Другое · 12 мин
Как переделать штатное расписание в 1С:ЗУП
Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1: добавление и закрытие позиций, изменение оклада, история изменений, приказы и типичные ошибки.
Переделать штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 можно двумя принципиально разными способами: через документ «Изменение штатного расписания», который сохраняет историю изменений, или прямым редактированием позиций в справочнике — что подходит только для исправления ошибок, а не для реальных кадровых изменений. Выбор способа определяет, будет ли программа корректно считать индексацию, средний заработок и отчёты по штатной расстановке.
Основная сложность состоит в том, что штатное расписание в ЗУП связано с приёмами на работу, переводами, начислениями и плановыми удержаниями. Если изменить позицию «в лоб», уже проведённые документы сотрудников останутся со старыми данными, и расчёт зарплаты может разойтись с новыми условиями. Поэтому любое изменение нужно выполнять в правильной последовательности: сначала документ изменения штатки, затем кадровые документы сотрудников.
Ниже разобраны все рабочие сценарии: добавление и закрытие позиций, изменение оклада и надбавок, переименование должностей, массовая индексация, а также проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в расчётах.
Подготовка: что проверить перед изменением штатки
Прежде чем вносить изменения, убедитесь, что в программе вообще ведётся штатное расписание и включена его история. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Настройка кадрового учёта» (в ряде релизов путь начинается с «Настройка» → «Кадровый учёт»). Должны быть установлены флажки ведения штатного расписания и ведения истории его изменений. Если история отключена, документ «Изменение штатного расписания» будет недоступен, и менять позиции придётся напрямую — с потерей дат изменений.
Второй обязательный шаг — определить дату, с которой действуют изменения. Все позиции и начисления в ЗУП хранятся с периодичностью, поэтому документ изменения должен быть датирован не «сегодня», а фактической датой вступления приказа в силу. Если приказ издан задним числом, а зарплата за этот период уже рассчитана, потребуется перерасчёт — об этом ниже.
Также проверьте, какие сотрудники занимают затрагиваемые позиции: откройте отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Это покажет, для кого после изменения штатки понадобятся кадровые переводы или изменения оплаты труда.
Как добавить новую позицию в штатное расписание
Новую позицию вводят документом. Перейдите в «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте документ «Изменение штатного расписания». Укажите организацию, дату документа и месяц, с которого позиция начинает действовать. Затем в табличной части нажмите «Добавить» → «Позицию» и заполните карточку: подразделение, должность, количество ставок, график работы.
На вкладке «Оплата труда» позиции укажите начисления: оклад (тарифную ставку) и постоянные надбавки с размерами. Если в программе настроены вилки окладов, можно задать минимальное и максимальное значения. На вкладке «Дополнительно» при необходимости заполняют условия труда и вредные факторы для спецоценки.
После проведения документа позиция появится в справочнике «Штатное расписание» и станет доступна для приёма сотрудников. Проверить результат можно отчётом «Штатное расписание» (Т-3) — новая строка должна выводиться с указанной даты.
- 1Создайте документ «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу
- 2Добавьте позицию: подразделение, должность, число ставок, график
- 3Заполните начисления и размеры оплаты на вкладке «Оплата труда»
- 4Проведите документ и проверьте позицию отчётом «Штатное расписание»
Как закрыть или сократить позицию
Закрытие позиции выполняется тем же документом «Изменение штатного расписания». В табличной части вызовите команду «Изменить» по нужной позиции и установите флажок «Закрыта и не используется» (либо укажите дату закрытия — в зависимости от релиза интерфейс отличается). С указанной даты позиция перестанет отображаться как действующая и станет недоступной для новых приёмов и переводов.
Ключевое ограничение: закрыть позицию, на которой числятся работающие сотрудники, программа не даст корректно — точнее, документ проведётся, но сотрудники останутся на закрытой позиции, что приведёт к ошибкам в отчётах и расчётах. Поэтому сначала оформите переводы сотрудников на другие позиции или увольнения, и только после этого закрывайте штатную единицу.
Если сокращается не вся позиция, а часть ставок (например, было 3 ставки, стало 2), в документе изменения откройте позицию и уменьшите количество ставок. Свободные остатки пересчитаются автоматически, что видно в отчёте «Остатки штатных единиц».
Как изменить оклад, надбавки и условия позиции
Изменение размера оплаты по позиции — самая частая операция. В документе «Изменение штатного расписания» выберите позицию командой «Изменить», откройте вкладку «Оплата труда» и скорректируйте размер начисления или добавьте новое. Изменение действует с даты документа, при этом старые значения сохраняются в истории — это важно для корректного расчёта среднего заработка и индексации.
Важно понимать: изменение штатного расписания само по себе не меняет начисления конкретных сотрудников. Если на позиции работают люди, для них нужно оформить документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» (при смене условий труда). При массовом повышении окладов удобнее использовать документ «Изменение плановых начислений» с подбором сотрудников по позиции, либо специализированный документ индексации.
Если в настройках включёна индексация заработка, изменение оклада через документ с признаком индексации автоматически учтётся при расчёте среднего заработка — коэффициент индексации программа определит по соотношению нового и старого оклада. Поэтому не редактируйте оклад напрямую в карточке позиции: тогда история не зафиксируется и коэффициент не рассчитается.
Способы изменить оплату
Меняет условия позиции для будущих приёмов. Само по себе не пересчитывает начисления уже работающих сотрудников.
Меняет оплату конкретным сотрудникам с заданной даты. Подходит при массовом повышении окладов без изменения штатки.
Только для исправления технических ошибок ввода. История не сохраняется, индексация среднего заработка ломается.
Переименование должности и перенос позиции в другое подразделение
Если меняется только название должности, а суть позиции остаётся, не создавайте новую позицию — отредактируйте наименование в справочнике «Должности» или в карточке позиции. Но если переименование должно отражаться в кадровых документах сотрудников с определённой даты (например, «специалист» стал «ведущим специалистом»), правильнее закрыть старую позицию и открыть новую с последующими кадровыми переводами сотрудников.
Перенос позиции в другое подразделение оформляется аналогично: старая позиция закрывается, в новом подразделении создаётся новая. Сотрудники переводятся документом «Кадровый перевод». Пытаться «перетащить» действующую позицию между подразделениями прямым редактированием нельзя — в истории изменений и отчётах получится некорректная картина.
При массовой реорганизации структуры (например, слиянии отделов) удобно создать один документ изменения штатного расписания, в котором закрываются все старые позиции и открываются новые, а затем оформить массовые переводы через «Кадровый перевод списком».
Работа с историей изменений и утверждением штатки
В документе «Изменение штатного расписания» есть механизм утверждения: поля «Утвердил» и «Дата утверждения» позволяют зафиксировать руководителя, подписавшего приказ. До утверждения документ считается проектом, и на его основе можно формировать черновые варианты штатного расписания для согласования.
Отчёт «Штатное расписание» (унифицированная форма Т-3) строится на любую дату и показывает состояние штатки с учётом всех проведённых изменений. Если нужно посмотреть, какой была штатка на прошлую дату, просто укажите её в настройках отчёта — при условии, что все изменения вносились документами, а не прямым редактированием.
Для анализа динамики используйте отчёт «Изменения штатного расписания»: он показывает, какие позиции когда открывались, закрывались и как менялись оклады. Это основной инструмент проверки корректности ведения истории.
Как проверить результат
Новые и изменённые позиции отображаются с корректными окладами и ставками
Позиция отсутствует или показывает старый оклад — документ не проведён или неверная дата
Количество свободных ставок соответствует факту после переводов и приёмов
Отрицательные или завышенные остатки — сотрудники числятся на закрытых позициях
Применяется коэффициент индексации
Коэффициент не рассчитывается — оклад меняли прямым редактированием позиции
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ошибка — прямое редактирование карточки позиции вместо документа изменения. Внешне всё выглядит исправленным, но история теряется: отчёт Т-3 на прошлые даты покажет новые данные, а расчёт индексации среднего заработка станет неверным. Исправление: вернуть позиции прежние значения, затем оформить изменение документом с нужной даты.
Вторая частая проблема — документ изменения проведён «сегодняшней» датой, хотя приказ действует с прошлого месяца, за который зарплата уже рассчитана. В этом случае потребуется сторнировать или перепровести начисления зарплаты за затронутый период и выполнить перерасчёт. Перед такой операцией обязательно сделайте копию базы.
Третья ошибка — дубли позиций: пользователь не нашёл нужную позицию и создал новую с тем же подразделением и должностью. В результате сотрудники оказываются разбросаны по двум одинаковым позициям, а остатки ставок считаются неверно. Лечится переводом всех сотрудников на одну позицию и закрытием дубля.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Можно: документ «Изменение штатного расписания» датируется фактической датой вступления приказа в силу. Но если за этот период уже рассчитана зарплата, потребуется её перерасчёт, а при сданной отчётности — корректирующие формы. Перед изменением задним числом сделайте резервную копию базы.
Почему после изменения оклада в штатке зарплата сотрудника не изменилась?
Изменение штатного расписания меняет условия позиции, но не начисления работающих сотрудников. Для них нужно оформить «Изменение плановых начислений» или «Изменение оплаты труда» с той же даты. Только после этого новый оклад попадёт в расчёт.
Как удалить ошибочно созданную позицию?
Если по позиции нет ни одного документа (приёмов, переводов), её можно пометить на удаление в справочнике «Штатное расписание» и затем удалить через «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, позицию не удаляют, а закрывают документом изменения штатного расписания.
Чем отличается документ «Утверждение штатного расписания» от «Изменение штатного расписания»?
«Утверждение штатного расписания» используют при первичном вводе штатки в программу или при полной замене расписания новой редакцией. «Изменение штатного расписания» — для точечных правок: добавления, закрытия позиций и изменения окладов в течение года.
Как провести массовую индексацию окладов?
Создайте «Изменение штатного расписания», добавьте все индексируемые позиции и укажите новые оклады. Затем оформите «Изменение плановых начислений» для сотрудников этих позиций — при включённой настройке индексации коэффициент для среднего заработка рассчитается автоматически.
Почему в отчёте Т-3 позиция выводится со старым окладом?
Чаще всего дело в дате формирования отчёта: Т-3 показывает состояние на указанную дату, и если документ изменения датирован позже, отобразится старое значение. Проверьте дату отчёта и дату документа изменения, а также то, что документ проведён.
Что важно запомнить
Все реальные изменения штатного расписания в 1С:ЗУП оформляйте документом «Изменение штатного расписания» с корректной датой — это сохраняет историю и обеспечивает правильный расчёт индексации. Прямое редактирование позиций допустимо только для исправления ошибок ввода. После изменения штатки не забывайте оформлять изменения плановых начислений сотрудников и проверять результат отчётами «Штатное расписание» и «Остатки штатных единиц».