Другое · 10 мин
Как подавать ЕФС-1 в 1С: пошаговая инструкция
Как сформировать и отправить ЕФС-1 в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: подразделы, настройка обмена с СФР, проверка ошибок и подтверждение получения отчёта.
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР) вместо прежних СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и раздела 4 формы 4-ФСС. Отчёт включает несколько подразделов, и в 1С каждый из них формируется по своему событию: приём на работу, увольнение, кадровые переводы, стаж, взносы на накопительную пенсию и взносы от несчастных случаев.
В программах 1С (ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0, КАМИН и других конфигурациях) ЕФС-1 создаётся как исходящий отчёт через регламентированную отчётность. Данные подтягиваются из кадровых документов и учёта взносов, поэтому ключ к чистой сдаче — корректно введённые первичные документы и актуальный релиз конфигурации, в котором поддерживается действующий формат выгрузки.
Ниже разобраны практические шаги: от подготовки данных до отправки и контроля статуса, а также типичные ошибки, из-за которых СФР возвращает отчёт с отказом.
Что входит в ЕФС-1 и какой подраздел сдавать
Форма состоит из нескольких подразделов, и сдавать их нужно по разным событиям и в разные сроки:
- Подраздел 1.1 — приём на работу, перевод, увольнение, отстранение, ГПХ-договоры. Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или увольнении, для прочих событий — до 25-го числа следующего месяца.
- Подраздел 1.2 — сведения о стаже (аналог СЗВ-СТАЖ). Сдаётся ежегодно, а также при выходе сотрудника на пенсию.
- Подраздел 2 — расчёт взносов на травматизм (бывший раздел 2 формы 4-ФСС). Сдаётся ежеквартально.
- Подраздел 3 — взносы на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3), если работодатель уплачивает такие взносы.
Перед созданием отчёта определите, какое событие прошло в организации. В 1С подразделы формируются отдельными документами, поэтому смешивать их в одном отчёте не нужно — каждый создаётся и отправляется самостоятельно.
Подготовка: что проверить до формирования отчёта
Большинство ошибок при сдаче ЕФС-1 возникает не при отправке, а из-за некорректных исходных данных. Перед созданием отчёта проверьте следующее:
- релиз конфигурации обновлён до версии с актуальным форматом ЕФС-1 — формат периодически меняется, и старый релиз выгружает файл, который СФР не примет;
- кадровые документы (приём, перевод, увольнение, договор ГПХ) проведены и содержат верные даты;
- у сотрудников заполнены СНИЛС, ИНН, паспортные данные без опечаток;
- в карточке организации указаны регистрационный номер в СФР и код подчинённости;
- настроен обмен с контролирующими органами (1С-Отчётность) с действующим сертификатом.
- 1Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Создать»
- 2Выберите форму ЕФС-1, подраздел 1.1 и тип события
- 3Проверьте список сотрудников и даты событий по приказам
- 4Нажмите «Проверить» → «Проверить в интернете» для контроля формата
- 5Нажмите «Отправить» и дождитесь подтверждения доставки
Особое внимание уделите СНИЛС: расхождение хотя бы в одной цифре приводит к отказу по конкретному сотруднику. Если СНИЛС недавно менялся или сотрудник переоформлял документы, сверьте данные с выпиской из личного кабинета работника.
Формирование подраздела 1.1 (кадровые события)
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и нажмите «Создать» → «ЕФС-1» либо используйте журнал «Исходящие документы СФР» (в некоторых релизах — «Сведения для СФР»). Выберите подраздел 1.1 и вид кадрового события: приём, перевод, увольнение, договор ГПХ.
Программа автоматически предложит сотрудников, по которым в указанном периоде были проведены соответствующие кадровые документы. Проверьте, что список совпадает с приказами: лишние строки удалите, недостающих сотрудников добавьте вручную через кнопку «Добавить».
Для переводов важно корректно указать новое подразделение и должность — они подтягиваются из кадрового перевода. Если перевод оформлен документом «Кадровый перевод списком», убедитесь, что все строки документа попали в отчёт.
Формирование подраздела 1.2 (сведения о стаже)
Подраздел 1.2 сдаётся раз в год, а также внепланово — когда сотрудник подаёт заявление о назначении пенсии. В ЗУП 3.1 создайте документ «ЕФС-1, подраздел 1.2» через журнал исходящих документов СФР, укажите отчётный год.
Стаж заполняется автоматически на основании кадровых документов и документов отсутствий: отпусков без сохранения, отпусков по уходу за ребёнком, простоев. Проверьте, что все отсутствия в течение года оформлены документами, а не только отражены в табеле — иначе периоды в стаж не попадут или попадут неверно.
Особые коды стажа (вредные условия, северные надбавки) берутся из штатного расписания и карточек позиций. Если в организации есть рабочие места с особыми условиями труда, убедитесь, что в штатном расписании для них заполнены соответствующие признаки, иначе коды льготного стажа не выгрузятся.
Подраздел 2 (взносы на травматизм) и подраздел 3
Подраздел 2 — ежеквартальный расчёт по взносам от несчастных случаев. В 1С:Бухгалтерии и ЗУП он формируется как регламентированный отчёт: «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Создать» → «ЕФС-1 (подраздел 2)». Данные по базе и начисленным взносам подтягиваются из учёта страховых взносов.
Перед отправкой сверьте облагаемую базу с расчётом по страховым взносам в налоговую: расхождения между базами по травматизму и пенсионно-медицинским взносам допустимы (есть необлагаемые выплаты), но должны быть объяснимы. Типичная причина расхождений — выплаты по ГПХ-договорам, по которым взносы на травматизм начисляются только если это предусмотрено договором.
Подраздел 3 формируется только если работодатель перечисляет добровольные взносы на накопительную пенсию сотрудников (аналог ДСВ-3). Если таких взносов нет, подраздел не создаётся.
Способы отправки ЕФС-1
Отправка прямо из программы одной кнопкой, автоматический контроль статуса и протоколов. Требует действующего сертификата и настроенного обмена с СФР.
Кнопка «Выгрузить» сохраняет XML-файл, который загружается в личный кабинет СФР или сторонний оператор. Подходит, если 1С-Отчётность не подключена, но статус придётся отслеживать вручную.
Отправка, контроль статуса и исправление ошибок
При отправке через 1С-Отчётность после нажатия кнопки «Отправить» отчёт проходит несколько статусов: «Отправлено» → «Доставлено» → «Принято» или «Не принято». Промежуточные статусы обновляются автоматически при обмене; если статус долго не меняется, выполните обмен вручную через кнопку «Обновить» в списке отчётов.
Если отчёт не принят, откройте протокол отказа — в нём указан код и текст ошибки. Типичные причины: неверный СНИЛС, несоответствие ФИО и СНИЛС по базе СФР, устаревший формат файла, дубль ранее отправленного события. Исправьте данные в исходном документе (кадровом приказе или карточке сотрудника), а не только в отчёте — иначе ошибка повторится в следующий раз.
Для отмены ошибочно отправленного события (например, увольнения, которое отменили) используйте тот же подраздел с признаком отмены события — в 1С это реализовано через создание корректирующего исходящего документа по тому же сотруднику.
Как проверить результат
«Принято» с положительным протоколом СФР
«Не принято» или статус не меняется несколько дней
Совпадает с приказами за период, даты событий верны
Лишние или отсутствующие сотрудники, даты отличаются от приказов
Сходится с учётом взносов, расхождения объяснимы
Суммы не сходятся с данными учёта без причины
Частые вопросы по ЕФС-1 в 1С
В какой конфигурации 1С можно сдать ЕФС-1?
Форма поддерживается в 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерии 3.0 (при ведении зарплаты), 1С:КАМИН и других актуальных решениях. Условие — обновлённый релиз с действующим форматом выгрузки. В старых конфигурациях (ЗУП 2.5, Бухгалтерия 2.0) ЕФС-1 не поддерживается.
Что делать, если сотрудник не попал в подраздел 1.1 автоматически?
Проверьте, проведён ли кадровый документ и попадает ли его дата в период отчёта. Если документ в порядке, добавьте сотрудника в отчёт вручную кнопкой «Добавить» и укажите событие и дату. После этого разберитесь, почему автозаполнение не сработало — чаще всего причина в непроведённом или отменённом документе.
Как отменить ошибочно отправленное увольнение?
Создайте новый исходящий документ ЕФС-1 подраздела 1.1 по тому же сотруднику с тем же событием, но с признаком отмены. В ЗУП 3.1 это делается из журнала исходящих документов СФР. Отменяющий документ отправляется так же, как обычный отчёт.
Можно ли сдать ЕФС-1 без 1С-Отчётности?
Да. Сформируйте отчёт, нажмите «Выгрузить» и сохраните XML-файл. Затем загрузите его через личный кабинет страхователя на портале СФР или через оператора ЭДО. Статус приёмки в этом случае контролируется вручную по квитанции из личного кабинета.
Отчёт не принят с ошибкой по СНИЛС — что проверить?
Сверьте СНИЛС и ФИО в карточке сотрудника с данными СФР: расхождение даже в одной цифре или букве (например, после смены фамилии) вызывает отказ. Исправьте данные в карточке сотрудника, при смене фамилии оформите соответствующий кадровый документ, затем переформируйте и отправьте отчёт заново.
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет движения по кадрам?
Подраздел 1.1 сдаётся только при наличии событий: если приёмов, увольнений и переводов не было, отчёт не формируется. Подраздел 1.2 (стаж) сдаётся ежегодно по всем сотрудникам независимо от кадровых движений, подраздел 2 — ежеквартально при наличии начислений.
Что важно запомнить
ЕФС-1 в 1С формируется по подразделам: 1.1 — по кадровым событиям (срок — следующий рабочий день при приёме/увольнении), 1.2 — стаж ежегодно, 2 — взносы на травматизм ежеквартально. Обновите релиз, проверьте кадровые документы и СНИЛС, отправьте через 1С-Отчётность и дождитесь статуса «Принято». Ошибки исправляйте в исходных документах, а не только в отчёте.