Другое · 11 мин
Как получить выписку из электронной трудовой книжки в 1С
Как сформировать выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) в 1С:ЗУП: разделы Кадры и Отчетность, форма СЗВ-ТД, печать и выгрузка сведений о трудовой деятельности.
С 2020 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся в электронном виде, а работодатель обязан передавать их в ПФР (ныне Социальный фонд России) по форме СЗВ-ТД. В программах 1С, прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), эти сведения хранятся в учётной системе, и на их основе можно сформировать выписку из электронной трудовой книжки — как для самого работника, так и для кадровой отчётности.
Выписка из ЭТК требуется в разных ситуациях: работник просит подтвердить стаж для банка или визового центра, кадровик готовит сведения при увольнении, бухгалтер сверяет данные перед сдачей отчётности. В 1С есть несколько способов получить такой документ — от стандартной печатной формы до выгрузки файла для передачи в фонд.
Важно понимать: выписка, сформированная в 1С, отражает данные, которые внесены в вашу учётную программу. Официальным подтверждением сведений, переданных в СФР, она не является — для этого работник запрашивает справку о трудовой деятельности через Госуслуги или в самом фонде. Но для внутренних целей и выдачи работнику сведений по месту работы выписки из 1С достаточно.
Что такое выписка из ЭТК и где она хранится в 1С
Электронная трудовая книжка — это не отдельный файл, а совокупность сведений о трудовой деятельности: приёмы на работу, переводы, увольнения, переименования организации, а также сведения о запрете занимать должность или дисциплинарных взысканиях, если они подлежат передаче. В 1С:ЗУП эти сведения формируются автоматически на основании кадровых документов.
Источник данных — документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и регистрационные мероприятия, которые программа преобразует в мероприятия ЭТК. Пока кадровый документ не проведён, соответствующее мероприятие в выписку не попадёт.
Также следует различать выписку у текущего работодателя и полную выписку из ЭТК. 1С показывает только те сведения, которые внесены в вашу базу по вашей организации. Данные о работе у других работодателей в программу не поступают автоматически.
Подготовка: проверка кадровых данных перед формированием
Прежде чем формировать выписку, убедитесь, что в базе корректно отражена кадровая история сотрудника. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте список кадровых документов: приём, все переводы, увольнение при наличии. Каждый документ должен быть проведён — помеченные на удаление или непроведённые документы в выписку не попадут.
Отдельно проверьте регистрационные сведения организации: наименование, ИНН, КПП, а также историю переименований, если организация меняла название. Эти данные выводятся в шапке выписки, и ошибка в них сделает документ недостоверным.
Как проверить готовность данных
Все приёмы, переводы и увольнения проведены и отражают реальные даты
Есть непроведённые документы или пропущенные переводы — выписка будет неполной
Наименование и ИНН в справочнике организаций актуальны
Устаревшее наименование или отсутствует запись о переименовании
В отчёте по мероприятиям ЭТК каждая кадровая операция имеет соответствующее мероприятие
Документ есть, а мероприятие не сформировано — требуется перепроведение
Если организация перешла на электронные трудовые книжки не с начала работы сотрудника, исторические сведения о прошлых периодах в базе могут отсутствовать. В этом случае выписка будет содержать только период с момента начала ведения учёта в программе.
Формирование выписки через раздел «Кадры»
Основной способ получить выписку — воспользоваться штатным механизмом в разделе кадрового учёта. В типовой конфигурации 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» и найдите подраздел, связанный с электронными трудовыми книжками (в зависимости от версии он может называться «Электронные трудовые книжки» или входить в «Отчёты по кадрам»).
Выберите сотрудника, укажите период, за который нужны сведения, и сформируйте отчёт. Программа выведет таблицу мероприятий: дата, вид мероприятия (приём, перевод, увольнение), должность, структурное подразделение, основание (реквизиты приказа). По этой таблице доступна печатная форма сведений о трудовой деятельности.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
- 2Проверьте, что все кадровые документы проведены
- 3Перейдите в подраздел «Электронные трудовые книжки» (или отчёт «Сведения о трудовой деятельности»)
- 4Укажите сотрудника и период формирования
- 5Сформируйте отчёт и проверьте состав мероприятий
- 6Выведите печатную форму через кнопку «Печать» или сохраните в PDF
Печатная форма обычно включает реквизиты работодателя, персональные данные работника (ФИО, СНИЛС), перечень мероприятий и подпись ответственного лица. Именной состав граф зависит от версии конфигурации — в актуальных релизах форма соответствует утверждённому виду сведений о трудовой деятельности.
Если нужна выписка по нескольким сотрудникам
Для групповой выдачи — например, при реорганизации или массовой проверке — используйте отчёт с отбором по подразделению или списку сотрудников. Сформируйте отчёт без ограничения по одному человеку, а затем при печати разбейте результат по сотрудникам. Учтите, что каждому работнику выдаётся только его собственная выписка: передавать сведения третьих лиц нельзя.
Формирование сведений при увольнении
При увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в день прекращения трудового договора. В 1С:ЗУП эта форма доступна непосредственно из документа «Увольнение»: после проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму сведений о трудовой деятельности.
Если работник письменно согласился на получение сведений в электронном виде, выписку можно направить по электронной почте или через личный кабинет. Для этого сформируйте файл в формате PDF и зафиксируйте факт отправки. При отсутствии такого согласия сведения выдаются на бумаге и заверяются подписью уполномоченного лица.
Выгрузка сведений для передачи в СФР
Помимо выписки для работника, в 1С формируется отчёт СЗВ-ТД для передачи в Социальный фонд России. Он находится в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо в подразделе «СЗВ-ТД» раздела кадрового учёта. Отчёт создаётся по каждому кадровому мероприятию — как правило, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Программа автоматически собирает неподанные мероприятия в новый отчёт. После формирования проверьте состав: каждая строка должна содержать сотрудника, вид мероприятия, дату и основание. Затем отчёт можно выгрузить в файл XML или отправить напрямую через сервис электронной отчётности, если он подключён.
Для сверки поданных сведений используйте журнал отчётов: в нём видно, какие мероприятия отправлены, приняты или отклонены. Отклонённые мероприятия нужно исправить и подать повторно — до этого момента они не считаются переданными в фонд.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — пустая или неполная выписка. Причина почти всегда в непроведённых кадровых документах либо в том, что учёт в программе начат позже фактического приёма сотрудника. Вторая типичная ситуация — в выписке отсутствуют переименования организации, потому что в справочнике организаций не ведётся история наименований.
Ещё одно ограничение: типовая выписка из 1С не заменяет справку о трудовой деятельности из СФР, если её требует банк, посольство или новый работодатель в официальном порядке. Уточняйте у запрашивающей стороны, достаточно ли сведений от работодателя или нужен документ из фонда.
Перед массовой выдачей выписок (например, при реорганизации) сформируйте сводный отчёт по мероприятиям ЭТК по всем сотрудникам и сверьте его с журналом приказов. Расхождения проще исправить до выдачи документов, чем потом оформлять отменяющие мероприятия для каждого работника.
Как проверить готовую выписку
После формирования сверьте выписку с первичными документами: даты приёма, переводов и увольнения должны совпадать с приказами, а реквизиты приказов — указываться как основание мероприятия. Проверьте персональные данные: СНИЛС и ФИО должны точно соответствовать документам работника, иначе при совпадении с данными СФР возникнут расхождения.
Если выписка предназначена для официальной передачи, убедитесь, что на ней стоит подпись уполномоченного лица и при необходимости печать организации (если она используется). Электронная версия, подписанная усиленной квалифицированной подписью, равнозначна бумажной.
Как выбрать способ получения выписки
Частые вопросы
Можно ли получить в 1С выписку по всем местам работы сотрудника?
Нет. База 1С содержит только сведения, внесённые вашей организацией. Полную выписку по всем работодателям работник получает самостоятельно через портал Госуслуг, в клиентской службе СФР или в МФЦ.
Чем выписка для работника отличается от отчёта СЗВ-ТД?
СЗВ-ТД — отчёт работодателя в фонд по конкретным мероприятиям. Сведения о трудовой деятельности (выписка) — документ, выдаваемый работнику, с накопленной историей у данного работодателя. Формы и назначение у них разные, хотя источник данных общий.
Почему в выписке нет части переводов сотрудника?
Чаще всего причина в непроведённых документах «Кадровый перевод» или в том, что переводы оформлялись до начала учёта в программе и не были внесены историческими документами. Проверьте список кадровых документов сотрудника и при необходимости введите недостающие.
Нужно ли заверять электронную выписку подписью?
Если выписка передаётся работнику в электронном виде по его согласию, документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Без подписи электронный файл юридической силы как официальный документ не имеет.
Что делать, если в уже выданной выписке нашлась ошибка?
Исправьте кадровые данные в программе, при необходимости подайте в СФР отменяющий и корректный отчёт СЗВ-ТД, затем сформируйте новую выписку и выдайте её работнику взамен ошибочной. Работника следует уведомить о замене документа.
Обязательно ли выдавать выписку при увольнении, если работник её не просил?
Да. Выдача сведений о трудовой деятельности в день увольнения — обязанность работодателя независимо от заявления работника. Невыдача может повлечь ответственность и споры о дате и основании увольнения.
Что важно запомнить
Выписка из ЭТК в 1С формируется из раздела «Кадры» или документа «Увольнение» на основе проведённых кадровых документов. Перед выдачей сверьте данные с приказами, при ошибках после сдачи СЗВ-ТД подавайте отменяющий отчёт, а полную справку по всем работодателям работник получает через Госуслуги или СФР.