Другое · 12 мин
Как отразить в 1С пособие на погребение умершего сотрудника
Пошаговая инструкция: как начислить и отразить пособие на погребение умершего сотрудника в 1С:ЗУП, проводки, НДФЛ, взносы и типичные ошибки.
Смерть сотрудника — ситуация, в которой бухгалтеру приходится действовать быстро и при этом не допустить ошибок в учёте. Работодатель обязан выплатить пособие на погребение, если расходы на похороны понесли родственники или иные лица, а также выдать неполученную заработную плату умершего. Каждая из этих выплат по-разному облагается налогами и по-разному отражается в программе.
Пособие на погребение за счёт работодателя выплачивается, когда умерший являлся сотрудником организации и обращение поступило в установленные законом сроки. Основание — заявление лица, оплатившего похороны, и справка о смерти по форме из ЗАГСа. Размер пособия ежегодно индексируется, поэтому актуальную сумму нужно сверять с действующим значением на дату смерти, а не на дату выплаты.
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для такой выплаты не всегда есть готовый вид начисления, поэтому часто его создают вручную либо используют типовой механизм «прочих доходов». Далее разберём оба подхода, налоговый режим, проводки и контрольные точки, по которым можно проверить корректность отражения.
Нормативная база и налоговый режим выплаты
Обязанность работодателя выплатить пособие на погребение умершему сотруднику закреплена в законодательстве о погребении и похоронном деле. Пособие выплачивается в размере, установленном на день смерти, с учётом ежегодной индексации. Если похороны оплатил родственник или другое лицо, пособие перечисляется именно этому лицу по его заявлению.
С налоговой точки зрения пособие на погребение в пределах установленного размера не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Это принципиально важно для настройки вида начисления в программе: если ошибочно оставить обложение налогом, программа удержит НДФЛ и начислит взносы, что приведёт к искажению отчётности и необходимости подавать уточнённые расчёты.
Если работодатель по своей инициативе выплачивает сумму сверх установленного размера (например, материальную помощь семье), превышение уже подпадает под общие правила: для материальной помощи действует необлагаемый лимит, сверх которого начисляются НДФЛ и взносы. Такую выплату корректнее оформлять отдельным видом начисления, чтобы не смешивать разные налоговые режимы в одной сумме.
Подготовка: какие документы и настройки нужны до начисления
До отражения выплаты в программе убедитесь, что у вас есть комплект оснований: заявление лица, оплатившего похороны, справка о смерти (форма из ЗАГСа) и при необходимости документ, подтверждающий фактические расходы. Эти документы остаются в деле и подтверждают правомерность необлагаемой выплаты при проверке.
В 1С:ЗУП проверьте, существует ли в плане видов расчёта подходящее начисление. Путь: «Настройка» → «Начисления». Если подходящего вида нет, создайте новый: назначение — «Прочие начисления и выплаты» или аналогичное, начисление выполняется «По отдельному документу» документом «Разовое начисление».
Критично правильно заполнить закладки налогового учёта нового вида начисления: НДФЛ — «не облагается», страховые взносы — вид дохода, не облагаемый взносами (как правило, «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами»). Для отражения в учёте укажите способ отражения, соответствующий прочим расходам, либо оставьте настройку по умолчанию и скорректируйте проводки при синхронизации с бухгалтерией.
- 1Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление
- 2Укажите назначение «Прочие начисления и выплаты», выполнение — по документу «Разовое начисление»
- 3На закладке «Налоги, взносы, учёт» задайте: НДФЛ не облагается, взносы — необлагаемый вид дохода
- 4Сохраните начисление и проверьте его в тестовом документе на копии базы или на минимальной сумме
Начисление пособия документом «Разовое начисление»
Основной рабочий сценарий в ЗУП — документ «Зарплата» → «Разовые начисления». Создайте документ, выберите сотрудника (умершего, по которому ведётся расчётный листок), укажите созданный вид начисления и сумму пособия. Дата документа и месяц начисления определяют, в каком периоде выплата попадёт в учёт и отчётность.
Нюанс: получателем денег является не сотрудник, а заявитель. В типовой ЗУП разовое начисление привязывается к сотруднику, поэтому выплата оформляется с особенностями — об этом в следующем разделе. В части начисления важно, чтобы сумма корректно попала в доход умершего сотрудника как необлагаемая, без НДФЛ и взносов.
После проведения документа откройте его движения или сформируйте расчётный листок сотрудника: сумма пособия должна отображаться в начислениях, при этом в колонках НДФЛ и взносов по этой строке должны быть нули. Если налог появился — возвращайтесь к настройкам вида начисления, ошибка именно там.
Альтернатива: механизм «Прочие доходы»
В некоторых конфигурациях и релизах удобнее использовать документ выплаты прочих доходов физическим лицам — он позволяет оформить выплату непосредственно на заявителя, а не на сотрудника. Проверьте наличие такого документа в разделе «Зарплата» или «Выплаты» вашей конфигурации. Этот вариант методологически чище, когда получатель — стороннее физическое лицо, не состоящее в штате.
Два способа отражения
Простой типовой путь, но выплата формально привязана к умершему — потребуется корректное оформление получателя в ведомости
Выплата сразу оформляется на заявителя; доступность зависит от конфигурации и релиза программы
Как оформить выплату на получателя
Пособие перечисляется лицу, указанному в заявлении: на его банковский счёт или через кассу. В ЗУП создайте ведомость (в банк или в кассу) в том же месяце, что и разовое начисление. Если получатель — не сотрудник, заранее заведите его как физическое лицо в справочнике, чтобы корректно указать реквизиты получателя.
При выплате через кассу в 1С:Бухгалтерии оформляется расходный кассовый ордер с указанием получателя по данным его паспорта. При перечислении на карту — платёжное поручение с назначением платежа, где указывают, что это пособие на погребение по заявлению. Назначение платежа важно для подтверждения характера выплаты при проверках.
Не смешивайте пособие с выплатой неполученной зарплаты умершего. Зарплата, компенсация отпуска и иные причитающиеся суммы выплачиваются членам семьи по правилам ГК РФ и имеют собственный налоговый режим: они не облагаются НДФЛ и взносами, но отражаются как доход умершего. Это отдельная операция со своими документами.
Проводки и отражение в бухгалтерском учёте
После синхронизации ЗУП с 1С:Бухгалтерией пособие формирует проводку по кредиту счёта расчётов с персоналом или прочих расчётов (в зависимости от настройки способа отражения) и дебету счёта затрат — как правило, прочих расходов, поскольку выплата не связана с трудовыми обязанностями. Конкретные счета зависят от настроек способов отражения зарплаты в вашей базе.
Проверьте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц начисления: строка с пособием должна иметь корректный способ отражения и не содержать сумм НДФЛ и взносов. Если способ отражения по умолчанию отправляет сумму на счёт затрат на оплату труда, создайте отдельный способ отражения для прочих выплат и укажите его в виде начисления.
В налоговом учёте по налогу на прибыль позиция по учёту таких выплат в расходах имеет ограничения — пособие в пределах установленного размера компенсирует расходы на погребение и его включение в расходы следует согласовать с учётной политикой и действующими разъяснениями. При сомнениях зафиксируйте позицию в учётной политике организации.
Как проверить результат
Пособие в начислениях, НДФЛ и взносы по строке равны нулю
С суммы удержан НДФЛ или начислены взносы
Получатель — заявитель, сумма совпадает с начислением
Получатель не указан или сумма расходится с начислением
Проводка без налогов, корректный счёт затрат
Сумма попала на счёт оплаты труда или с налоговыми строками
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — использование вида начисления «Материальная помощь» для пособия на погребение. У матпомощи собственный необлагаемый лимит и другой код дохода, поэтому отчётность по НДФЛ и взносам заполняется некорректно, а при превышении лимита программа доначислит налог. Создавайте отдельный вид начисления именно для пособия.
Вторая распространённая проблема — выплата пособия вместе с окончательным расчётом умершего одной ведомостью на одного получателя без разделения назначений. При проверке невозможно отделить необлагаемое пособие от прочих сумм. Оформляйте выплаты раздельно и храните заявления по каждой из них.
Третья ошибка — применение размера пособия на дату выплаты вместо даты смерти. Если между этими датами прошла индексация, сумма окажется заниженной или завышенной. Сверяйте размер на день смерти и фиксируйте обоснование в расчётной записке.
Сроки обращения и особые ситуации
За пособием следует обращаться в сроки, установленные законодательством о погребении; при пропуске срока работодатель вправе отказать в выплате. Проверяйте дату обращения относительно даты смерти и фиксируйте день получения заявления входящим номером.
Если сотрудник умер в период простоя, отпуска или командировки, порядок выплаты пособия не меняется — важен сам факт трудовых отношений на дату смерти. Если же трудовой договор был прекращён до смерти, обязанности работодателя по пособию, как правило, не возникает, и вопрос решается через органы соцзащиты или СФР.
Когда похороны оплатили несколько лиц, пособие выплачивается одному из них по договорённости, что подтверждается заявлением. Разделять пособие между несколькими заявителями работодатель не обязан.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?
Нет, в пределах установленного законом размера пособие не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В 1С это обеспечивается настройками вида начисления: НДФЛ — «не облагается», взносы — необлагаемый вид дохода. Суммы сверх установленного размера оформляются отдельно и облагаются по общим правилам.
Кому именно выплачивать пособие, если похороны оплатил не родственник?
Пособие выплачивается любому лицу, которое фактически взяло на себя расходы на погребение и подало заявление со справкой о смерти. Родственные отношения не являются обязательным условием. В программе такого получателя заводят как физическое лицо и указывают в ведомости на выплату.
Нужно ли увольнять сотрудника в 1С до начисления пособия?
Пособие можно начислить как до, так и после оформления кадрового приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью — на сам расчёт это не влияет. Практичнее сначала провести все начисления и выплаты, а затем оформить прекращение договора, чтобы избежать блокировок по расчётам с уволенным.
Как отразить пособие, если в конфигурации нет документа «Разовое начисление»?
Используйте доступный в вашей конфигурации механизм разовых выплат: документ прочих доходов физлицам либо операцию в бухгалтерском учёте с ручной проводкой и последующей корректировкой регистров. Главное — сохранить необлагаемый статус выплаты и документальное основание.
Что делать, если НДФЛ с пособия уже удержан и перечислен?
Исправьте настройки вида начисления, пересчитайте документы сотрудника, верните излишне удержанную сумму получателю и подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за соответствующий период. До исправления проверьте, не попала ли ошибка и в расчёт по страховым взносам.
Что важно запомнить
Пособие на погребение оформляют по заявлению и справке о смерти отдельным видом начисления без НДФЛ и взносов, в размере на дату смерти. Выплату проводят на заявителя, отдельно от зарплаты умершего. Проверяйте расчётный листок, ведомость и отражение в бухучёте — налогов по этой выплате быть не должно.