Как подать заявление на ведение трудовой книжки в 1С:ЗУП

С 2020 года работники вправе выбирать формат трудовой книжки: бумажную или электронную (сведения о трудовой деятельности). Свой выбор сотрудник оформляет письменным заявлением, а работодатель обязан учесть его в кадровом учёте и при передаче отчётности. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ, который фиксирует выбор работника и влияет на формирование отчёта СЗВ-ТД и сведений для электронной трудовой книжки.

Ошибка при регистрации заявления приводит к практическим последствиям: сведения о приёме, переводе или увольнении могут не попасть в электронные данные ПФР (СФР), либо, наоборот, работнику не выдадут бумажную книжку при увольнении, хотя он её не отказывался. Поэтому важно не только ввести документ, но и проверить, как выбор сотрудника отразился в учёте.

Ниже разобрано, где в ЗУП находится нужный документ, как его заполнить в типовых сценариях, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что фиксирует заявление и почему это важно для учёта

Работник подаёт одно из двух заявлений: о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (переход на «электронную» книжку) или о ведении трудовой книжки в бумажном виде (сохранение привычного формата). Выбор делается один раз, но работник вправе подать новое заявление и изменить решение.

Для программы это не просто скан-копия в личном деле. От зарегистрированного выбора зависит:

• нужно ли продолжать заполнять бумажную трудовую книжку при кадровых событиях;
• какие сведения передаются в СФР отчётом СЗВ-ТД и формируются для электронной трудовой книжки;
• какие документы выдаются работнику при увольнении (бумажная книжка или форма СТД-Р).

Если заявление не введено в ЗУП, программа не сможет корректно определить статус работника, и кадровику придётся контролировать формат книжки вручную — при большой численности это почти гарантированно приводит к ошибкам.

Где в 1С:ЗУП находится документ для регистрации заявления

В типовой конфигурации ЗУП 3.1 заявления работников о выборе способа ведения трудовой книжки регистрируются документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Найти его можно в разделе «Кадры» — в группе документов, связанных с трудовыми книжками и сведениями о трудовой деятельности. В некоторых настройках интерфейса документ также доступен из раздела «Отчётность, справки» рядом с формами для СФР.

Если документа не видно в меню, откройте список всех документов через функцию «Все функции» (при включённом техническом режиме) или проверьте настройку видимости команд раздела «Кадры» — пункт «Настройка навигации». У пользователя должны быть права на работу с кадровыми документами и сведениями о трудовой деятельности.

Обратите внимание: документ является списочным — одним документом можно зарегистрировать заявления сразу нескольких сотрудников, что удобно при массовом сборе заявлений.

Как оформить заявление: пошаговый порядок

Стандартная последовательность регистрации заявления выглядит так:

1. Откройте раздел «Кадры» и создайте новый документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
2. Укажите организацию и дату регистрации заявлений (по умолчанию подставляется текущая дата — при необходимости скорректируйте на фактическую дату подачи).
3. Добавьте в табличную часть сотрудников, подавших заявления, — по одному или подбором списка.
4. Для каждого сотрудника укажите вид заявления: о предоставлении сведений о трудовой деятельности (электронный формат) или о ведении бумажной трудовой книжки.
5. Проверьте даты подачи заявлений по каждому сотруднику — они должны совпадать с датами на бумажных оригиналах.
6. Проведите документ и сохраните скан-копии заявлений в присоединённых файлах или в личном деле работника.

1. 1
   Создайте документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Кадры»
2. 2
   Добавьте сотрудников и укажите вид заявления по каждому
3. 3
   Сверьте даты подачи с бумажными оригиналами заявлений
4. 4
   Проведите документ и приложите скан-копии заявлений
5. 5
   Проверьте, что выбор отразился в карточке сотрудника и учитывается в СЗВ-ТД

После проведения документа выбор работника сохраняется в регистрах сведений и используется программой при всех последующих кадровых операциях.

Сценарий: работник выбирает электронную трудовую книжку

Если сотрудник подаёт заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, в документе для него выбирается соответствующий вариант. С этого момента работодатель прекращает ведение бумажной книжки: последняя запись в ней — о подаче заявления, после чего книжка выдаётся работнику на руки под подпись.

В ЗУП при таком выборе кадровые события (приём, перевод, увольнение) по этому сотруднику должны попадать в отчёт СЗВ-ТД, а при увольнении вместо бумажной книжки формируется сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Проверьте, что в отчёте СЗВ-ТД по сотруднику корректно отражаются мероприятия после даты заявления.

Сценарий: работник сохраняет бумажную книжку

Если работник подаёт заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, в документе выбирается вариант о продолжении ведения бумажной книжки. Кадровый учёт в этом случае не меняется: записи в книжку вносятся в прежнем порядке, а сведения в СФР по кадровым мероприятиям всё равно передаются — это требование не зависит от выбора работника.

Такое заявление тоже нужно зарегистрировать в ЗУП: без него программа не «знает», что сотрудник определился с форматом, и при формировании отчётности и увольнении могут возникнуть вопросы, какой документ выдать работнику.

Массовая регистрация и изменение решения работника

При первичном сборе заявлений по всей организации удобнее создавать один-два списочных документа на большую группу сотрудников, а не отдельный документ на каждого. Используйте подбор сотрудников в табличную часть и затем распределяйте вид заявления по строкам.

Если работник передумал и подал новое заявление (например, сначала выбрал электронный формат, а затем решил вернуться к бумажной книжке), в ЗУП создаётся новый документ с новой датой и новым выбором. Учитывается последнее по дате заявление. Старый документ отменять или удалять не нужно — он остаётся частью истории.

При смене решения с электронного на бумажный учтите кадровую часть процесса: работнику потребуется завести новую бумажную книжку (или продолжить имеющуюся, если она не была выдана на руки окончательно), и этот момент оформляется кадровыми документами, а не только заявлением.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Работник впервые подаёт заявление о формате книжкиСоздайте документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с нужным видом заявления

Работник подаёт повторное заявление с другим выборомСоздайте новый документ с актуальной датой — будет учитываться последнее заявление

Нужно зарегистрировать заявления большой группы сотрудниковИспользуйте один списочный документ с подбором сотрудников в табличную часть

Документ введён, но выбор не виден в отчётахПроверьте, что документ проведён, даты корректны, а сотрудник указан без дублей в справочнике

Как проверить результат и контрольные точки

После проведения документа убедитесь, что данные учтены корректно:

• в карточке сотрудника и в отчётах по трудовым книжкам отражается актуальный выбранный формат;
• при формировании СЗВ-ТД по сотруднику мероприятия после даты заявления заполняются без ошибок;
• при увольнении программа предлагает корректный комплект документов: СТД-Р для «электронного» работника или бумажную книжку для выбравшего её.

Полезно сформировать сводный список сотрудников по статусу заявлений и сверить его с папкой бумажных оригиналов: количество и состав должны совпадать. Расхождение означает, что чьё-то заявление не введено или введено дважды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус заявления по сотруднику в ЗУП

Норма

Вид заявления и дата совпадают с бумажным оригиналом

Тревожный признак

Заявление отсутствует, дата не совпадает или выбран неверный вариант

Отчёт СЗВ-ТД по сотруднику

Норма

Кадровые мероприятия отражаются с корректными данными после даты заявления

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в отчёте при наличии кадровых событий

Документы при увольнении

Норма

Программа формирует СТД-Р для электронного формата или требует книжку для бумажного

Тревожный признак

Формируется не тот комплект документов, что выбрал работник

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за организационных упущений. Характерные ошибки:

• Заявление получено от работника, но не введено в ЗУП — при увольнении выясняется, что программа «не знает» о выборе, и документы готовятся в спешке.
• Неверная дата подачи заявления — сдвигает момент, с которого прекращается ведение бумажной книжки, и создаёт расхождения с записями в самой книжке.
• Дубли сотрудников в справочнике — заявление введено на одну карточку, а кадровые документы оформляются на другую.
• Повторное заявление работника вводится редактированием старого документа вместо создания нового — теряется история и искажается учёт.

Отдельное ограничение: документ регистрирует только факт заявления. Выдача бумажной книжки на руки, внесение последней записи, формирование СТД-Р — это самостоятельные кадровые операции, которые нужно выполнить отдельно.

Ответы на частые вопросы

Обязательно ли вводить заявление в ЗУП, если работник выбрал бумажную книжку?

Да. Программе нужен зарегистрированный выбор для корректной работы отчётности и кадровых документов. Отсутствие заявления оставляет статус работника неопределённым, что создаёт риски при увольнении и проверках.

Можно ли зарегистрировать заявления всех сотрудников одним документом?

Да, документ списочный: добавьте сотрудников подбором в табличную часть и укажите вид заявления по каждой строке. Это стандартный способ массовой регистрации.

Что делать, если работник подал новое заявление и изменил выбор?

Создайте новый документ с актуальной датой и новым вариантом. Учитывается последнее по дате заявление. Старый документ не редактируйте и не удаляйте — он фиксирует историю.

Почему выбор сотрудника не отражается в отчётах?

Проверьте, что документ проведён, дата заявления корректна, а сотрудник не заведён в справочнике дважды. Также убедитесь, что используется актуальная версия конфигурации — механизмы учёта сведений о трудовой деятельности дорабатывались в обновлениях.

Нужно ли передавать в СФР сведения о самом заявлении?

Да, факт подачи заявления о выборе формы трудовой книжки подлежит отражению в отчётности по установленным формам. В ЗУП зарегистрированное заявление учитывается при подготовке соответствующих сведений, но ответственность за своевременную сдачу остаётся на работодателе.

Где хранить бумажные оригиналы заявлений?

Оригиналы хранятся в личных делах работников или в отдельном деле по заявлениям в соответствии с кадровым делопроизводством организации. В ЗУП рекомендуется прикрепить скан-копию к документу, чтобы быстро находить подтверждение выбора.