Как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С

Переход работника на электронную трудовую книжку (ЭТК) — это не техническая настройка, а кадровая процедура, которая оформляется документально: сотрудник подает заявление, работодатель фиксирует выбор и передает сведения в ПФР. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ, и важно провести его правильно, иначе отчетность по форме СЗВ-ТД уйдет с ошибками, а бумажная книжка продолжит вестись незаконно.

Главное, что нужно понимать кадровику: решение о переходе принимает только работник. Работодатель обязан был уведомить сотрудников о праве выбора, но не вправе принуждать к электронному формату. В программе это отражается двумя разными ситуациями: «подал заявление о ведении сведений в электронном виде» и «подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки» — и обе фиксируются документально.

Ниже разобран полный цикл: от получения заявления до проверки того, что сведения ушли в ПФР, а в 1С корректно отразился статус работника. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — самую распространенную конфигурацию для кадрового учета.

Проверьте основание: заявление работника

До любых действий в программе убедитесь, что заявление от сотрудника получено и правильно оформлено. Заявление пишется в произвольной форме или по шаблону, принятому в организации, и должно однозначно выражать волю работника: вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Дата заявления важна — от нее зависит, за какой отчетный период сведения попадут в СЗВ-ТД.

Если работник до конца установленного переходного периода не подавал никакого заявления, по умолчанию считается, что за ним сохраняется бумажная трудовая книжка. Принудительно «перевести всех на электронку» в программе нельзя — это нарушение, и отсутствие заявления легко выявляется при проверке.

Практический момент: храните заявления в личном деле работника вместе с другими кадровыми документами. При споре именно заявление подтверждает, что выбор был добровольным, а дата на нем — что работодатель не затянул с передачей сведений.

Создайте документ о заявлении в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» и перейдите в журнал «Электронные трудовые книжки» (в некоторых релизах путь: «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».

В документе укажите организацию, дату регистрации заявления и самого сотрудника. Ключевое поле — тип заявления: выберите вариант «О предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Если работник, наоборот, решил остаться на бумаге, выбирается вариант о продолжении ведения бумажной трудовой книжки — он тоже подлежит передаче в ПФР.

Документ позволяет оформить заявления сразу нескольких сотрудников списком — это удобно при массовом переходе. После заполнения проведите документ. Проведение не изменяет график работы или начисления — оно фиксирует кадровое событие и формирует основание для отчетности.

1. 1
   Получите письменное заявление от сотрудника и зарегистрируйте его
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
3. 3
   Создайте документ, укажите сотрудника и тип заявления «в электронном виде»
4. 4
   Проверьте дату заявления и организацию, проведите документ
5. 5
   Сформируйте и отправьте СЗВ-ТД по событию «заявление»
6. 6
   Выдайте бумажную трудовую книжку работнику под подпись

Передайте сведения в ПФР через СЗВ-ТД

Заявление о переходе на ЭТК — это отдельное кадровое событие, по которому подается отчет СЗВ-ТД. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо в журнал СЗВ-ТД через «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД». Создайте отчет за соответствующий месяц — программа подтянет зарегистрированное заявление автоматически, если документ проведен до формирования отчета.

Проверьте, что в отчете по сотруднику указано правильное мероприятие — подача заявления о способе ведения сведений, а не прием или увольнение. Ошибка в типе события — частая причина отказа при приеме отчета в ПФР.

Срок подачи СЗВ-ТД по заявлениям — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления работником. Для событий «прием» и «увольнение» действуют более жесткие сроки, но заявление о способе ведения отчитывается в обычном ежемесячном порядке.

Выдайте бумажную трудовую книжку работнику

После перехода на электронный формат бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. Перед выдачей в нее вносится запись о том, что работник подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, с указанием даты и реквизитов заявления. Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью, если печать используется.

Факт выдачи фиксируется в книге учета движения трудовых книжек: работник расписывается в получении. С этого момента ответственность за хранение бумажной книжки несет сам работник, а работодатель продолжает вести только электронные сведения.

Обратите внимание: новые кадровые события после перехода (переводы, переименования, увольнение) в бумажную книжку уже не вносятся — они отражаются только в электронных сведениях через СЗВ-ТД. Вносить записи «для подстраховки» в выданную книжку не нужно.

Проверьте результат и статус сотрудника

После сдачи отчета убедитесь, что СЗВ-ТД принят ПФР без ошибок. В 1С-Отчетности статус отправки отображается в журнале обмена с контролирующими органами: дождитесь положительного протокола. Отрицательный протокол обычно содержит код ошибки — чаще всего это расхождение в СНИЛС, ФИО или типе события.

В карточке сотрудника и в журнале «Электронные трудовые книжки» проверьте, что зафиксирован способ ведения сведений — электронный. Это важно для будущих отчетов: при увольнении такого сотрудника ему выдается выписка из электронных сведений (форма СТД-Р), а не бумажная книжка.

Дополнительно полезно сверить количество сотрудников на ЭТК с количеством поданных заявлений — расхождение означает, что чье-то заявление не проведено или не ушло в ПФР.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус СЗВ-ТД в 1С-Отчетности

Норма

Положительный протокол, отчет принят

Тревожный признак

Отрицательный протокол или отчет долго в статусе отправки

Документ о заявлении в журнале

Норма

Документ проведен, тип — «в электронном виде»

Тревожный признак

Документ не проведен или указан неверный тип заявления

Бумажная книжка

Норма

Внесена запись о переходе, книжка выдана под подпись

Тревожный признак

Книжка осталась у работодателя без записи о выдаче

Особые ситуации и ограничения

Работник передумал

Если сотрудник сначала выбрал электронный формат, а затем хочет вернуть бумажную книжку, он подает новое заявление. В 1С оформляется еще один документ с соответствующим типом заявления, и сведения снова передаются через СЗВ-ТД. Бумажная книжка в этом случае заводится заново или продолжается ранее выданная.

Новый сотрудник без бумажной книжки

Если человек устраивается впервые после перехода рынка труда на электронные сведения, бумажная книжка ему вообще не оформляется — все сведения ведутся только в электронном виде. В 1С это стандартный прием на работу, отдельный документ о выборе формата не требуется.

Данные за прошлые периоды

Переход на ЭТК не переносит историю из бумажной книжки в электронные сведения автоматически. Сведения о прошлой трудовой деятельности передаются отдельно — либо работодателем по желанию работника, либо самим работником через ПФР. В 1С для этого используется механизм загрузки и передачи сведений о трудовой деятельности за предыдущие периоды.

Удобно вести простой реестр: сотрудник, дата заявления, дата проведения документа в 1С, дата сдачи СЗВ-ТД, дата выдачи бумажной книжки. При массовом переходе такой список избавляет от ситуации, когда заявление проведено, а книжка забыта в сейфе, или наоборот.

Частые вопросы

Можно ли перевести на ЭТК сотрудника, который в отпуске или на больничном?

Да, если от него получено подписанное заявление — например, переданное через представителя или в электронном виде, если в организации принят такой порядок. Документ в 1С проводится датой регистрации заявления, физическое присутствие работника не требуется. А вот выдачу бумажной книжки и подпись в книге учета придется оформить, когда сотрудник выйдет на работу.

Что делать, если СЗВ-ТД отклонен с ошибкой по сотруднику?

Откройте протокол ошибок и посмотрите код отказа. Чаще всего проблема в несовпадении персональных данных (СНИЛС, ФИО, дата рождения) с базой ПФР или в неверном типе мероприятия. Исправьте данные в карточке сотрудника или в отчете и отправьте корректирующий СЗВ-ТД повторно — штрафа за исправление в разумный срок обычно удается избежать.

Нужно ли передавать в ПФР сведения, если работник выбрал бумажную книжку?

Да. Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки — тоже отчитываемое событие, и по нему подается СЗВ-ТД с соответствующим типом. Это фиксирует в ПФР, что работник сделал осознанный выбор, и снимает вопросы при проверках.

Как оформить увольнение сотрудника на ЭТК?

Проводится обычный документ «Увольнение», затем подается СЗВ-ТД с событием «увольнение» — по таким событиям действует сокращенный срок сдачи отчета. Работнику в день увольнения выдается выписка из электронных сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которую можно сформировать прямо из 1С.

Можно ли оформить переход списком сразу для всего отдела?

Да, документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» поддерживает табличную часть с несколькими сотрудниками. Условие одно: по каждому человеку из списка должно быть получено отдельное письменное заявление. Массовое оформление без индивидуальных заявлений недопустимо.

Что будет, если не подать СЗВ-ТД по заявлению в срок?

За несвоевременную сдачу сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность для должностных лиц и организации. Кроме штрафа, просрочка создает расхождение между фактическим статусом работника и данными ПФР, что всплывет при его увольнении или обращении за выпиской. Подайте отчет как можно скорее, даже с опозданием.