Другое · 8 мин
Как подать заявление на электронную трудовую книжку в 1С
Как оформить заявление о выборе электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП, зарегистрировать его в программе и передать сведения в СФР. Пошаговая инструкция.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) оформляется заявлением работника, а кадровик обязан зарегистрировать этот выбор в учётной системе и передать сведения в Социальный фонд России. В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:КАМИН для этого предусмотрены штатные документы и отчёты, которые формируют сведения по форме ЭФС-1 (подраздел 1.2) автоматически.
Ошибка на этом этапе приводит к двойному учёту: работник считает, что трудовая книжка электронная, а работодатель продолжает вести бумажную, или наоборот. Поэтому важно не только принять заявление, но и корректно отразить его в программе и проконтролировать отправку отчётности.
Ниже разобран полный цикл: от получения заявления до проверки того, что сведения приняты фондом, с акцентом на типичные ошибки в 1С.
Что нужно сделать до регистрации заявления в 1С
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что заявление работника оформлено правильно. Работник пишет заявление в произвольной форме или по утверждённому в организации шаблону: либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, либо о ведении бумажной трудовой книжки. Заявление подписывается собственноручно и хранится в личном деле.
Проверьте, что в 1С обновлена конфигурация до актуального релиза: формы отчётности в СФР и документы по ЭТК периодически меняются, и в старых релизах отчёт ЭФС-1 может формироваться некорректно. Также убедитесь, что у организации настроен обмен с фондом (1С-Отчётность или обмен через сертификат), иначе отправить сведения прямо из программы не получится.
Отдельно проверьте карточку сотрудника: СНИЛС, ФИО и паспортные данные должны быть заполнены полностью и без ошибок. Отчёт ЭФС-1 контролирует эти поля, и при пустом СНИЛС документ не пройдёт форматный контроль.
Как зарегистрировать заявление в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 заявления об электронных трудовых книжках регистрируются специальным документом. Откройте раздел «Кадры» и найдите журнал «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (в некоторых релизах он доступен через «Кадры → Электронные трудовые книжки» или через поиск по названию документа).
Создайте новый документ и заполните поля: организация, сотрудник, дата заявления и вид заявления — «О предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» или «О ведении трудовой книжки в бумажном виде». Дата документа должна совпадать с датой фактического заявления работника, от неё зависит период сдачи отчётности.
Проведите документ. После проведения программа запоминает статус работника: с этого момента кадровые документы по нему (приёмы, переводы, увольнения) должны порождать сведения для ЭФС-1, а не записи в бумажную книжку.
- 1Получите подписанное заявление работника
- 2Откройте Кадры → Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
- 3Создайте документ, укажите сотрудника, дату и вид заявления
- 4Проведите документ и проверьте отсутствие ошибок
- 5Сформируйте отчёт ЭФС-1 (подраздел 1.2) за соответствующий месяц
- 6Отправьте отчёт через 1С-Отчётность и дождитесь положительного протокола
Как передать сведения в СФР отчётом ЭФС-1
Сведения о заявлении работника передаются в составе формы ЭФС-1, подраздел 1.2 «Сведения о поданных заявлениях». Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления. Если заявление подано в марте, отчитаться нужно до 25 апреля.
В 1С:ЗУП откройте «Отчётность, справки → 1С-Отчётность», создайте новый отчёт ЭФС-1 и выберите нужный период. При автоматическом заполнении программа подтянет зарегистрированные заявления в подраздел 1.2. Проверьте, что строка по сотруднику присутствует, СНИЛС и дата заявления указаны верно.
После проверки нажмите «Отправить». Дождитесь квитанции о приёме: статус «Сдано» означает, что фонд принял сведения. Если пришёл отказ с описанием ошибки — исправьте данные (чаще всего это СНИЛС или дата) и отправьте повторно до истечения срока.
Как проверить, что всё зарегистрировано правильно
Контроль результата состоит из трёх точек: корректность документа в 1С, принятие отчёта фондом и отсутствие двойного учёта. Не ограничивайтесь проведением документа — убедитесь, что сведения реально ушли и приняты.
Полезно сверить список заявлений в программе со стопкой бумажных заявлений в личных делах: каждому бумажному заявлению должен соответствовать один документ в 1С и одна строка в ЭФС-1 за соответствующий месяц. Расхождения обычно возникают, когда заявление приняли, но забыли внести в программу.
Как проверить результат
Проведён, вид заявления и дата совпадают с бумажным оригиналом
Документ в черновике, дата отличается от заявления
Сотрудник есть в списке, статус отчёта «Сдано»
Строки нет, отчёт не отправлен или отклонён
СНИЛС и ФИО заполнены без ошибок
Пустой СНИЛС, расхождение ФИО с документами
Частые ошибки при работе с заявлениями в 1С
Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности действий или невнимательности к датам. Ниже собраны типичные сценарии, которые приводят к штрафным рискам и путанице в учёте.
Если ошибка уже допущена, не удаляйте проведённые документы «задним числом» без анализа последствий: корректировка подаётся уточняющим отчётом ЭФС-1, а в программе — исправлением первичного документа с сохранением истории.
Особые сценарии: отказ от ЭТК и приём новых сотрудников
Работник передумал и хочет вернуть бумажную книжку
Работник вправе изменить выбор и подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Порядок в 1С тот же: создаётся новый документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с видом «О ведении трудовой книжки в бумажном виде», затем сведения передаются в ЭФС-1. После этого работодатель обязан завести бумажную книжку и внести в неё актуальные записи.
Приём на работу сотрудника с электронной книжкой
Если новый сотрудник уже выбрал ЭТК у прежнего работодателя, повторное заявление о выборе не требуется — достаточно запросить у него сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и оформить приём штатным документом. Сведения о приёме передаются в ЭФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли подать заявление на электронную трудовую книжку через Госуслуги, минуя 1С?
Да, работник может подать заявление через портал Госуслуг. Но кадровику всё равно нужно зарегистрировать этот факт в 1С, чтобы программа корректно формировала кадровые сведения и отчётность. Данные из Госуслуг в 1С автоматически не попадают.
Что будет, если не сдать ЭФС-1 по заявлению в срок?
За нарушение сроков и формы представления сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность для должностных лиц и организаций. Кроме того, у работника возникает риск некорректного учёта стажа, что приведёт к претензиям и необходимости подавать корректирующие сведения.
Нужно ли вносить в бумажную книжку запись о переходе на ЭТК?
Да. При переходе на электронный формат в бумажную трудовую книжку вносится запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, с указанием даты. После этого бумажная книжка выдаётся работнику на руки под подпись.
Где в 1С посмотреть список всех сотрудников, выбравших ЭТК?
Используйте журнал документов «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Кадры» — отфильтруйте по виду заявления. Дополнительно можно сформировать кадровые отчёты по электронным трудовым книжкам, доступные в разделе «Отчётность, справки».
Что делать, если в ЭФС-1 сотрудник не попадает при автозаполнении?
Проверьте три вещи: проведён ли документ заявления, попадает ли его дата в отчётный период формы, заполнен ли СНИЛС в карточке сотрудника. Чаще всего причина — документ создан, но не проведён, либо дата заявления относится к другому месяцу.
Что важно запомнить
Заявление работника регистрируется документом в разделе «Кадры», сведения передаются отчётом ЭФС-1 (подраздел 1.2) до 25-го числа следующего месяца. Контролируйте три точки: проведённый документ, сданный отчёт с положительным протоколом и отсутствие двойного учёта в бумажной книжке.