Другое · 9 мин
Как поменять сотрудника в 1С: увольнение, замена и переназначение
Как заменить сотрудника в 1С: ЗУП и Бухгалтерия — увольнение, перевод, замена ответственного в документах, переназначение прав и задач. Пошаговая инструкция.
Под «заменой сотрудника» в 1С обычно понимают одну из трёх задач: оформить увольнение и принять на его место нового работника, заменить ответственное лицо в документах и справочниках или переназначить пользователя, права и задачи с одного человека на другого. Действия при этом различаются в зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей или 1С:Документооборот.
Главный принцип: сотрудника нельзя просто «переименовать» в другого человека. Карточка сотрудника хранит кадровую историю, начисления, документы и подписи, поэтому новый человек всегда заводится как новый элемент справочника, а старый — увольняется или деактивируется. Попытка вписать новые ФИО в чужую карточку приведёт к искажению отчётности и расчётов.
Определите, что именно нужно заменить
Прежде чем открывать базу, уточните сценарий. Если человек уволился, а на его место принят другой — это кадровая операция с документами «Увольнение» и «Приём на работу». Если нужно, чтобы в счетах, актах и заказах вместо старого менеджера подставлялся новый — это замена ответственного в документах. Если речь о входе в программу, правах и задачах — это настройка пользователей.
Часто задача комбинированная: менеджер уволился, и нужно одновременно оформить кадровые документы, передать его клиентов и сделки новому сотруднику, отключить старого пользователя и выдать права новому. В этом случае действуйте последовательно по разделам ниже, начиная с кадровой части.
Как выбрать действие
Увольнение старого и приём нового сотрудника в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте документ. Укажите сотрудника, дату увольнения и основание. Проверьте, что все начисления и удержания за период рассчитаны: увольнение обычно проводится после окончательного расчёта, иначе документ может не включить в базу часть сумм.
После проведения увольнения создайте нового сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Заполните ФИО, данные физического лица (или выберите существующее физлицо, если человек уже был в базе), затем оформите документ «Приём на работу» с должностью, подразделением и графиком. Если новый человек занимает ту же ставку, убедитесь, что штатная единица освобождена — иначе получите превышение штатного расписания.
В 1С:Бухгалтерии с упрощённым кадровым учётом логика аналогична: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Сотрудники». Увольнение оформляется приказом из карточки сотрудника, приём — созданием нового элемента справочника и приказа о приёме.
- 1Рассчитайте и проведите все начисления увольняемого сотрудника
- 2Создайте и проведите документ «Увольнение» с корректной датой и основанием
- 3Проверьте, что штатная единица освободилась
- 4Создайте нового сотрудника и документ «Приём на работу»
- 5Проверьте, что новый сотрудник появился в подборе, а уволенный скрыт из активных списков
Замена ответственного в документах и справочниках
Если нужно, чтобы в новых документах вместо старого менеджера подставлялся новый, откройте карточку пользователя или сотрудника и проверьте настройку «Основной ответственный» — во многих конфигурациях она определяет подстановку по умолчанию. В 1С:Управление торговлей и ERP ответственный в заказах и соглашениях часто берётся из карточки клиента или из настроек пользователя.
Для массовой замены в уже созданных документах используйте обработку группового изменения реквизитов: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов» (в типовых конфигурациях на БСП). Отберите документы по условию «Ответственный = старый сотрудник» и установите новое значение. Перед запуском сделайте резервную копию и сначала выполните замену на тестовой выборке из нескольких документов.
Учтите, что замена ответственного в проведённых документах прошлых периодов может повлиять на аналитические отчёты по продажам и мотивации менеджеров. Если отчётность за период уже сдана, корректнее менять ответственного только в открытых и незавершённых документах.
Переназначение пользователя, прав и задач
Если сотрудник работал в программе под своей учётной записью, не передавайте его логин новому человеку — это нарушает принцип разграничения доступа и делает бессмысленным журнал регистрации. Откройте «Администрирование» → «Пользователи и права», установите старому пользователю признак «Недействителен» (или снимите доступ к информационной базе) и создайте нового пользователя с собственным именем.
Новому пользователю назначьте ту же группу доступа или профиль прав, что был у прежнего: откройте карточку старого пользователя, посмотрите его профиль и роли, и примените аналогичные настройки. В конфигурациях на БСП удобно копировать права через механизм групп доступа — достаточно включить нового пользователя в ту же группу.
Незавершённые задачи (в 1С:Документооборот, CRM-модулях, бизнес-процессах) переадресуйте штатными средствами: в Документообороте это функция перенаправления задач, в конфигурациях с БСП — обработка переназначения исполнителей. Проверьте также подписки на уведомления и настройки рассылки отчётов, привязанные к старому пользователю.
Как передать клиентов, сделки и объекты новому сотруднику
В конфигурациях с CRM-блоком (1С:Управление торговлей, 1С:CRM, УНФ) у клиентов и сделок есть реквизит «Менеджер» или «Ответственный». Передайте портфель через ту же групповую обработку: отберите партнёров по условию «Основной менеджер = старый», установите нового. Отдельно проверьте незакрытые заказы, счета и взаиморасчёты — по ним новый сотрудник должен видеть задолженность и историю.
Если используются соглашения с клиентами, привязанные к менеджеру, проверьте условия продаж: в части конфигураций скидки и цены зависят от соглашения, и смена ответственного сама по себе цены не меняет, но новые документы могут подставить другое соглашение по умолчанию.
Удобно вести короткий чек-лист замены: кадровые документы, пользователь и права, ответственный в документах, клиенты и сделки, задачи и рассылки. По уволенным менеджерам чаще всего забывают именно подписки на отчёты и настройки рабочего стола.
Проверка результата и типичные ошибки
После всех действий выполните контроль: зайдите под новым пользователем и убедитесь, что ему доступны нужные разделы, в новых документах подставляется он как ответственный, а клиенты и задачи отображаются в его списках. Проверьте, что старый пользователь не может войти в базу, а уволенный сотрудник не предлагается в подборе при создании документов.
Сформируйте отчёт по незавершённым документам и задачам с отбором по старому сотруднику — список должен быть пустым или содержать только осознанно оставленные архивные записи. В ЗУП дополнительно сверьте, что лицевой счёт уволенного закрыт корректно, а новый сотрудник попал в штатное расписание.
Как проверить результат
Предлагается новый сотрудник, уволенный скрыт
Уволенный доступен для выбора без ограничений
Новый пользователь входит, старый — нет
Оба входят или новый не имеет доступа
Незавершённых объектов нет
Остались открытые задачи и заказы
Что важно запомнить
Сотрудника заменяют не редактированием, а парой действий: увольнение старого и приём нового, затем переназначение ответственного, прав и задач. Перед массовыми изменениями делайте копию базы и проверяйте результат контрольными отчётами.
Частые вопросы
Можно ли просто переименовать сотрудника, если человек поменял фамилию?
Да, смена фамилии того же человека — это не замена сотрудника. В ЗУП оформляется кадровый документ изменения личных данных, а в простых конфигурациях достаточно исправить фамилию в карточке физического лица с указанием даты изменения. История при этом сохраняется.
Что будет с документами уволенного сотрудника?
Ничего: документы, где он указан автором или ответственным, остаются в базе без изменений. Увольнение влияет только на кадровый и расчётный учёт. Менять ответственного в старых документах требуется только для аналитики и только осознанно.
Как скрыть уволенного из списков, не удаляя его?
Удалять элемент нельзя — на него ссылаются документы. После проведения увольнения типовые конфигурации сами перестают предлагать сотрудника в подборе. Дополнительно в списках можно включить отбор «не показывать уволенных».
Новый сотрудник не видит документы предшественника. Что делать?
Проверьте профиль прав и группу доступа нового пользователя, а также ограничения на уровне записей (RLS) по подразделениям и контрагентам. Чаще всего причина в том, что новый пользователь не включён в ту же группу доступа, что и прежний.
Можно ли провести замену задним числом?
Технически документы приёма и увольнения можно создать прошлой датой, но это затронет расчёты и отчётность за прошлые периоды. Если период закрыт и отчёты сданы, корректнее оформить документы текущей датой с правильными датами событий и проконсультироваться с бухгалтером по кадрам.
Нужно ли менять подписанта в печатных формах при замене руководителя?
Да. Данные подписантов хранятся в карточке организации и в регистре ответственных лиц. После смены руководителя обновите эти записи с корректной датой, иначе в счетах, актах и отчётах продолжит выводиться прежний подписант.