отчёты из раздела отчётности по персоналу после проведения документов.
Сохранится ли история сотрудника после увольнения и нового приёма?
Да. Вся история хранится на физическом лице: прежние рабочие места, начисления и отпуска остаются доступны в карточке и отчётах. Новая позиция просто добавляется как отдельное рабочее место.
Что важно запомнить
Вид совместительства в 1С:ЗУП нельзя переключить вручную — он определяется наличием основного места работы в организации. Перевод выполняется через увольнение и новый приём на то же физическое лицо, с обязательной проверкой начислений, графика, вычетов по НДФЛ и отсутствия дублей.