Как перевести сотрудника из одной организации в другую в 1С ЗУП

Перевод сотрудника между организациями внутри одной базы 1С:ЗУП — частая задача для холдингов, групп компаний и фирм с несколькими юридическими лицами. С точки зрения трудового права это не перевод внутри работодателя, а увольнение из одной организации и приём на работу в другую, поэтому и в программе операция оформляется именно так.

Ключевой момент: физическое лицо в справочнике остаётся одно и то же, но карточка «Сотрудник» создаётся новая — отдельно для каждой организации. Это важно для корректного учёта стажа, остатков отпусков, НДФЛ и страховых взносов, которые рассчитываются по каждому работодателю независимо.

Ниже разобран порядок действий для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, проверка результата, типичные ошибки и ограничения типового механизма.

Что происходит в программе при переводе между организациями

При переводе к другому работодателю в ЗУП происходят три вещи. Во-первых, прекращаются все кадровые назначения сотрудника в исходной организации: должность, график, плановые начисления. Во-вторых, в регистрах фиксируется дата увольнения, и сотрудник перестаёт попадать в штатное расписание и списки для расчёта зарплаты старой компании. В-третьих, в новой организации заводится отдельный сотрудник со своими назначениями, начислениями и датой приёма.

Остатки отпусков, задолженность по зарплате, налоговая карточка по НДФЛ и данные учёта страховых взносов между организациями автоматически не переносятся — каждая организация ведёт свой учёт. Исключение: личные данные физического лица (ФИО, ИНН, СНИЛС, документы, льготы) общие, поскольку физлицо одно.

Когда использовать типовой документ, а когда — два отдельных

В ЗУП 3.1 есть специальный документ «Перевод к другому работодателю» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Он оформляет увольнение из текущей организации и одновременно готовит данные для приёма в новую. Это удобно, когда перевод происходит внутри одной информационной базы и обе организации в ней обслуживаются.

Если документа «Перевод к другому работодателю» в вашей версии нет или он недоступен из-за настроек, операция выполняется двумя стандартными документами: «Увольнение» в старой организации и «Приём на работу» в новой. Результат по учёту идентичен, разница только в удобстве оформления.

Два способа оформления

Документ «Перевод к другому работодателю»

Быстрее, меньше ручного ввода, подходит для массовых переводов. Требует актуальной версии ЗУП 3.1.

Увольнение + Приём на работу

Универсальный способ, работает в любой версии. Больше ручных действий и выше риск расхождения дат.

Пошаговая инструкция по переводу

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы обеих организаций и что расчёт зарплаты за последний месяц в старой организации либо завершён, либо осознанно перенесён на период после перевода.

Шаг 1. Оформите перевод к другому работодателю

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Перевод к другому работодателю». Укажите текущую организацию, сотрудника и дату перевода — она будет датой увольнения из старой организации. Затем выберите новую организацию, подразделение, должность, график работы и дату приёма (обычно следующий рабочий день после увольнения).

На вкладке оплаты труда задайте плановые начисления в новой организации: оклад, надбавки, премии. Проверьте, что не перенеслись начисления, специфичные для старой компании, — например, районные коэффициенты или ведомственные доплаты, которых в новой организации нет.

Шаг 2. Проверьте и проведите документ

После проведения программа автоматически создаёт запись об увольнении в старой организации и запись о приёме в новой. Откройте карточку физического лица и убедитесь, что появился второй сотрудник с новой организацией, а у старого сотрудника проставлена дата увольнения.

Шаг 3. Рассчитайте окончательный расчёт при увольнении

Перевод к другому работодателю с точки зрения ТК — это увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, поэтому сотруднику положен окончательный расчёт: зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск. В документе перевода предусмотрена вкладка для расчёта компенсации, либо её можно рассчитать отдельным документом «Увольнение» до оформления перевода.

1. 1
   Завершите или спланируйте расчёт зарплаты старой организации
2. 2
   Создайте документ «Перевод к другому работодателю» из раздела «Кадры»
3. 3
   Укажите дату увольнения, новую организацию, должность и дату приёма
4. 4
   Задайте плановые начисления в новой организации
5. 5
   Проверьте расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
6. 6
   Проведите документ и проверьте карточки сотрудников в обеих организациях
7. 7
   Сформируйте приказ по форме Т-5 или Т-5а при необходимости

Как проверить, что перевод выполнен корректно

После проведения документа пройдите по контрольным точкам. Откройте справочник «Сотрудники» с отбором по физическому лицу: должно быть две карточки — уволенная в старой организации и действующая в новой. Если карточек больше или у старой не проставлена дата увольнения, документ проведён некорректно.

Проверьте отчёт «Остатки отпусков» по старой организации: если компенсация выплачена полностью, остаток должен обнулиться. В новой организации остаток отпуска начинает накапливаться с нуля — это нормально, стаж для отпуска при переводе между юрлицами не сохраняется автоматически.

Дополнительно сформируйте «Штатное расписание» по обеим организациям: в старой позиция сотрудника должна стать вакантной (или закрытой), в новой — занятой. Проверьте регистр «Кадровая история сотрудников»: там должны быть две записи — увольнение и приём с корректными датами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника в старой организации

Норма

Проставлена дата увольнения, назначений нет

Тревожный признак

Сотрудник числится действующим, попадает в расчёт зарплаты

Карточка в новой организации

Норма

Дата приёма, должность и начисления заполнены

Тревожный признак

Дубли карточек или пустые плановые начисления

Остатки отпусков старой организации

Норма

Компенсация рассчитана, остаток закрыт

Тревожный признак

Остаток «завис», компенсация не начислена

НДФЛ и взносы

Норма

Учёт ведётся по каждой организации отдельно

Тревожный признак

Налоги суммируются по двум организациям как по одной

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — расхождение дат: приём в новую организацию оформлен тем же днём, что и увольнение, либо между датами образуется разрыв. По кадровой логике приём должен быть не раньше дня, следующего за датой увольнения, иначе возможны конфликты при расчёте стажа и в отчётности.

Вторая ошибка — забытая компенсация отпуска. Если документ перевода провели без расчёта окончательного расчёта, остаток отпуска «зависает» в старой организации, а сотрудник теряет компенсацию. Возвращаться и исправлять это после закрытия периода сложнее, чем сделать сразу.

Третья группа проблем — настройки новой организации: не заполнен график работы, не назначены плановые начисления, не указано подразделение. В результате первая зарплата в новой организации считается неверно или не считается вовсе.

Ограничения и особые ситуации

Типовой механизм работает только внутри одной информационной базы. Если организации ведут учёт в разных базах, перевод выполняется вручную: увольнение в одной базе, приём в другой, а данные о доходах и налогах передаются справками (например, справка о доходах для расчёта пособий).

Если сотрудник продолжает работать в старой организации по совместительству, оформлять увольнение не нужно — достаточно документа «Приём на работу» в новой организации с видом занятости «Основное место работы» или «Совместительство» в зависимости от ситуации.

Отдельного внимания требует НДФЛ: вычеты на детей и имущественные вычеты сотрудник вправе получать только у одного работодателя. Если после перевода заявление на вычеты осталось в старой организации, а налог считается в новой, возникнут ошибки в расчёте и отчётности 6-НДФЛ.

Массовый перевод нескольких сотрудников

Когда переводится целое подразделение (например, при реорганизации), документ «Перевод к другому работодателю» позволяет подобрать список сотрудников и заполнить условия перевода группой. Это существенно быстрее, чем оформлять каждого вручную, и снижает риск расхождений в датах.

Перед массовым переводом проверьте, что в новой организации созданы подразделения, должности и позиции штатного расписания — иначе документ не даст указать назначения. После проведения выборочно проверьте несколько сотрудников по контрольным точкам из раздела выше, а затем сформируйте сводный отчёт по кадровым изменениям за период.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли создавать новое физическое лицо при переводе в другую организацию?

Нет. Физическое лицо должно остаться одно — с тем же ИНН, СНИЛС и паспортными данными. Создаётся только новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к новой организации. Дубли физлиц приводят к ошибкам в персонифицированной отчётности и расчёте НДФЛ.

Переносится ли отпускной стаж при переводе между организациями?

Автоматически — нет: в новой организации отпускной стаж начинает исчисляться с даты приёма. При увольнении-переводе неиспользованные дни отпуска компенсируются деньгами в старой организации. Если по договорённости стаж нужно сохранить, это оформляется вручную через данные о стаже в карточке сотрудника.

Что делать, если документ «Перевод к другому работодателю» проведён с ошибкой?

Если период ещё не закрыт и зарплата не рассчитана, документ можно отменить (распровести) и оформить заново. Если расчёты уже выполнены, потребуется отменить связанные начисления, затем исправить перевод. В сложных случаях используйте документ «Сторнирование» или обратитесь к специалисту по сопровождению.

Как оформить перевод, если организации ведутся в разных базах 1С?

Типовой документ не сработает: оформите «Увольнение» в базе старой организации и «Приём на работу» в базе новой. Для расчёта пособий и соблюдения лимитов по НДФЛ передайте сотруднику справку о доходах и суммах налога, а в новой базе введите эти данные вручную при необходимости.

Нужно ли переносить заявления на вычеты НДФЛ в новую организацию?

Да. Вычеты предоставляет только один работодатель, поэтому в новой организации сотрудник подаёт заявление заново, а в учёте ЗУП заявление вводится документом «Заявление на вычеты НДФЛ» по новой организации. Проверьте, что в старой организации применение вычетов прекращено с даты увольнения.