Другое · 8 мин
Как поменять паспортные данные сотрудника в 1С ЗУП
Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С ЗУП: карточка физлица, документы удостоверяющие личность, история изменений и проверка отчётов.
Смена паспорта сотрудника — рутинная кадровая операция, но в 1С ЗУП её нужно выполнять правильно: паспортные данные попадают в личную карточку Т-2, отчётность в ПФР и ФНС, справки о доходах и сведения о застрахованных лицах. Ошибка или пропуск даты смены документа приводит к расхождениям между отчётами за разные периоды и вопросам при проверках.
В программе паспорт хранится не в карточке сотрудника, а в карточке физического лица, с историей изменений. Поэтому важно не просто перезаписать серию и номер, а указать корректную дату, с которой действует новый документ. Ниже разобрано, где именно меняются данные, как работает история, что проверить после изменения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С ЗУП хранятся паспортные данные
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» данные сотрудника разделены на два объекта: справочник «Сотрудники» (связь с организацией, должностью, подразделением) и справочник «Физические лица» (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, документы). Паспорт относится именно к физическому лицу.
Это важно по двум причинам. Во-первых, если человек оформлен в нескольких организациях или как внешний совместитель, паспорт меняется один раз — и обновится везде. Во-вторых, при поиске «где паспорт» в карточке сотрудника его не видно напрямую: нужно перейти по ссылке «Личные данные» или открыть форму физического лица.
Как изменить паспорт через карточку сотрудника
Самый быстрый путь — из списка сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте его карточку. В шапке формы рядом с ФИО есть ссылка «Личные данные» — нажмите её.
Откроется форма личных данных физического лица. Найдите поле «Документ, удостоверяющий личность» — там отображается текущий паспорт. Нажмите на ссылку с данными документа, чтобы открыть историю документов.
- 1Откройте Кадры → Сотрудники и найдите сотрудника
- 2В карточке нажмите ссылку «Личные данные»
- 3Нажмите на поле с текущим документом, удостоверяющим личность
- 4Добавьте новую строку: вид документа «Паспорт гражданина РФ», серия, номер, кем и когда выдан
- 5Укажите дату, с которой действует новый документ
- 6Запишите и закройте форму, проверьте личную карточку Т-2
Как работает история документов и дата изменения
Ключевой момент — поле «Действует с» (или дата регистрации изменения, в зависимости от релиза). Именно по этой дате программа определяет, какой паспорт подставлять в отчёты и печатные формы за конкретный период.
Если сотрудник получил новый паспорт 10 марта, а вы вносите данные в апреле, укажите именно 10 марта (или дату, когда сотрудник сообщил о смене — в зависимости от принятого в компании порядка). Тогда отчёты за первый квартал сформируются со старым паспортом, а последующие — с новым.
Если дату оставить текущей или пустой, возможны ситуации, когда программа подставит новый документ в уже сданные периоды при пересчёте. Это создаст расхождение между первичной и уточнённой отчётностью.
Смена паспорта вместе с фамилией
Частая ситуация — замужество: меняются и фамилия, и паспорт. В этом случае сначала оформите смену ФИО (в той же форме личных данных есть история ФИО с указанием даты), затем добавьте новый паспорт. Обе записи должны иметь корректную дату действия — обычно это дата выдачи нового паспорта.
После смены фамилии проверьте отображение в приказах, расчётных листках и отчётах 2-НДФЛ/6-НДФЛ. Старые документы перепроводить не нужно — программа подставит ФИО по периоду.
Альтернативные способы: справочник «Физические лица» и обработки
Тот же результат достигается через раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица» (в некоторых релизах справочник доступен через «См. также»). Откройте нужное физлицо и измените документ аналогично. Способ удобен, если сотрудник числится в нескольких организациях или вы работаете с уволенным человеком, которого нет в актуальном списке сотрудников.
Для массового внесения (например, загрузка данных при миграции) используются типовые обработки загрузки данных из табличного документа, но для разовой смены паспорта они избыточны и рискованны: ошибка в шаблоне может затронуть другие поля.
Сравнение вариантов
Подходит для разовой правки действующего сотрудника; самый наглядный путь
Удобен для уволенных, совместителей и работы с несколькими организациями
Оправдана только при массовом внесении; требует проверки на копии базы
Что проверить после изменения
После записи данных сформируйте личную карточку Т-2 (Кадры → Кадровые отчёты → Личная карточка Т-2) и убедитесь, что в разделе паспортных данных отображается новый документ. Затем проверьте справку о доходах сотрудника — там тоже подтягивается документ, удостоверяющий личность.
Если смена паспорта произошла в середине отчётного периода, сверьте формируемый отчёт (например, персонифицированные сведения) с ожидаемым документом на дату формирования. При расхождении первым делом проверьте дату «Действует с» в истории документов.
Как проверить результат
Отображается новый паспорт с корректными серией и номером
Виден старый паспорт или пустые поля
Подставлен новый документ
Документ старый — проверьте дату «Действует с»
Показывает паспорт, действовавший на тот момент
Новый паспорт «уехал» в старые периоды — неверная дата начала действия
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — правка старой записи паспорта вместо добавления новой строки истории. В результате старый документ теряется безвозвратно, и отчётность за прошлые периоды начинает показывать новые данные. Всегда добавляйте новую строку, а не редактируйте существующую.
Вторая ошибка — указание неверной даты действия. Дата «сегодня» вместо реальной даты выдачи искажает период, с которого документ считается действующим. Третья — создание дубля физлица при одновременной смене фамилии и паспорта, что ломает историю НДФЛ и взносов.
Учтите и ограничение по правам: у пользователя без роли кадровика или без доступа к персональным данным поле документа может быть недоступно. В этом случае изменение должен выполнить пользователь с соответствующими правами.
Особые случаи: иностранные документы и военный билет
Для иностранных сотрудников в поле «Вид документа» выбирается соответствующий тип: паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание. У таких документов есть срок действия — программа может напоминать о его истечении, если ведётся контроль сроков документов.
Военный билет и удостоверение военнослужащего также вносятся как документы, удостоверяющие личность, но для отчётности обычно требуется паспорт. Следите, чтобы актуальным на дату отчёта был именно тот документ, который ожидает контролирующий орган.
Что важно запомнить
Паспорт меняется в карточке физического лица через добавление новой строки в историю документов с корректной датой «Действует с». После изменения проверьте личную карточку Т-2 и отчётность за текущий и прошлый периоды.
Частые вопросы
Можно ли просто исправить старый паспорт, не добавляя новый?
Технически можно, но делать так не следует: старые данные будут потеряны, и отчётность за прошлые периоды начнёт показывать новый документ. Правильный способ — добавить новую строку в историю документов с датой начала действия.
Сотрудник уволен, но нужно исправить его паспорт для справки. Где менять?
Откройте справочник «Физические лица» (через «См. также» в разделе «Кадры» или поиском), найдите человека и измените документ в его карточке. Доступ к уволенным через список сотрудников может быть ограничен отбором.
Почему в отчёте подставляется старый паспорт, хотя я всё изменил?
Чаще всего причина в дате «Действует с»: если она позже даты формирования отчёта, программа берёт предыдущий документ. Проверьте историю документов и скорректируйте дату начала действия нового паспорта.
Нужно ли перепроводить кадровые документы после смены паспорта?
Нет. Паспортные данные хранятся в физлице и подставляются в печатные формы и отчёты динамически по периоду. Перепроведение приказов и начислений не требуется.
Что делать, если сотрудник работает в двух организациях в одной базе?
Менять паспорт нужно один раз — в карточке физического лица. Поскольку оба сотрудника привязаны к одному физлицу, данные обновятся в обеих организациях автоматически.