Как отразить выплату родственникам умершего сотрудника в 1С ЗУП

Смерть сотрудника — редкая, но требующая точности ситуация для кадровика и расчётчика. В 1С:ЗУП нужно корректно прекратить трудовой договор, рассчитать положенные суммы (зарплату за отработанное время, компенсацию отпуска, пособия) и выплатить их родственникам, которые не являются сотрудниками организации. Особенность в том, что получатель денег и умерший работник — разные физические лица, и это влияет на НДФЛ, страховые взносы и отчётность.

Ключевой налоговый нюанс: суммы, выплачиваемые родственникам умершего работника в порядке наследования, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Это следует из положений НК РФ о доходах, получаемых в порядке наследования. Однако в программе по умолчанию расчёт может пойти «стандартным» путём с удержанием налога, поэтому настройки нужно проверить вручную.

Ниже — пошаговый алгоритм для типовой 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1). Названия документов и команд могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика сохраняется.

Документальное основание и подготовка данных

Основанием для прекращения трудового договора служит свидетельство о смерти (пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ). Приказ об увольнении издаётся на основании этого документа, дата увольнения — дата смерти работника, даже если она пришлась на период отпуска или больничного.

Для выплаты родственникам потребуется заявление от члена семьи с приложением документов, подтверждающих родство или право наследования (свидетельство о браке, о рождении, нотариальные документы). По ТК РФ зарплата, не полученная ко дню смерти работника, выдаётся члену его семьи или лицу, находившемуся на иждивении. Сроки обращения и перечень получателей регулируются статьёй 141 ТК РФ и нормами о наследовании.

Перед началом работы в программе проверьте: дата смерти подтверждена документом, заявление от родственника получено, реквизиты для перечисления денег собраны, определён состав выплат (зарплата, компенсация отпуска, премии, пособие по нетрудоспособности, если больничный не закрыт).

Прекращение трудового договора в программе

В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение». В поле сотрудника выберите работника, датой увольнения укажите дату смерти. В поле «Основание увольнения» выберите причину «Прекращение трудового договора в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)» — в типовой конфигурации такая причина присутствует в справочнике оснований увольнения.

На закладке расчётов программа автоматически предложит начислить компенсацию за неиспользованный отпуск и рассчитать зарплату за отработанные дни месяца. Проверьте остаток отпуска: он должен соответствовать данным на дату смерти. Если сотрудник находился на больничном, листок нетрудоспособности, открытый до смерти, оплачивается по общим правилам до дня смерти.

Обратите внимание на флажки и параметры расчёта НДФЛ в документе увольнения. В типовой ЗУП начисления при увольнении по умолчанию облагаются НДФЛ. Если выплата будет производиться наследникам в порядке наследования, налог удерживать не нужно — как это отразить, разобрано в отдельном разделе ниже.

Начисление сумм к выплате

Состав выплат при смерти работника обычно включает: заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии и иные выплаты, предусмотренные локальными актами, а также пособие по временной нетрудоспособности, если больничный был открыт. Отдельно могут выплачиваться суммы на погребение за счёт СФР, если организация принимает участие в соответствующей процедуре.

Основная часть начислений формируется автоматически в документе «Увольнение». Если есть разовые премии или доплаты, не вошедшие в расчёт, добавьте их документом «Разовое начисление» или «Премия» до проведения окончательного расчёта, указав период до даты смерти.

После проведения документов откройте расчётный листок сотрудника и сверьте итоговую сумму к выплате. Проверьте, что в расчёт не попали начисления за периоды после даты смерти — это частая ошибка при автоматическом доначислении плановых начислений.

1. 1
   Получите свидетельство о смерти и заявление родственника с документами о родстве
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» с основанием «смерть работника», дата — день смерти
3. 3
   Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации отпуска, добавьте разовые начисления при необходимости
4. 4
   Снимите обложение НДФЛ и взносами для сумм, выплачиваемых наследникам
5. 5
   Сформируйте выплату на родственника через «Выплаты бывшим сотрудникам» или ведомость с указанием получателя
6. 6
   Проверьте расчётный листок, ведомость и отражение в учёте

НДФЛ и страховые взносы: как убрать обложение

Доходы, получаемые в порядке наследования, не облагаются НДФЛ. Это относится и к зарплате умершего, выплачиваемой членам семьи. Страховые взносы также не начисляются, поскольку после прекращения трудового договора выплаты в рамках трудовых отношений не производятся, а наследник не является застрахованным лицом организации.

На практике в ЗУП 3.1 есть два подхода. Первый — провести увольнение с расчётом без удержания НДФЛ: в документе увольнения на вкладке с НДФЛ скорректировать сумму налога вручную до нуля, если конфигурация это позволяет, либо использовать специальные виды расчёта с кодом дохода, не облагаемым налогом. Второй — начислить суммы через отдельно настроенные виды начислений с признаком «не облагается НДФЛ» и «не облагается взносами».

Какой вариант применять, зависит от версии конфигурации и принятой в организации методики. Самое надёжное — проверить результат в отчётах: в регистре по НДФЛ не должно быть исчисленного налога с этих сумм, а в расчёте по взносам выплаты наследникам не должны попадать в базу.

Варианты отражения налогов

Ручная корректировка НДФЛ в документе увольнения

Быстро, но требует контроля при каждом пересчёте документа — налог может «вернуться» после перепроведения

Отдельные виды начислений без обложения

Надёжнее для отчётности, но требует предварительной настройки справочника начислений и проверки кодов доходов

Начисление через документы выплат бывшим сотрудникам

Подходит, когда расчёт с работником уже закрыт, а выплата производится позже наследникам

Оформление выплаты родственникам

Родственник не числится в штате, поэтому стандартная ведомость на выплату зарплаты сотруднику не подходит напрямую. В ЗУП 3.1 для таких случаев предназначен документ «Выплаты бывшим сотрудникам» (раздел «Зарплата» → «Выплаты бывшим сотрудникам» или аналогичный, в зависимости от версии). В нём указывается получатель — физическое лицо, не являющееся сотрудником.

Если получатель отсутствует в справочнике физических лиц, создайте новый элемент: ФИО, паспортные данные, ИНН при наличии. Эти данные понадобятся для платёжных документов и, при необходимости, для справок. Обязательно сохраните в деле заявление родственника и копии подтверждающих документов — это основание выплаты.

Выплату можно провести через кассу (расходный кассовый ордер) или перечислением на банковский счёт получателя. При перечислении на карту сформируйте ведомость в банк с указанием реквизитов счёта родственника из его заявления. Дата выплаты влияет на отражение в учёте, поэтому фиксируйте фактическую дату выдачи денег.

Отражение в учёте и отчётности

После синхронизации с бухгалтерской программой проводки формируются по правилам, настроенным для соответствующих видов начислений. Выплата наследникам обычно проходит по счёту 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а не по счёту 70, поскольку получатель не является работником. Проверьте настройку способов отражения зарплаты в учёте, чтобы суммы попали на корректные счета.

В отчётности по НДФЛ (6-НДФЛ) суммы, не облагаемые налогом, не отражаются. Если налог был удержан ошибочно, потребуется уточнённый расчёт и возврат налога получателю. В расчёте по страховым взносам выплаты наследникам в базу не включаются.

По персонифицированному учёту умерший сотрудник исключается из отчётов после прекращения договора. Уведомления о прекращении трудовых отношений подаются в установленном порядке — проверьте актуальные требования к формам на момент оформления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок умершего сотрудника

Норма

Все начисления до даты смерти включены, НДФЛ с сумм наследникам равен нулю

Тревожный признак

Есть начисления после даты смерти или удержан налог с выплат наследникам

Ведомость или документ выплаты

Норма

Получатель — родственник, сумма совпадает с расчётом, дата фактической выплаты указана верно

Тревожный признак

Получатель — сам умерший сотрудник или сумма не сходится с расчётным листком

Регистры НДФЛ и взносов

Норма

По выплатам наследникам нет исчисленного налога и взносов

Тревожный признак

Суммы попали в облагаемую базу — потребуется корректировка

Проводки после синхронизации

Норма

Выплата отражена через счёт расчётов с прочими лицами

Тревожный признак

Сумма зависла на счёте 70 без закрытия

Особые ситуации

Незакрытый больничный

Если работник умер во время болезни, пособие по временной нетрудоспособности начисляется по день смерти включительно. Листок нетрудоспособности закрывается в установленном порядке, и пособие выплачивается членам семьи вместе с остальными суммами. В ЗУП больничный вводится обычным документом с периодом до даты смерти.

Несколько претендентов на выплату

Когда за деньгами обращаются несколько членов семьи, безопаснее депонировать сумму и выплатить её после предъявления свидетельства о праве на наследство или судебного решения. В программе депонирование оформляется стандартными документами учёта невыплаченной зарплаты с последующим списанием на расчёты с депонентами.

Материальная помощь на погребение

Если организация выплачивает родственникам материальную помощь в связи со смертью работника, её отражают отдельным начислением. Налоговый режим такой помощи отличается от наследуемой зарплаты — проверьте актуальные нормы НК РФ по необлагаемым суммам и настройте вид начисления соответствующим образом.

Полезно заранее завести в конфигурации отдельные виды начислений «Выплата наследникам» с отключённым обложением НДФЛ и взносами. Когда ситуация возникает, настройка под давлением обстоятельств чаще приводит к ошибкам, чем работа с готовым шаблоном.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника при выплате родственникам?

Нет. Суммы оплаты труда, выплачиваемые членам семьи умершего работника в порядке наследования, относятся к доходам, не облагаемым НДФЛ. Если программа исчислила налог автоматически, его нужно скорректировать до проведения выплаты, иначе придётся делать возврат и уточнённую отчётность.

Можно ли перечислить деньги на карту умершего сотрудника?

Не стоит. После уведомления банка о смерти владельца счёт блокируется, и средства попадают в наследственную массу — родственники получат их только через нотариальную процедуру. Выплату следует производить напрямую получателю: наличными через кассу или на его собственный банковский счёт.

Кто имеет право получить зарплату умершего работника?

По ТК РФ — члены семьи умершего или лица, находившиеся на его иждивении. При отсутствии таких лиц суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство. От получателя нужно заявление и документы, подтверждающие родство или право наследования.

Какой датой оформлять увольнение в 1С ЗУП?

Датой смерти работника, указанной в свидетельстве о смерти. Это правило действует даже если сотрудник в тот момент находился в отпуске или на больничном. Основание — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.

Что делать, если НДФЛ уже удержан и перечислен ошибочно?

Нужно вернуть излишне удержанную сумму получателю, отразить возврат в учёте и подать уточнённый расчёт 6-НДФЛ за соответствующий период. В ЗУП возврат оформляется документом возврата НДФЛ с последующей выплатой физическому лицу.

Попадут ли эти выплаты в расчёт по страховым взносам?

Нет. Выплаты наследникам после прекращения трудового договора не являются объектом обложения страховыми взносами, так как получатель не состоит в трудовых отношениях с организацией. Если суммы попали в базу расчёта, проверьте настройки видов начислений и сделайте корректировку.