Другое · 11 мин
Как отразить удаленную работу в 1С
Как отразить удаленную работу в 1С:ЗУП и 1С:Камин — кадровый перевод, настройка графиков, табели, начисление зарплаты и компенсаций дистанционным сотрудникам.
Удаленная (дистанционная) работа в 1С отражается не одной кнопкой, а цепочкой действий: кадровый документ с указанием дистанционного характера работы, корректный график работы, правильное заполнение табеля и, при необходимости, начисление компенсаций за использование личного оборудования. Если пропустить хотя бы один шаг, программа посчитает зарплату по стандартному графику офиса, а в отчетность уйдут неверные сведения.
Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где для дистанционной работы предусмотрены отдельные механизмы: вид занятости, признак удаленной работы в договоре, специальные графики и виды начислений. В «1С:Бухгалтерии» без модуля зарплаты возможности ограничены — там отражают только затраты на компенсации.
Ниже разобраны настройки в типовой ЗУП 3.1. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика действий сохраняется.
Что настроить в программе до оформления сотрудников
Прежде чем переводить людей на удаленку, проверьте базовые настройки учета. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и убедитесь, что учетная политика по зарплате заполнена корректно. Далее перейдите в «Настройка» → «Расчет зарплаты» и проверьте состав начислений и удержаний: если планируете выплачивать компенсацию за использование личной техники, соответствующий вид начисления должен быть создан и правильно настроен по НДФЛ и взносам.
Важный элемент — справочник «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Шаблоны графиков» или «Графики работы»). Для дистанционных сотрудников обычно заводят отдельный график, даже если по часам он совпадает с офисной пятидневкой. Это упрощает аналитику, позволяет гибко менять режим и корректно формировать отчеты по категориям работников.
Как оформить прием или перевод на удаленную работу
Если сотрудник только принимается на дистанционную должность, используйте документ «Прием на работу» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Если действующий сотрудник переводится на удаленку — документ «Кадровый перевод». В обоих документах заполните дату, подразделение, должность и график работы.
Ключевой момент — указание дистанционного характера работы. В типовой ЗУП 3.1 в документе есть поле, связанное с условиями труда / дистанционной работой (в зависимости от релиза оно называется «Дистанционная работа» или отражается через условия трудового договора). Установите соответствующий признак — он влияет на печатные формы трудового договора и на отчетность, где требуется выделять дистанционных работников.
Если в вашем релизе отдельного признака нет, используйте дополнительные сведения или реквизиты: «Настройка» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения». Создайте признак «Удаленная работа» для справочника сотрудников и заполняйте его вручную — это поможет строить отборы в отчетах.
- 1Создайте документ «Кадровый перевод» из раздела «Кадры»
- 2Укажите дату перевода, сотрудника и новый график работы
- 3Установите признак дистанционной работы, если он есть в релизе
- 4Проверьте начисления: оклад и надбавки обычно сохраняются без изменений
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму дополнительного соглашения
- 6Проверьте отражение перевода в карточке сотрудника и в штатном расписании
Графики работы и учет рабочего времени дистанционных сотрудников
График для удаленщика зависит от режима, зафиксированного в договоре. Если сотрудник обязан быть на связи в конкретные часы — создайте график с теми же интервалами, что и офисный, но отдельным элементом справочника. Если режим свободный, а норма часов фиксирована за месяц, настройте график с суммированным учетом рабочего времени, указав норму по производственному календарю.
Табель (документ «Табель» в разделе «Зарплата» → «Отчетности, справки» → «Табели», либо автоматическое заполнение при расчете) для дистанционных работников заполняется по тем же правилам: явка «Я» за рабочие дни. Если сотрудник болел, был в отпуске или в командировке, эти периоды отражаются соответствующими документами — отсутствия вытеснят явку автоматически.
Частая ситуация — сотрудник работает удаленно часть недели, а часть в офисе. Для этого не нужен специальный график: оформляется единый график, а факт места работы при необходимости фиксируется отдельно (дополнительными сведениями или внутренним учетом), поскольку на расчет зарплаты место работы влияния не оказывает.
Как начислить компенсацию за личное оборудование и интернет
По договоренности с дистанционным работником работодатель может компенсировать использование личного оборудования, интернета и другие расходы. В ЗУП для этого создается отдельный вид начисления: «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Задайте назначение «Прочие начисления» или аналогичное, способ расчета — фиксированной суммой ежемесячно.
Критично правильно настроить налогообложение. Компенсация расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей, при соблюдении условий законодательства может не облагаться НДФЛ и взносами — для этого в настройках начисления указывается соответствующий код дохода и категория по взносам. Формулировки и коды периодически уточняются, поэтому перед настройкой сверьте текущую позицию с актуальными разъяснениями и при сомнениях привлеките бухгалтера по налогам. Ошибка в коде дохода приведет к неверной форме 6-НДФЛ.
Назначьте начисление сотруднику плановым — в кадровом переводе на вкладке «Оплата труда» добавьте строку с компенсацией. Тогда она будет попадать в расчет зарплаты автоматически каждый месяц. Разовую выплату можно оформить документом «Разовое начисление» или «Премия» (с выбором нужного вида начисления).
Зарплата, больничные и отпуска у удаленных работников
Сам расчет оплаты труда для дистанционного сотрудника ничем не отличается от офисного: оклад делится на норму времени по его графику и умножается на отработанное время. Именно поэтому корректный график так важен — при несовпадении нормы часов программа честно посчитает «недоработку» или «переработку», которых в реальности не было.
Больничные, отпуска, командировки оформляются стандартными документами: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка» из раздела «Зарплата» или «Кадры». Электронные больничные (ЭЛН) загружаются из ФСС/СФР штатным обменом независимо от формата работы сотрудника. Районные коэффициенты и надбавки привязываются к месту работы, указанному в договоре, — проверьте, что при переводе на удаленку они не потерялись, если сотрудник продолжает работать из «северного» региона.
Как проверить результат
Отображается новый график и признак дистанционной работы
Остался старый график или признак не установлен
Оклад рассчитан по норме нового графика, компенсация начислена отдельной строкой
Сумма отличается от ожидаемой без видимых причин, компенсации нет
Явки и отсутствия соответствуют фактическим дням работы
Появились незапланированные прогулы или неверные часы
Компенсация отражена с тем кодом, который задан в настройках начисления
Компенсация попала в облагаемый доход с кодом зарплаты
Отражение удаленной работы в 1С:Бухгалтерии
Если зарплата ведется в «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0), возможности скромнее: кадровый учет там укрупненный, отдельного признака дистанционной работы в типовых документах может не быть. В этом случае факт удаленной работы фиксируется в кадровых документах вне программы, а в 1С отражаются только начисления.
Компенсацию за оборудование начисляйте документом «Начисление зарплаты» с предварительно созданным видом начисления (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»). Проводки по компенсации формируются на счетах затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения сотрудника) в корреспонденции со счетом 70 или 73 по настройке способа отражения.
Если дистанционных сотрудников много и требуется полноценный кадровый учет с графиками и отчетностью, практичнее перенести расчет зарплаты в ЗУП с последующей синхронизацией проводок в бухгалтерию — типовой обмен между конфигурациями поддерживается штатно.
Как выбрать сценарий учета
Частые вопросы по отражению удаленной работы в 1С
Нужно ли создавать отдельное подразделение «Удаленные сотрудники»?
Не обязательно. Подразделение влияет на проводки по затратам и аналитику. Если расходы на дистанционных работников нужно видеть отдельно — создайте подразделение. Если нет, оставьте сотрудников в их функциональных подразделениях, а удаленный формат отражайте признаком дистанционной работы или дополнительным сведением.
Меняется ли расчет зарплаты при переводе на удаленку?
Сам по себе формат работы на расчет не влияет: оклад считается от нормы времени по графику сотрудника. Изменения возможны только если вместе с переводом меняются условия оплаты — оклад, надбавки, компенсации. Их нужно явно указать в кадровом переводе на вкладке оплаты труда.
Как отразить временную удаленку на несколько недель?
Для короткого периода кадровый перевод туда-обратно избыточен. Если норма времени не меняется, достаточно оставить текущий график и зафиксировать временный дистанционный режим внутренним приказом вне программы. Если режим меняется (например, сокращенный день), оформите документ изменения графика на конкретный период.
Облагается ли компенсация за интернет и технику НДФЛ в 1С?
Программа берет налогообложение из настроек вида начисления: какой код дохода и категорию взносов вы укажете, так начисление и попадет в отчетность. Сами по себе настройки не гарантируют правомерность необложения — она зависит от условий договора и подтверждающих документов. Перед выбором кода сверьтесь с актуальными нормами и разъяснениями.
Что делать, если в моем релизе ЗУП нет признака дистанционной работы?
Обновите конфигурацию до актуального релиза — механизмы учета дистанционной работы добавлялись в типовую поставку постепенно. Если обновление невозможно, создайте дополнительное сведение для сотрудников и используйте его в отборах отчетов, а печатные формы договора скорректируйте вручную или через внешнюю печатную форму.
Нужно ли отражать удаленку в штатном расписании?
Штатное расписание в ЗУП описывает позиции, а не формат работы конкретного человека, поэтому отдельную позицию «удаленный специалист» создавать не требуется. Признак дистанционной работы устанавливается в документе приема или перевода конкретного сотрудника. Исключение — если позиция изначально создается только как дистанционная и это нужно видеть в структуре.
Что важно запомнить
Удаленная работа в 1С отражается кадровым документом с признаком дистанционной работы, отдельным графиком, корректным табелем и правильно настроенным начислением компенсации. Расчет зарплаты при этом стандартный — главное, чтобы норма времени по графику совпадала с реальным режимом сотрудника, а коды доходов в начислениях были проверены до первого расчета.