Как поменять вид занятости в 1С:ЗУП

Вид занятости в 1С:ЗУП 3.1 — ключевой параметр трудовых отношений сотрудника: он определяет, является ли работник основным, внутренним или внешним совместителем, работает ли по договору ГПХ. От этого реквизита зависят расчёт среднего заработка, отражение в отчётности (СЗВ-ТД, ЕФС-1, 6-НДФЛ), кадровые документы и даже способ учёта рабочего времени.

Ошибка в виде занятости — одна из самых частых причин некорректного расчёта зарплаты и неверных кадровых отчётов. Например, если сотрудника приняли как внешнего совместителя вместо внутреннего, программа не свяжет его начисления с основным местом работы, а отчётность сформируется с искажениями. Поэтому менять вид занятости нужно осознанно и с проверкой последствий.

В этой статье разберём все рабочие сценарии: штатное изменение через кадровый перевод, исправление ошибки в документе приёма на работу, перевод совместителя на основное место работы и обратно, а также типичные ошибки и способы их проверки.

Где в 1С:ЗУП хранится вид занятости и что он влияет

Вид занятости указывается в документе «Приём на работу» на вкладке «Главное» и хранится в регистрах сведений о кадровой истории сотрудника. Посмотреть текущее значение можно в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Трудовой договор» или отчёт «Личные данные сотрудника».

От вида занятости зависят: расчёт среднего заработка для отпусков и больничных, формирование сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД / ЕФС-1), заполнение штатной расстановки, отчёты по численности (списочная и среднесписочная), а также возможность совмещения начислений по нескольким местам работы одного физического лица.

Определяемся со сценарием: изменение условий или исправление ошибки

Прежде чем менять вид занятости, нужно понять причину. От неё зависит инструмент:

Маршрут решения

Как выбрать действие

Условия труда реально изменились (сотрудник перевёлся с совместительства на основное место)Используйте документ «Кадровый перевод» с датой фактического изменения

Вид занятости был указан ошибочно при приёме, а фактически условия не менялисьИсправьте документ «Приём на работу» или создайте документ «Исправление»

Сотрудник уволен с одного вида занятости и принят на другойОформите увольнение и новый приём — кадровый перевод здесь не подходит

Нужно изменить только занятость по графику (полная/неполная ставка)Меняйте график работы и количество ставок, а не вид занятости

Важно различать вид занятости и занятость (полную или неполную ставку). Это разные реквизиты: переход на 0,5 ставки не требует смены вида занятости — достаточно изменить количество ставок и график работы в кадровом переводе.

Сценарий 1: Изменение вида занятости через кадровый перевод

Штатный способ — документ «Кадровый перевод». Он применяется, когда условия труда изменились по соглашению с работником: например, внешний совместитель уволился с основного места у другого работодателя и переводится к вам на основное место работы.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод»
2. 2
   Укажите сотрудника и дату перевода — с этой даты начнет действовать новый вид занятости
3. 3
   На вкладке «Главное» установите флажок изменения условий труда и выберите новый вид занятости
4. 4
   Проверьте и при необходимости скорректируйте график работы и количество ставок
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» убедитесь, что плановые начисления соответствуют новым условиям
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ о переводе по форме Т-5 для проверки

После проведения программа запишет новое значение в регистр кадровой истории с указанной даты. Все расчёты до этой даты останутся с прежним видом занятости, после — с новым.

Обратите внимание: если перевод оформляется задним числом, а зарплата за этот период уже рассчитана и выплачена, программа может потребовать перерасчёт. Проверьте журнал «Перерасчёты» (раздел «Зарплата») и при необходимости выполните доначисление или сторнирование.

Сценарий 2: Исправление ошибочно указанного вида занятости

Если сотрудник был принят с неверным видом занятости, а по факту никакого перевода не было, кадровый перевод создаст лишнюю запись в трудовой истории — это исказит отчётность. Правильнее исправить исходный документ.

Если период ещё не закрыт и зарплата не выплачена, просто откройте документ «Приём на работу», измените вид занятости и перепроведите. Программа перезапишет движения по регистрам.

Если документ находится в закрытом периоде или по нему уже сдана отчётность, используйте механизм исправлений: откройте документ приёма и нажмите кнопку «Исправить» (доступна при включённой функциональности исправления документов). Программа создаст документ-исправление, который скорректирует данные без переписывания истории «в лоб».

Сценарий 3: Перевод совместителя на основное место работы

Частая ситуация: внешний совместитель увольняется с основного места у другого работодателя, и ваша организация становится для него основной. Кадрово это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, а в программе — кадровым переводом со сменой вида занятости на «Основное место работы».

При переводе внутреннего совместителя на основное место ситуация сложнее: внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельный сотрудник в программе. Корректная последовательность: уволить сотрудника с внутреннего совместительства, оформить приём (или перевод) на основное место. Просто поменять вид занятости у совместителя нельзя — программа контролирует, что основное место привязано к основному трудовому договору физического лица.

Проверка результата после изменения

После любого изменения вида занятости выполните контрольные проверки — это займёт несколько минут, но убережёт от ошибок в расчётах и отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника: трудовой договор

Норма

Отображается новый вид занятости с корректной даты

Тревожный признак

Старое значение или дублирующиеся записи о переводе

Отчёт «Штатная расстановка» (Кадры → Кадровые отчёты)

Норма

Сотрудник отображается один раз с актуальными условиями

Тревожный признак

Задвоение строки или неверная занятость

Начисление зарплаты за текущий месяц

Норма

Начисления рассчитываются по новому графику и ставке

Тревожный признак

Программа тянет старый график или появляются непонятные перерасчёты

Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1)

Норма

Кадровое событие «Перевод» сформировано корректно

Тревожный признак

Событие отсутствует или дублируется

Дополнительно полезно сформировать отчёт «Остатки отпусков» и проверить стаж для отпуска: при смене вида занятости право на отпуск обычно сохраняется, но при увольнении-приёме стаж может оборваться — это повлияет на дни отпуска.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельно предостережём от прямой правки регистров сведений через «Редактирование данных» или обработки «Групповое изменение реквизитов». Такие вмешательства нарушают связность данных: документы будут показывать одно, регистры — другое, и восстановить корректную картину будет сложно. Все изменения должны проходить через документы.

Перед массовыми изменениями (например, реорганизация с переводом десятков сотрудников) сделайте архивную копию информационной базы и сначала обработайте 2–3 сотрудников, проверив расчёты и отчёты. Это позволит отловить методические ошибки до того, как они затронут всю базу.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли поменять вид занятости без кадрового перевода?

Только если вид занятости был указан ошибочно при приёме — тогда исправляется сам документ «Приём на работу» или создаётся документ-исправление. Если условия труда реально меняются, кадровый перевод обязателен: он фиксирует факт изменения для учёта и отчётности.

Что будет со средним заработком при смене вида занятости?

При переводе внутри организации средний заработок обычно продолжает рассчитываться с учётом прежних начислений — расчётная база не обнуляется. А вот при увольнении и новом приёме история начислений для среднего заработка начинается заново по новому договору.

Как перевести внешнего совместителя на основное место работы?

Оформите «Кадровый перевод» с даты, когда ваша организация становится основным местом работы, и смените вид занятости на «Основное место работы». От сотрудника потребуется подтверждение увольнения с прежнего основного места (запись в трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности).

Программа не даёт провести перевод — пишет о конфликте видов занятости. Что делать?

Проверьте, нет ли у этого физического лица другого действующего сотрудника с основным местом работы в той же организации. Также убедитесь, что на дату перевода нет пересечений с другими кадровыми документами (отпуск, отсутствие с сохранением). Обычно конфликт снимается корректировкой даты или предварительным увольнением «лишнего» договора.

Нужно ли пересдавать отчётность после исправления вида занятости?

Если исправление затрагивает периоды, по которым уже сданы ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) или сведения о стаже, потребуется сдать корректирующие формы. Если изменение касается текущего периода до сдачи отчётности, достаточно перепровести кадровые документы и сформировать отчёты заново.

Меняется ли табельный номер при смене вида занятости?

Нет, при кадровом переводе или исправлении приёма табельный номер сотрудника сохраняется. Новый табельный номер появляется только при увольнении и повторном приёме — это ещё один аргумент в пользу перевода вместо пары «увольнение + приём», когда трудовые отношения не прерываются.