Как отразить в 1С перевод с совместительства на основное место работы

Перевод сотрудника с совместительства на основное место работы — частая кадровая ситуация, которая в 1С:ЗУП оформляется не одним документом, а цепочкой операций. Причина в том, что совместитель и основной работник — это два разных договора: трудовой договор по совместительству прекращается, а на его месте заключается новый договор по основному месту работы.

Ошибка на любом этапе приводит к неприятным последствиям: двойному начислению зарплаты, неверному стажу для отпусков и больничных, некорректным данным в отчётах СЗВ-ТД и ЕФС-1. Поэтому важно не просто «провести документы», а проверить результат по нескольким контрольным точкам.

Материал ориентирован на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), где кадровый учёт совместителей реализован наиболее полно. В 1С:Бухгалтерии 8 порядок похож, но часть документов оформляется вручную.

Какой вариант перевода применяется в вашей ситуации

Прежде чем открывать программу, определите юридическую конструкцию перехода. На практике встречаются три сценария, и от выбора зависит набор документов в 1С.

Первый сценарий — сотрудник работает по совместительству в вашей организации и переходит к вам же на основное место, уволившись у внешнего работодателя. Второй — внутренний совместитель освобождает основную должность и занимает её как основную, а прежняя основная работа прекращается. Третий — оформление через перевод по соглашению сторон с изменением характера работы, что трудовым законодательством прямо не предусмотрено, поэтому чаще всего применяется схема «увольнение + приём».

Сравнение вариантов оформления

Увольнение с совместительства + приём на основное место

Стандартный и самый безопасный вариант. Подходит для всех случаев, корректно закрывает договор совместительства и отражается в отчётности.

Кадровый перевод внутри организации

Применяется только если меняются условия внутри одного договора. Не подходит для смены вида занятости: совместительство и основное место — разные договоры.

Дополнительное соглашение без увольнения

Используется, когда основное место уже есть, а совместительство просто прекращается. Тогда оформляется только увольнение с должности совместителя.

Подготовка: что проверить до оформления документов

Убедитесь, что в справочнике «Физические лица» сотрудник заведён один раз. Дубли физических лиц — главная причина проблем при переходе: программа воспримет совместителя и основного работника как разных людей, и стаж, остатки отпусков и налоговые данные разойдутся.

Проверьте дату перехода. Увольнение с совместительства и приём на основное место должны идти последовательно: обычно увольнение — последним рабочим днём, приём — следующим днём. Перерыв в один день (например, приём с понедельника после увольнения в пятницу) допустим и часто удобен.

Также сверьте остаток неиспользованного отпуска по должности совместителя. При увольнении программа должна рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск — эта сумма входит в окончательный расчёт.

Шаг 1. Увольнение с должности по совместительству

Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или журнал «Увольнения» в зависимости от настроек). В поле «Сотрудник» выберите именно должность по совместительству — если у физического лица несколько сотрудников, программа предложит список, и здесь легко ошибиться.

Укажите дату увольнения и основание. На закладке начислений программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и долг по зарплате, если увольнение оформляется с расчётом. Проверьте, что средний заработок рассчитался корректно — для совместителей расчётная база берётся только по этой должности.

После проведения документа должность совместителя становится неактивной. Само физическое лицо и другие его должности (если есть) документ не затрагивает.

Шаг 2. Приём на основное место работы

Создайте документ «Приём на работу». В поле «Физическое лицо» выберите существующую карточку того же человека — не создавайте новую. Программа подтянет личные данные, ИНН, СНИЛС и накопленные стажи.

Заполните ключевые поля: подразделение, должность, дата приёма, график работы, вид занятости — «Основное место работы». Именно этот признак отличает новый договор от прежнего совместительства и влияет на кадровую отчётность.

На закладке «Оплата труда» назначьте начисления: оклад или тарифную ставку, надбавки, премии. Не копируйте автоматически условия с должности совместителя — часто при переходе на основное место меняется размер оплаты и состав начислений.

1. 1
   Проверьте, что физическое лицо заведено в одном экземпляре, и сверьте остатки отпусков
2. 2
   Создайте и проведите документ «Увольнение» по должности совместителя с расчётом компенсации
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» на то же физическое лицо с видом занятости «Основное место работы»
4. 4
   Назначьте начисления и график работы на закладке «Оплата труда»
5. 5
   Проверьте результат: кадровый приказ, отчёт по сотруднику, расчёт зарплаты за первый месяц

Особый случай: внутренний совместитель становится основным

Если сотрудник занимал в вашей организации и основную должность, и должность по внутреннему совместительству, а теперь переходит на должность совместителя как на основную, порядок меняется. Здесь потребуется два увольнения и один приём либо комбинация увольнения и кадрового перевода.

Типовая последовательность: уволить сотрудника с прежней основной должности, уволить с должности внутреннего совместителя, принять на целевую должность как на основное место. Даты увольнений обычно совпадают, приём — следующим днём.

Обратите внимание на компенсации отпуска: они рассчитываются по каждой увольняемой должности отдельно, так как у каждой должности свой остаток отпуска и свой средний заработок.

Проверка результата после оформления

Сформируйте кадровый отчёт по сотруднику (например, «Штатное расписание» с расшифровкой или справку о кадровых изменениях) и убедитесь, что в нём одна активная должность с видом занятости «Основное место работы». Должность совместителя должна числиться уволенной.

Рассчитайте зарплату за первый месяц после перехода. Начисление должно быть одно — по новой должности. Если видите два начисления, значит, увольнение совместителя не проведено или проведено с неверной датой.

Проверьте формирование сведений для отчётности: события приёма и увольнения должны попасть в подраздел кадровых сведений ЕФС-1. В 1С:ЗУП для этого используется документ, отражающий кадровые события, — убедитесь, что оба события (увольнение и приём) там присутствуют с корректными датами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество активных должностей

Норма

Одна активная должность — основное место работы

Тревожный признак

Две активные должности или ни одной

Расчёт зарплаты за месяц перехода

Норма

Одно начисление по новой должности, компенсация отпуска в месяце увольнения

Тревожный признак

Двойное начисление или пропавшая компенсация

Кадровые события для ЕФС-1

Норма

Присутствуют увольнение и приём с верными датами

Тревожный признак

События отсутствуют или дублируются

Физическое лицо в отчётах

Норма

Одна карточка, единая история стажа

Тревожный признак

Сотрудник отображается дважды как разные люди

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — отказ от увольнения совместителя «для простоты» с одновременным приёмом на основное место. В результате у физического лица две действующие должности, зарплата считается дважды, а в отчётности сотрудник числится и совместителем, и основным работником.

Вторая ошибка — создание нового физического лица при приёме. Тогда теряется связь с историей: стаж, льготы, вычеты по НДФЛ и данные о доходах прошлых периодов остаются на старой карточке.

Третья группа ошибок связана с датами: приём раньше увольнения, разрыв в середине месяца без необходимости, увольнение «задним числом» после расчёта зарплаты. Последнее особенно опасно — потребуется сторнирование и перерасчёт.

FAQ

Можно ли оформить переход одним документом «Кадровый перевод»?

Нет. Кадровый перевод меняет условия внутри одного трудового договора, а совместительство и основное место — разные договоры. Договор по совместительству нужно прекратить (увольнение), а новый — заключить (приём на работу).

Нужен ли разрыв между увольнением и приёмом?

Обязательного разрыва нет: приём допустим со следующего дня после увольнения. На практике часто оформляют увольнение в пятницу, а приём в понедельник — это упрощает расчёты и не создаёт проблем.

Что происходит с отпуском совместителя при переходе?

Остаток неиспользованного отпуска по должности совместителя компенсируется деньгами при увольнении. На новой основной должности право на отпуск начинает накапливаться заново по этой должности, но общий стаж в организации у физического лица сохраняется.

Как быть, если в справочнике два одинаковых физических лица?

Сначала объедините дубли штатной обработкой поиска и объединения дублей либо вручную перенесите данные на одну карточку. Только после этого оформляйте увольнение и приём — иначе отчётность по НДФЛ и страховым взносам разойдётся по двум «людям».

Отличается ли порядок в 1С:Бухгалтерии 8?

Логика та же: увольнение с совместительства, затем приём на основное место на то же физическое лицо. Отличие в том, что кадровые документы в Бухгалтерии проще, а компенсацию отпуска и средний заработок часто приходится рассчитывать и вводить вручную.

Что делать, если зарплата за месяц уже рассчитана, а перевод нужен задним числом?

Не проводите увольнение задним числом в закрытом периоде. Сначала отмените или скорректируйте расчёт зарплаты за затронутый месяц, затем оформите кадровые документы и выполните перерасчёт. При необходимости подготовьте уточнённые расчёты по взносам и 6-НДФЛ.