Перевод работника с внутреннего совместительства на внешнее в 1С:ЗУП

Ситуация, когда сотрудник работает по внутреннему совместительству, а затем переходит на внешнее (или наоборот меняет статус места работы), в 1С:ЗУП решается не «переводом» в буквальном смысле, а парой кадровых документов: увольнение с одного вида занятости и приём на работу с другим. Прямого документа «перевод с внутреннего на внешнее совместительство» в программе нет, потому что юридически это прекращение одного трудового договора и заключение нового.

Важно понимать разницу: внутреннее совместительство — это второй трудовой договор с тем же работодателем, внешнее — договор с другим работодателем. Если ваша организация ведёт учёт в одной базе 1С:ЗУП по нескольким организациям, то «внешнее совместительство» может означать приём сотрудника в другую организацию из справочника. Если же сотрудник уходит совсем, ваша задача — корректно уволить его с внутреннего совместительства.

Ниже разобраны оба сценария: увольнение с внутреннего совместительства с сохранением основного места работы и оформление внешнего совместителя в другой организации той же базы. Также приведены проверки расчётов, типичные ошибки и ограничения, о которых нужно помнить, чтобы не испортить кадровый учёт и отчётность.

Что происходит с точки зрения кадрового учёта

Внутренний совместитель в 1С:ЗУП — это отдельный сотрудник (отдельная строка в справочнике «Сотрудники»), привязанный к тому же физическому лицу, что и основное место работы. У него собственный трудовой договор, свой график, свои начисления и свой табельный номер. Поэтому прекращение внутреннего совместительства оформляется обычным увольнением этого «второго» сотрудника, а основное место работы при этом не затрагивается.

Внешний совместитель — тоже отдельный сотрудник, но с видом занятости «Внешнее совместительство» и, как правило, в другой организации. Если база одна, физическое лицо должно быть тем же самым: при приёме программа подберёт существующее физлицо по ФИО и документам, что важно для корректной персонифицированной отчётности и расчёта НДФЛ.

Подготовка: что проверить перед оформлением

До создания документов убедитесь, что в базе корректно закрыт период по внутреннему совместителю: все начисления рассчитаны, отработанное время введено, нет непроведённых отсутствий или больничных. Если по сотруднику есть незакрытые отпуска, программа при увольнении рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск — её нужно проверить.

Также проверьте, какая организация будет принимать внешнего совместителя. Если внешнее совместительство оформляется в другой организации вашей же базы, убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы по этой организации и что в её настройках заданы графики работы и штатное расписание (если оно ведётся).

Шаг 1. Увольнение с внутреннего совместительства

Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» выберите именно внутреннего совместителя — в списке выбора сотрудники обычно отображаются с указанием вида занятости и подразделения, что помогает не перепутать его с основным местом работы. Укажите дату увольнения и основание (например, соглашение сторон или инициатива работника — п. 1 или п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

На вкладке с расчётом при увольнении программа автоматически подтянет компенсацию отпуска и начисления за отработанное время, если увольнение происходит в текущем расчётном периоде и зарплата ещё не рассчитана. Проверьте средний заработок и количество дней компенсации. Если увольняете последним днём месяца, месяц включается в расчёт среднего — это стандартное поведение программы.

После проведения документа сотрудник-совместитель перестанет отображаться в списках работающих, а в отчётах по кадрам появится запись об увольнении. Основное место работы останется активным — убедитесь в этом, открыв карточку основного сотрудника.

1. 1
   Кадры → Увольнения → Создать
2. 2
   Выбрать сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство»
3. 3
   Указать дату увольнения и статью ТК РФ
4. 4
   Проверить компенсацию отпуска и начисления на вкладке расчёта
5. 5
   Провести документ и сформировать приказ (Т-8 или Т-8а)
6. 6
   Проверить, что основное место работы осталось активным

Шаг 2. Приём на внешнее совместительство

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу». В поле «Организация» укажите организацию, которая принимает внешнего совместителя. При вводе ФИО программа предложит выбрать существующее физическое лицо — обязательно выберите его, а не создавайте новое, иначе в отчётности по НДФЛ и страховым взносам появится дубль физлица.

В поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». Укажите подразделение, должность, дату приёма, график работы совместителя и оплату труда. Если ведётся штатное расписание, выберите позицию штатного расписания — ставка совместителя обычно оформляется как 0,5 ставки или меньше, что отражается в размере начислений.

Обратите внимание на график: для совместителя задаётся отдельный график с неполным рабочим временем. Если подходящего графика нет, создайте его в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников», указав режим неполного рабочего времени и соответствующее расписание.

Шаг 3. Проверка начислений и расчёта зарплаты

После приёма проверьте, что новому сотруднику назначены корректные плановые начисления: откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания». Размер оплаты должен соответствовать доле ставки — при 0,5 ставки оклад в начислениях отображается пропорционально.

Рассчитайте зарплату за первый месяц работы внешнего совместителя документом «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте, что отработанное время подтянулось по графику совместителя, а не по графику полной ставки. Расхождение отработанных часов — самый частый признак того, что выбран неверный график работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус старого совместителя

Норма

Уволен, в списке работающих отсутствует

Тревожный признак

Числится работающим — увольнение не проведено

Физическое лицо

Норма

Одно физлицо на оба места работы

Тревожный признак

Создано два физлица с одинаковыми ФИО

Отработанное время

Норма

Часы соответствуют графику совместителя

Тревожный признак

Подтянулась полная норма времени

Начисления

Норма

Оклад пропорционален ставке

Тревожный признак

Назначен полный оклад при 0,5 ставки

Особые сценарии и ограничения

Если совместительство в другой организации той же базы

При ведении нескольких организаций в одной базе переход «внутренний → внешний» фактически означает увольнение совместителя в одной организации и приём внешнего совместителя в другую. НДФЛ и взносы в этом случае считаются раздельно по каждой организации, что юридически корректно, поскольку это разные работодатели.

Если нужно сохранить непрерывность стажа и отпусков

Остатки отпусков по уволенному совместителю закрываются компенсацией при увольнении — перенести их на новое место работы нельзя, так как это новый трудовой договор. Новый сотрудник начинает зарабатывать право на отпуск с даты приёма.

Если сотрудник становится основным в вашей организации

Обратная ситуация — внешний или внутренний совместитель становится основным работником — решается аналогично: увольнение с совместительства и приём с видом занятости «Основное место работы». В некоторых релизах 1С:ЗУП доступен документ «Перевод к другому работодателю», но он применим именно к смене организации, а не вида занятости внутри одной.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — увольнение не того сотрудника: в списке выбора легко перепутать основное место работы и совместительство, если не смотреть на вид занятости. Всегда сверяйте табельный номер и подразделение перед проведением документа. Ошибочное увольнение придётся сторнировать, а если по нему уже сдана отчётность — подавать корректировки.

Вторая частая проблема — дубли физических лиц при приёме. Третья — неверный график работы, из-за которого зарплата совместителя считается от полной нормы времени. Обе ошибки легко выявить до расчёта зарплаты, если выполнить проверки из предыдущего раздела.

Частые вопросы

Можно ли перевести внутреннего совместителя на внешнее совместительство одним документом?

Нет, в 1С:ЗУП нет документа, меняющего вид занятости с внутреннего совместительства на внешнее. Юридически это прекращение одного трудового договора и заключение нового, поэтому оформляется пара документов: «Увольнение» и «Приём на работу».

Что будет с основным местом работы при увольнении совместителя?

Ничего — основное место работы и внутреннее совместительство в 1С:ЗУП являются разными сотрудниками с отдельными договорами. Увольнение совместителя не затрагивает основную позицию, если вы выбрали в документе правильного сотрудника.

Переносятся ли остатки отпусков на новое место работы?

Нет. При увольнении с внутреннего совместительства неиспользованный отпуск компенсируется деньгами в окончательном расчёте. На новом месте (внешнее совместительство) право на отпуск начинает накапливаться заново с даты приёма.

Как избежать дубля физического лица при приёме внешнего совместителя?

При вводе ФИО в документе приёма программа предложит существующих физлиц — выберите нужное из списка, а не создавайте новое. Если дубль уже создан, воспользуйтесь механизмом поиска и объединения дублей в разделе администрирования до расчёта зарплаты и сдачи отчётности.

Нужно ли заводить внешнего совместителя, если он работает у совсем другого работодателя?

Нет. Если внешнее совместительство оформлено у работодателя, который не ведётся в вашей базе, ваша задача — только корректно уволить внутреннего совместителя. Данные о работе у другого работодателя в вашей базе не отражаются.

Как проверить, что зарплата внешнему совместителю считается правильно?

Сформируйте расчётный листок сотрудника и сверьте отработанное время с графиком совместителя, а сумму начислений — с долей ставки. При 0,5 ставки оклад должен быть вдвое меньше полного по штатному расписанию.