Как перевести сотрудника с внутреннего совместительства на основное место работы в 1С

Перевод сотрудника с внутреннего совместительства на основное место работы — типичная ситуация, когда человек сначала трудился по совместительству, а затем освободил основную должность в другой организации или решил сделать вашу компанию своим основным работодателем. В 1С:ЗУП эта операция не выполняется одной кнопкой «перевести»: программа хранит совместительство и основное место как разные виды занятости, поэтому требуется корректная последовательность кадровых документов.

Главная сложность в том, что неверно оформленный перевод ломает расчёт среднего заработка, стаж для отпусков, НДФЛ и отчётность. Если просто изменить вид занятости в карточке сотрудника, история кадровых событий исказится, а расчётные базы соберутся неправильно. Поэтому важно понимать, какой документ в какой момент создавать и что проверить после оформления.

Ниже разобраны два рабочих сценария: с увольнением совместителя и новым приёмом на основное место, а также перевод без увольнения, когда основной работодатель тот же, но меняется характер занятости. Инструкции актуальны для 1С:ЗУП редакции 3.1; в других конфигурациях логика похожа, но названия документов могут отличаться.

Как 1С хранит совместительство и основное место работы

В 1С:ЗУП один физический человек (элемент справочника «Физические лица») может иметь несколько сотрудников — записей в справочнике «Сотрудники». Каждый сотрудник привязан к организации и имеет свой вид занятости: основное место работы, внутреннее совместительство или внешнее совместительство. Внутренний совместитель — это отдельный сотрудник со своим табельным номером, договором, графиком и начислениями.

Из-за такой архитектуры «перевести» совместителя на основное место в один документ нельзя: программа не позволяет поменять вид занятости у действующего сотрудника произвольно, потому что это меняет правила расчёта занятости ставки, нормы времени и отражения в отчётности. Поэтому перевод всегда оформляется через завершение одних трудовых отношений и начало других — либо документально как увольнение плюс приём, либо как кадровый перевод с изменением условий договора.

Какой сценарий выбрать: увольнение с приёмом или кадровый перевод

Выбор зависит от юридической ситуации. Если совместитель ранее работал по совместительству, а теперь эта работа становится для него основной (например, он уволился с основного места у другого работодателя), по трудовому законодательству обычно оформляют расторжение договора о совместительстве и заключение нового трудового договора по основному месту. В программе это два документа: «Увольнение» и «Приём на работу».

Второй вариант — когда договор не расторгается, а стороны подписывают дополнительное соглашение об изменении характера работы. Такое возможно, если работодатель тот же и кадровая служба согласовала именно изменение условий договора, а не новый договор. В 1С это отражается документом «Кадровый перевод» с изменением вида занятости, если ваша версия конфигурации это поддерживает.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник уволился с основного места у другого работодателя и делает вашу организацию основнойОформите увольнение с совместительства и новый приём на работу с видом занятости «Основное место работы»

Работодатель тот же и юридически оформлено допсоглашение об изменении характера работыИспользуйте документ «Кадровый перевод» с изменением вида занятости

Совместительство сохраняется, а добавляется ещё и основное место в той же компанииТак нельзя: у одного работодателя у человека не может быть одновременно основное место и внутреннее совместительство — сначала завершите совместительство

Сценарий 1: увольнение с совместительства и приём на основное место

Это самый надёжный и распространённый путь, который корректно отражается в трудовой книжке, отчётности и расчётах. Сначала определите даты: день увольнения с совместительства и первый рабочий день по основному месту. Чтобы не было разрыва стажа и лишних вопросов, дату приёма обычно назначают на следующий день после увольнения либо тем же днём, если это согласовано кадровой службой.

Порядок действий в 1С:ЗУП 3.1:

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте документ по сотруднику-совместителю. Укажите дату увольнения и основание (например, соглашение сторон или инициатива работника).
2. 2
   Проверьте в документе увольнения расчёт компенсации за неиспользованный отпуск и итоговые начисления, проведите документ.
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу»). Выберите то же физическое лицо — программа создаст нового сотрудника.
4. 4
   В поле «Вид занятости» укажите «Основное место работы», задайте подразделение, должность, график работы и количество ставок.
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления (оклад, надбавки) и проверьте порядок расчёта аванса.
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ о приёме (Т-1) и при необходимости запись о трудовом договоре.
7. 7
   Проверьте карточку физлица: должно быть два сотрудника — уволенный совместитель и действующий по основному месту.

Обратите внимание на график работы: у совместителя часто был неполный график, а на основном месте нужен стандартный график организации. Если оставить старый график, норма времени и расчёт оклада будут неверными. Также проверьте, что при приёме корректно заполнены сведения о стаже для северных надбавок и отпусков — они вводятся в карточке физического лица и не переносятся автоматически из всех прежних мест.

Сценарий 2: кадровый перевод с изменением вида занятости

Если кадровая служба оформляет переход дополнительным соглашением без расторжения договора, используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Кадровые переводы»). В документе выберите сотрудника-совместителя, установите дату перевода и отметьте изменения: вид занятости, график, должность, оплату труда.

У этого сценария есть ограничения. Во-первых, не все версии конфигурации позволяют менять вид занятости с совместительства на основное место именно переводом — в ряде релизов поле «Вид занятости» в кадровом переводе недоступно для редактирования, и тогда остаётся только схема «увольнение + приём». Во-вторых, перевод не формирует запись о новом трудовом договоре, что должно соответствовать бумажному оформлению в кадрах.

Настройка начислений, графика и НДФЛ после перевода

После оформления приёма или перевода пройдитесь по расчётным настройкам нового сотрудника. На вкладке «Оплата труда» должны быть назначены плановые начисления, соответствующие основному месту: оклад по дням или по часам, районные коэффициенты, надбавки. Если у совместителя были персональные надбавки, они не переносятся автоматически — их нужно назначить заново.

График работы сотрудника определяет норму времени. Назначьте график, соответствующий основному месту (например, пятидневку), и проверьте в документе приёма, что программа рассчитала ФОТ исходя из полной ставки или указанной доли ставки. Ошибка в графике — самая частая причина неверного расчёта зарплаты в первый месяц после перевода.

По НДФЛ важно, чтобы оба сотрудника (уволенный совместитель и принятый по основному месту) были привязаны к одному физическому лицу — тогда налог и вычеты считаются консолидированно по физлицу. Стандартные вычеты применяются по заявлению сотрудника; если заявление было подано на совместителя, проверьте, что после перевода вычеты назначены действующему сотруднику по основному месту (документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы»).

Проверка результата: что контролировать после оформления

После проведения всех документов выполните контрольные проверки. Откройте карточку физического лица: в списке сотрудников должно быть два человека — уволенный совместитель (с датой увольнения) и действующий сотрудник с видом занятости «Основное место работы» и датой приёма. Если видите двух действующих сотрудников у одного работодателя, совместительство не завершено — это ошибка.

Затем проверьте расчётную сторону: сформируйте расчётный листок за первый месяц после перевода и сверьте норму дней и часов с производственным календарём, оклад с назначенным, вычеты НДФЛ с заявлением. Также полезно сформировать отчёт «Остатки отпусков» — дни отпуска, заработанные на совместительстве, должны быть компенсированы при увольнении, а по основному месту отсчёт начинается заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка физического лица

Норма

Один уволенный совместитель и один действующий сотрудник с видом занятости «Основное место работы»

Тревожный признак

Два действующих сотрудника или два разных физлица для одного человека

Расчётный листок за первый месяц

Норма

Норма времени соответствует графику основного места, оклад начислен по ставке

Тревожный признак

Норма по старому графику совместителя, заниженный или завышенный оклад

Вычеты НДФЛ

Норма

Вычеты применяются действующему сотруднику по основному месту

Тревожный признак

Вычеты «зависли» на уволенном совместителе и не применяются

Остатки отпусков

Норма

Отпуск совместителя скомпенсирован при увольнении, по основному месту отсчёт с даты приёма

Тревожный признак

Отпускной стаж продолжается с даты приёма на совместительство без оснований

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельно предупредим о «тихой» ошибке: если перевод оформлен задним числом после того, как зарплата за период уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт. В 1С:ЗУП перерасчёты прошлых периодов выполняются документом «Перерасчёт» или повторным расчётом зарплаты с отменой прежних документов. Любые такие действия после сдачи отчётности (6-НДФЛ, РСВ) влекут уточнённые расчёты — планируйте перевод до закрытия периода.

Перед массовыми или первыми подобными операциями отработайте сценарий на копии базы: оформите увольнение и приём тестового сотрудника, рассчитайте зарплату и сформируйте 6-НДФЛ. Это занимает 15–20 минут и исключает порчу реальных данных. Заодно зафиксируйте для кадровиков короткую памятку с датами и порядком документов.

Частые вопросы

Можно ли просто поменять вид занятости в карточке сотрудника без документов?

Технически поле иногда доступно, но делать этого нельзя: изменение не будет отражено в кадровых приказах, трудовой книжке и отчётности, а расчётные механизмы продолжат использовать старые данные. Все изменения условий труда оформляйте кадровыми документами — приёмом, переводом или увольнением.

Нужно ли компенсировать отпуск при увольнении с совместительства?

Да. Совместителю положен ежегодный оплачиваемый отпуск, и при увольнении неиспользованные дни компенсируются деньгами. В документе «Увольнение» 1С:ЗУП компенсация рассчитывается автоматически — проверьте количество дней и средний заработок перед проведением.

Сохранится ли стаж и история при переходе на основное место?

Стаж хранится на уровне физического лица, поэтому при работе с одним и тем же физлицом общий стаж не теряется. Однако отпускной стаж по новому договору обычно отсчитывается с даты приёма на основное место — это нормально и соответствует кадровой практике при заключении нового договора.

Что делать, если перевод уже оформили через дубль физического лица?

Используйте обработку поиска и объединения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей» в типовых конфигурациях), объединив записи в одно физлицо. После объединения перепроверьте НДФЛ и при необходимости пересчитайте налог за текущий год.

Как оформить, если сотрудник переходит с внешнего совместительства на основное место?

Логика та же: увольнение внешнего совместителя документом «Увольнение» и новый приём с видом занятости «Основное место работы». Разница лишь в кадровых формулировках приказов и записи в трудовой книжке — в программе последовательность документов идентична.

В каком разделе 1С:ЗУП искать нужные документы?

Все кадровые события находятся в разделе «Кадры»: «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения». Заявления на вычеты — в разделе «Налоги и взносы». Если какого-то документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки состава разделов в «Настройке навигации».