Как отразить возврат заработной платы в 1С Бухгалтерия

Возврат заработной платы возникает, когда сотруднику перечислена сумма больше положенной: из-за арифметической ошибки, дублирования ведомости, ошибочного банковского реестра или отпускных, выплаченных за дни, которые сотрудник фактически отработал. В 1С Бухгалтерия 8.3 такая ситуация отражается не простым «обратным» платежом, а корректировкой начислений, НДФЛ и страховых взносов с последующим оформлением возврата денег на расчётный счёт или в кассу.

Порядок действий зависит от причины возврата. Если переплата возникла из-за счётной ошибки или технического сбоя, сумму можно удержать или принять возврат с корректировкой учёта. Если же ошибки в расчёте не было (например, работодатель просто передумал), удержание из зарплаты без согласия сотрудника недопустимо — это ограничение закреплено трудовым законодательством, и его нужно учитывать до того, как вносить документы в программу.

Ниже разобраны основные сценарии: возврат на расчётный счёт, возврат в кассу, сторнирование начислений, корректировка НДФЛ и взносов, а также проверка результата и типичные ошибки.

Когда возврат зарплаты правомерен и что проверить до отражения

Прежде чем вносить документы в базу, определите юридическую природу переплаты. Трудовое законодательство разрешает удерживать излишне выплаченную зарплату в ограниченном перечне случаев: счётная ошибка, признание вины работника в невыполнении норм труда или простое, а также неправомерные действия работника, установленные судом. Кроме того, возврат возможен, если сотрудник добровольно согласен вернуть деньги — тогда достаточно его письменного заявления.

Если переплата не подпадает под эти категории и сотрудник возвращать отказывается, взыскать сумму в одностороннем порядке нельзя. В этом случае сумма остаётся за работником, а в учёте её придётся отражать иначе — например, как прочий расход или задолженность, списываемую по решению руководства. Поэтому первый шаг — не проводка, а анализ ситуации и получение заявления от сотрудника.

Проверьте также, в какой программе ведётся расчёт зарплаты. Если расчёт ведётся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию данные попадают синхронизацией, корректировку начислений выполняют на стороне ЗУП, иначе при следующем обмене данные разойдутся. Если зарплата считается непосредственно в Бухгалтерии, все корректировки делаются там же.

Сторнирование излишне начисленной зарплаты

Если зарплата рассчитывается в 1С Бухгалтерии, излишнее начисление корректируют документом «Начисление зарплаты» за текущий период с отрицательной суммой либо ручной операцией. На практике чаще применяют ручную корректировку, потому что штатный документ не всегда позволяет ввести отрицательное начисление за прошлый закрытый месяц.

Создайте документ «Операции, введённые вручную» (раздел «Операции») и отразите сторно: Дт 70 (или счёт затрат, куда относилось начисление) Кт 70 с минусом — то есть сторнирующая проводка Дт 20 (25, 26, 44) Кт 70 с отрицательной суммой. Одновременно сторнируйте НДФЛ: Дт 70 Кт 68.01 с минусом, и страховые взносы по соответствующим счетам 69 с минусом.

Если расчёт ведётся в 1С:ЗУП, используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). Он автоматически сторнирует начисление, НДФЛ и взносы, а при синхронизации данные корректно перенесутся в Бухгалтерию. Это предпочтительный вариант, так как ручные проводки в Бухгалтерии при работающей синхронизации создают расхождения в регистрах.

1. 1
   Получите заявление сотрудника о согласии вернуть переплату или зафиксируйте основание удержания
2. 2
   Откройте раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную», создайте новый документ
3. 3
   Введите сторнирующие проводки: Дт счёта затрат Кт 70 с минусом на сумму переплаты
4. 4
   Сторнируйте НДФЛ: Дт 70 Кт 68.01 с минусом на сумму излишне удержанного налога
5. 5
   Сторнируйте страховые взносы по счетам 69 с минусом
6. 6
   Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника

Возврат денег на расчётный счёт

Самый распространённый способ — сотрудник перечисляет переплату обратно на расчётный счёт организации. В программе это отражается документом «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При загрузке выписки из клиент-банка документ создаётся автоматически, но вид операции и счёт нужно проверить вручную.

Установите вид операции «Прочее поступление», в поле «Счёт расчётов» укажите 73.03 «Расчёты по возмещению материального ущерба» или 76 — в зависимости от принятой в организации учётной политики. Важный нюанс: если вы уже сторнировали начисление по счёту 70, то возврат денег логично провести в корреспонденции с тем же счётом, чтобы закрыть долг сотрудника. Многие бухгалтеры отражают возврат проводкой Дт 51 Кт 70 — это допустимо и делает картину по счёту 70 прозрачной.

В назначении платежа и поле «Комментарий» укажите основание: «Возврат излишне выплаченной заработной платы по заявлению от …». Это упростит сверку при аудите и налоговой проверке. Сумма возврата должна совпадать с фактически полученной сотрудником переплатой — то есть с суммой, которую он получил на карту сверх положенного (после удержания НДФЛ).

Возврат в кассу организации

Если сотрудник вносит деньги наличными, оформляется приходный кассовый ордер. В 1С Бухгалтерия это документ «Поступление наличных» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Прочее поступление», счёт расчётов — тот же, что использовался при отражении долга (70, 73.03 или 76).

Проводка формируется стандартная: Дт 50.01 Кт 70 (73.03, 76). Обязательно заполните поле «Основание» — оно попадёт в печатную форму ПКО (КО-1), которую нужно выдать сотруднику: отрывная часть ордера (квитанция) вручается плательщику как подтверждение внесения денег.

Помните про ограничения кассовой дисциплины: наличная выручка тратится на установленные цели, но возврат зарплаты выручкой не является, поэтому специальных ограничений здесь нет. Однако если сумма крупная, убедитесь, что не нарушен лимит остатка кассы на конец дня — излишек нужно сдать в банк.

Корректировка НДФЛ и страховых взносов

Сторнирование начисления автоматически влечёт пересчёт НДФЛ: налоговая база уменьшается, и образуется излишне удержанный налог. В учёте это отражается сторнирующей проводкой Дт 70 Кт 68.01. Далее возможны два варианта: зачесть переплату по НДФЛ в счёт будущих удержаний по этому сотруднику или вернуть налог через налоговую инспекцию по заявлению.

По страховым взносам сторно уменьшает базу текущего периода. Если переплата относится к прошлому отчётному периоду, по которому расчёт уже сдан, потребуется уточнённый расчёт по страховым взносам (РСВ) с корректировкой по конкретному сотруднику в разделе 3. Аналогично подаётся уточнённый 6-НДФЛ, если ошибка затронула уже сданный расчёт.

Перспективная отчётность (уведомления по ЕНП, персонифицированные сведения) также подлежит корректировке, если ошибка повлияла на их показатели. Проверьте все формы, в которых фигурировала излишняя сумма, и составьте список уточнений до их отправки.

Удержание из зарплаты вместо возврата денег

Альтернатива возврату — удержание переплаты из последующих начислений сотрудника. Этот вариант проще в оформлении: не нужны банковские документы, достаточно заявления работника и приказа руководителя. Ограничение — общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% от причитающейся суммы, поэтому крупную переплату придётся удерживать частями.

В 1С Бухгалтерия удержание оформляется при очередном начислении зарплаты: сумма переплаты уменьшает выплату, что фактически закрывает долг по счёту 70. Если расчёт ведётся в ЗУП, используется механизм удержаний с указанием основания и предельной суммы.

Сравнение вариантов закрытия переплаты

Возврат на расчётный счёт

Подходит при любой сумме и уволенном сотруднике. Требует банковского документа и контроля поступления денег

Возврат в кассу

Удобен для небольших сумм. Требует оформления ПКО и выдачи квитанции сотруднику, контроля лимита кассы

Удержание из зарплаты

Проще всего документально, но ограничено 20% от выплаты и возможно только для работающих сотрудников

Проверка результата после отражения возврата

После внесения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника: сальдо по нему должно обнулиться (если нет других долгов). Если остаток сохраняется, найдите, какая из операций не закрыта — сторно начисления или поступление денег.

Сверьте регистры по НДФЛ: обороты по счёту 68.01 в разрезе сотрудника должны соответствовать уменьшенной базе. Сформируйте расчёт 6-НДФЛ за текущий период и убедитесь, что программа корректно отражает пересчёт. Если период ошибки уже закрыт отчётностью, подготовьте уточнённые формы.

Наконец, сверьтесь с банком: сумма в выписке должна совпадать с документом поступления, а назначение платежа — с основанием возврата. Расхождение даже в копейках приведёт к незакрытому остатку.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 70 по сотруднику

Норма

Сальдо равно нулю или соответствует текущей задолженности по зарплате

Тревожный признак

Зависший остаток на сумму переплаты

Обороты по счёту 68.01 по сотруднику

Норма

НДФЛ уменьшен на налог с переплаты

Тревожный признак

Налог соответствует первоначальному начислению без корректировки

Банковская выписка и документ поступления

Норма

Суммы и назначение платежа совпадают

Тревожный признак

Расхождение суммы или незаполненное основание

Частые вопросы

Можно ли просто сделать обратную проводку Дт 70 Кт 51 без сторнирования начисления?

Нет. Такая проводка только закроет долг сотрудника по деньгам, но начисление, НДФЛ и страховые взносы останутся завышенными. Это приведёт к ошибкам в 6-НДФЛ, РСВ и налоге на прибыль (или УСН). Сначала сторнируют начисление и налоги, затем отражают поступление денег.

Сотрудник уволился и вернул переплату через месяц — как отразить?

Порядок тот же: сторнирование начисления и налогов в периоде обнаружения ошибки, затем поступление на расчётный счёт с видом операции «Прочее поступление». Поскольку отчётность за период увольнения уже сдана, потребуются уточнённые 6-НДФЛ и РСВ с корректировкой персонифицированных данных.

Какой счёт использовать для возврата: 70, 73 или 76?

Единого обязательного варианта нет. Если начисление сторнировано по счёту 70, логично провести возврат через 70 — тогда счёт закрывается полностью. Некоторые организации по учётной политике используют 73.03 или 76 для расчётов по переплатам. Главное — применять один подход последовательно и закрепить его в учётной политике.

Нужно ли уточнять 6-НДФЛ, если ошибка исправлена в том же квартале?

Если переплата и её сторнирование попали в один отчётный период и расчёт ещё не сдан, уточнение не требуется — отчёт сразу формируется с корректными суммами. Если расчёт за период ошибки уже представлен, подаётся уточнённый 6-НДФЛ с корректировкой по сотруднику.

Сотрудник отказывается возвращать переплату, и это не счётная ошибка — что делать?

Удержать сумму принудительно нельзя. Варианты: договориться о добровольном возврате, удержать с письменного согласия сотрудника или обратиться в суд. Если взыскание невозможно, сумма списывается по решению руководства за счёт средств организации с отражением в составе прочих расходов.