Другое · 9 мин
Как отразить в 1С переход на электронную трудовую книжку
Пошаговая инструкция: как отразить в 1С:ЗУП переход сотрудника на электронную трудовую книжку, заявление СЗВ-ТД, настройки учёта и типичные ошибки.
Переход работника на электронную трудовую книжку (ЭТК) — это кадровое событие, которое нужно зафиксировать и в учётной системе, и в отчётности перед Социальным фондом России. В 1С:Зарплата и управление персоналом (и в 1С:Бухгалтерии с кадровым учётом) для этого предусмотрен отдельный механизм: регистрация заявления сотрудника и подача сведений по форме СЗВ-ТД с соответствующим видом мероприятия.
Основание для отражения — письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. После подачи такого заявления работодатель прекращает ведение бумажной трудовой книжки этого сотрудника, а все последующие кадровые события фиксируются только в электронных сведениях. Если сотрудник, наоборот, выбрал сохранить бумажную книжку, это тоже оформляется заявлением, но отчётность по нему подаётся иначе.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП: от регистрации заявления до формирования и отправки отчёта СЗВ-ТД, а также контрольные точки, по которым можно убедиться, что операция отражена корректно.
Что нужно сделать до отражения в 1С
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у вас есть документальное основание. Работник должен подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ — либо о ведении электронной книжки, либо о сохранении бумажной. Устная договорённость или отметка в личной карточке основанием не являются.
Проверьте актуальность релиза конфигурации. Механизм электронных трудовых книжек и форма СЗВ-ТД поддерживаются в типовых решениях, но формат отчёта периодически обновляется. Если программа давно не обновлялась, отчёт может сформироваться по устаревшему формату и не пройти контроль в фонде.
Также убедитесь, что в карточке организации заполнены регистрационные данные в СФР (регистрационный номер, код подразделения), а у ответственного пользователя есть права на кадровые документы и регламентированную отчётность. Без корректных реквизитов страхователя файл СЗВ-ТД не пройдёт форматный контроль.
Регистрация заявления сотрудника в 1С:ЗУП
В типовой 1С:ЗУП 3.1 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки регистрируется в разделе «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» — «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (в некоторых релизах документ доступен также через «Отчётность, справки»). Создайте новый документ, укажите организацию, дату и добавьте в табличную часть сотрудников, подавших заявления.
Для каждого сотрудника выберите тип заявления: «О предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» — для перехода на ЭТК, либо «О ведении трудовой книжки в бумажном виде» — если работник решил сохранить бумажный вариант. Укажите дату подачи заявления — именно она попадёт в отчёт СЗВ-ТД и определит, с какого момента прекращается ведение бумажной книжки.
Если заявления подали несколько сотрудников, их удобно зарегистрировать одним документом, добавив строки в табличную часть. После проведения документа программа сохраняет сведения в регистре, и эти данные автоматически подтягиваются при формировании СЗВ-ТД.
- 1Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- 2Создайте документ, укажите организацию и дату.
- 3Добавьте сотрудника, выберите тип заявления «в электронном виде» и дату подачи заявления.
- 4Проведите документ и проверьте, что данные отобразились в карточке сотрудника.
- 5Сформируйте отчёт СЗВ-ТД с мероприятием о подаче сведений о выборе способа ведения книжки.
Формирование и отправка СЗВ-ТД
Сведения о поданном заявлении передаются в СФР в составе отчёта СЗВ-ТД. Срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления. Это отличает данное мероприятие от приёма и увольнения, по которым отчёт сдаётся в более короткие сроки.
В 1С отчёт создаётся через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Создать» → форма СЗВ-ТД, либо через раздел «Отчётность, справки» → «СЗВ-ТД». Укажите отчётный период и заполните документ. Если заявление зарегистрировано корректно, программа автоматически добавит сотрудника с мероприятием, соответствующим подаче сведений о выборе способа ведения трудовой книжки.
Перед отправкой выполните проверку заполнения кнопкой «Проверить» — программа покажет ошибки форматного контроля: незаполненный СНИЛС, отсутствующие реквизиты страхователя, некорректные даты. После успешной проверки отправьте отчёт через 1С-Отчётность или выгрузите файл для сдачи через другой операторный канал.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой
После перехода сотрудника на ЭТК работодатель прекращает внесение новых записей в его бумажную трудовую книжку. При этом сама книжка не аннулируется: она продолжает храниться у работодателя, если сотрудник не забирал её на руки. В 1С дополнительных документов для «закрытия» бумажной книжки не требуется — достаточно зарегистрированного заявления.
Если сотрудник письменно попросил выдать бумажную книжку на руки, выдайте её под расписку. В типовой ЗУП факт хранения или выдачи книжки можно отразить в карточке сотрудника (сведения о трудовой книжке), чтобы кадровая служба видела текущий статус документа.
Обратите внимание: сотрудник, перешедший на ЭТК, вправе в любой момент подать новое заявление и вернуться к бумажной книжке. В этом случае в 1С регистрируется новое заявление с соответствующим типом, и в СЗВ-ТД снова подаются сведения о смене способа ведения.
Как отражаются последующие кадровые события
После перехода на ЭТК все кадровые мероприятия по сотруднику — переводы, переименование должности, увольнение — продолжают оформляться стандартными документами 1С («Кадровый перевод», «Увольнение» и т.д.). Разница только в отчётности: по каждому мероприятию формируется СЗВ-ТД, а записи в бумажную книжку не вносятся.
При увольнении такого сотрудника СЗВ-ТД подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Дополнительно работнику при увольнении выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — в 1С она формируется из раздела отчётности по сотруднику.
Как проверить результат
Проведён, указан тип «в электронном виде» и дата подачи
Документ не проведён или тип заявления выбран неверно
Сотрудник включён с корректным мероприятием, проверка без ошибок
Сотрудник отсутствует или есть ошибки форматного контроля
Отчёт принят фондом (положительный протокол)
Отчёт отклонён — требуется исправление и повторная отправка
Типичные ошибки и ограничения
Одна из частых ошибок — регистрация заявления «задним числом» без фактической даты подачи. Дата в документе должна совпадать с датой на бумажном заявлении сотрудника: именно она фигурирует в отчётности, и расхождение при проверке вызовет вопросы.
Вторая распространённая проблема — попытка отразить переход на ЭТК кадровым приказом или комментарием в личной карточке. Такие действия не формируют данных для СЗВ-ТД: сведения в отчёт попадают только из специализированного документа заявлений.
Также учитывайте ограничение: если организация ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии без ЗУП, функциональность по ЭТК может быть ограничена — проверьте наличие документа заявлений и формы СЗВ-ТД в вашей конфигурации. При отсутствии штатного механизма сведения придётся готовить в специализированной программе или сервисе фонда.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли подавать СЗВ-ТД, если сотрудник выбрал сохранить бумажную книжку?
Да. Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки тоже регистрируется в 1С и включается в СЗВ-ТД с соответствующим типом мероприятия. Срок подачи тот же — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Можно ли зарегистрировать заявления нескольких сотрудников одним документом?
Да, документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» имеет табличную часть, в которую добавляется произвольное количество сотрудников. Это удобно при массовом сборе заявлений. В отчёт СЗВ-ТД все сотрудники попадут автоматически.
Что делать, если отчёт СЗВ-ТД отправлен с ошибкой в дате заявления?
Исправьте дату в исходном документе заявления, затем сформируйте корректирующий (отменяющий и новый) отчёт СЗВ-ТД за тот же период и отправьте его в фонд. Порядок корректировки зависит от принятых фондом правил — при сомнениях уточните требования в актуальном формате отчёта.
Нужно ли выдавать бумажную трудовую книжку сотруднику после перехода на ЭТК?
Автоматически — нет. Книжка продолжает храниться у работодателя. Выдача на руки производится только по письменному заявлению сотрудника, под расписку. Факт выдачи рекомендуется зафиксировать в карточке сотрудника в 1С.
Сотрудник перешёл на ЭТК, а потом захотел вернуть бумажную книжку. Как это отразить?
Возьмите новое письменное заявление о ведении бумажной трудовой книжки, зарегистрируйте его тем же документом с типом «в бумажном виде» и подайте СЗВ-ТД за соответствующий месяц. С этого момента записи снова вносятся в бумажную книжку.
Где в 1С посмотреть, какие сотрудники уже перешли на ЭТК?
Откройте журнал документов «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Кадры» — там видны все зарегистрированные заявления с типами и датами. Дополнительно статус можно проверить в карточке сотрудника в сведениях о трудовой книжке.
Что важно запомнить
Переход на ЭТК отражается в 1С документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» на основании письменного заявления сотрудника. Сведения передаются в СФР отчётом СЗВ-ТД до 25-го числа следующего месяца. После перехода бумажная книжка не заполняется, но хранится у работодателя, пока сотрудник не заберёт её письменным запросом.