Другое · 12 мин
Как отразить совмещение в 1С: ЗУП
Как оформить совмещение должностей в 1С:ЗУП: кадровый приказ, настройка начисления доплаты, расчёт зарплаты, отражение в отчётах и типичные ошибки.
Совмещение должностей — ситуация, когда сотрудник в течение основного рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой или той же должности за отдельную доплату. В отличие от внутреннего совместительства, для совмещения не заключается второй трудовой договор и не заводится второй сотрудник в программе: оформляется дополнительное соглашение к действующему договору и кадровый приказ.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) совмещение отражается документом «Совмещение должностей», который назначает сотруднику плановое начисление — доплату за совмещение. Доплата рассчитывается автоматически при начислении зарплаты за месяц, участвует в среднем заработке и облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.
Ниже разобран полный цикл: подготовка настроек, оформление приказа, проверка расчёта, прекращение совмещения и типичные ошибки, из-за которых доплата не начисляется или считается неверно.
Чем совмещение отличается от совместительства в 1С
Путаница между этими двумя режимами — самая частая причина ошибок в учёте. При совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу в основное рабочее время, поэтому в программе не создаётся новая позиция штатного расписания для него лично, не оформляется приём на работу и не ведётся отдельный табель. Доплата просто добавляется к начислениям по основному месту работы.
При внутреннем совместительстве, наоборот, заключается отдельный трудовой договор, в 1С заводится второй сотрудник (элемент справочника «Сотрудники») с собственным графиком, табельным номером и начислениями. Работа выполняется в свободное от основной работы время, и учёт рабочего времени ведётся раздельно.
Совмещение или совместительство
Дополнительная работа в основное рабочее время. Один сотрудник, один договор, документ «Совмещение должностей», доплата к основному окладу.
Работа в свободное от основной работы время по отдельному договору. Второй сотрудник в справочнике, отдельный приём на работу, свой график и табель.
Если кадровый документ оформлен неверно — например, совмещение провели как совместительство, — в отчётах появится лишний сотрудник, среднесписочная численность исказится, а страховые взносы и НДФЛ могут посчитаться с ошибками в базе. Поэтому перед оформлением уточните у кадровика, какой именно вариант предусмотрен приказом.
Подготовка: настройки программы и начисление доплаты
Перед оформлением первого совмещения проверьте, что функциональность включена. Перейдите в раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На закладке «Прочие начисления» должен быть установлен флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После его установки в списке начислений появляется предопределённый вид расчета «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей».
Откройте это начисление и проверьте формулу. Типовой вариант рассчитывает доплату как процент от оклада совмещаемой должности пропорционально отработанному времени. Если в организации доплата устанавливается фиксированной суммой или процентом от оклада самого сотрудника, формулу можно скорректировать через редактор формул, добавив нужные показатели. Любые изменения формулы делайте копированием начисления, чтобы типовой вид расчёта остался нетронутым для обновлений.
Также проверьте, что в штатном расписании существует должность, по которой оформляется совмещение: именно её оклад или тарифная ставка обычно используются как база для процента доплаты. Если штатное расписание в программе не ведётся, доплату проще назначить фиксированной суммой.
Оформление документа «Совмещение должностей»
Документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Совмещение должностей», а также доступен из журнала «Совмещения должностей» в разделе «Зарплата». Если документа нет в списке, значит, не включён флажок функциональности из предыдущего раздела.
Заполните документ в следующем порядке. В поле «Сотрудник» выберите работника, которому поручается дополнительная работа. Укажите период совмещения: дату начала и, если срок известен, дату окончания. В поле совмещаемой должности выберите позицию штатного расписания, обязанности по которой выполняет сотрудник. Затем задайте размер доплаты — процент от оклада совмещаемой должности или сумму, в зависимости от настройки начисления.
На закладке печатной формы можно сформировать приказ о совмещении и дополнительное соглашение к трудовому договору. Проверьте, что в приказ попали корректные формулировки: размер доплаты, срок и наименование совмещаемой должности. После проведения документа доплата становится плановым начислением сотрудника — это видно в его карточке на закладке «Начисления и удержания».
- 1Включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройках состава начислений
- 2Проверьте формулу начисления «Доплата за совмещение должностей»
- 3Создайте документ «Совмещение должностей» и выберите сотрудника
- 4Укажите период совмещения и совмещаемую должность из штатного расписания
- 5Задайте размер доплаты: процент или фиксированную сумму
- 6Проведите документ и распечатайте приказ с допсоглашением
- 7Проверьте появление доплаты в карточке сотрудника на закладке начислений
Расчёт доплаты при начислении зарплаты
Доплата за совмещение подхватывается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, попадающий в период совмещения. Если совмещение началось или закончилось в середине месяца, сумма рассчитывается пропорционально отработанным дням в этом периоде — при условии, что в формуле используется показатель отработанного времени.
Чтобы проверить результат, откройте начисление зарплаты, найдите строку сотрудника и щёлкните по сумме доплаты: программа покажет расшифровку — базу расчёта, процент, число учтённых дней. Сверьте эти данные с приказом и табелем. Если сотрудник болел или был в отпуске, доплата за дни отсутствия обычно не начисляется, что соответствует логике пропорционального расчёта.
Доплата за совмещение входит в базу для НДФЛ и страховых взносов автоматически — отдельных настроек для этого не требуется. Она также учитывается при расчёте среднего заработка для отпускных и командировок, так как относится к начислениям за фактически выполненную работу.
Как проверить результат
Отдельная строка «Доплата за совмещение» с ожидаемой суммой
Строки нет или сумма равна нулю
Видны база, процент и число учтённых дней периода
Пустая расшифровка или неверное число дней
Доплата присутствует в плановых начислениях с даты приказа
Начисления нет — документ не проведён или неверна дата
Доплата увеличила облагаемую базу сотрудника
База не изменилась — ошибка в настройке вида расчёта
Прекращение совмещения и досрочная отмена
Если в документе «Совмещение должностей» указана дата окончания, доплата прекращается автоматически после этой даты — отдельный приказ не требуется. Если же срок не был задан или совмещение нужно отменить раньше, оформляется документ «Прекращение совмещения» (доступен из журнала совмещений по кнопке «Создать» или на основании исходного приказа).
В документе прекращения укажите дату, с которой доплата больше не назначается. Если прекращение приходится на середину месяца, доплата за этот месяц рассчитается пропорционально дням до даты отмены. Убедитесь, что документ проведён до расчёта зарплаты за соответствующий месяц, иначе доплата начислится за полный период и придётся делать сторнирование вручную.
После прекращения проверьте карточку сотрудника: доплата должна исчезнуть из списка действующих плановых начислений либо отображаться с датой окончания. В расчётном листке следующего месяца строки с доплатой быть не должно.
Типичные ошибки и ограничения
Наиболее частая проблема — доплата не появляется в начислении зарплаты. Причины почти всегда одни и те же: документ совмещения не проведён, дата начала совмещения позже расчётного месяца, либо в настройках не включён флажок функциональности совмещения. Проверяйте эти три пункта в первую очередь.
Вторая группа ошибок связана с неверной базой расчёта. Если совмещаемая должность в штатном расписании не имеет оклада или оклад изменился после оформления приказа, процентная доплата посчитается от нуля или от устаревшей суммы. При изменении оклада по совмещаемой должности проверьте, пересчиталась ли доплата, — в типовой конфигурации процент применяется к актуальному окладу позиции, но при доработанных формулах поведение может отличаться.
Отдельно учтите ограничение: документ «Совмещение должностей» не изменяет график работы и не влияет на табель — дополнительная работа выполняется в основное время, поэтому никаких дополнительных явок в табеле отражать не нужно. Если фактически сотрудник работает сверх нормы, это уже не совмещение, а сверхурочная работа или совместительство с другим порядком оформления.
Отражение совмещения в отчётах и учёте
В расчётном листке сотрудника доплата выводится отдельной строкой с наименованием вида расчёта, что позволяет работнику видеть состав начислений. В своде начислений и в расчётной ведомости доплата попадает в общую сумму, но её можно выделить отбором по виду расчёта для анализа затрат на совмещение по подразделениям.
В отчётах по НДФЛ и страховым взносам доплата не выделяется отдельно — она входит в облагаемую базу вместе с окладом. В отчёте 6-НДФЛ сумма отражается в составе дохода в периоде фактической выплаты зарплаты. В штатном расписании и отчётах по численности совмещение не создаёт дополнительной ставки: сотрудник продолжает занимать одну позицию.
Для управленческого анализа удобно использовать отчёт «Начисления и удержания» или «Анализ ФОТ» с группировкой по видам расчёта: так видно, сколько организация тратит на доплаты за совмещение, и можно сопоставить это с затратами на приём отдельного сотрудника.
Что важно запомнить
Совмещение оформляется одним документом «Совмещение должностей» без создания второго сотрудника. Доплата начисляется автоматически с зарплатой, прекращается по дате окончания или документом «Прекращение совмещения». Перед первым расчётом проверьте флажок функциональности, формулу начисления и оклад совмещаемой должности.
Частые вопросы
Можно ли оформить совмещение, если штатное расписание в 1С не ведётся?
Да. В этом случае совмещаемая должность выбирается из справочника должностей, а доплату удобнее задавать фиксированной суммой, поскольку процент от оклада позиции рассчитать не от чего. Функциональность совмещения от ведения штатного расписания не зависит.
Нужно ли заводить второго сотрудника при совмещении?
Нет. Второй элемент справочника «Сотрудники» создаётся только при внутреннем совместительстве — когда заключается отдельный трудовой договор и работа выполняется в свободное от основной работы время. При совмещении доплата назначается тому же сотруднику документом «Совмещение должностей».
Почему доплата за совмещение не попала в начисление зарплаты?
Проверьте три вещи: проведён ли документ совмещения, попадает ли расчётный месяц в период совмещения и включён ли флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройках состава начислений. Также убедитесь, что у процентной доплаты есть база — оклад совмещаемой должности.
Как отменить совмещение раньше срока?
Создайте документ «Прекращение совмещения» из журнала совмещений или на основании исходного приказа и укажите дату отмены. Проведите его до расчёта зарплаты за этот месяц — тогда доплата начислится пропорционально дням до даты прекращения.
Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?
Да, в полном объёме. Доплата за совмещение — часть оплаты труда, она автоматически включается в базу НДФЛ и страховых взносов вместе с окладом и отражается в отчётности в составе общего дохода сотрудника.
Учитывается ли доплата при расчёте отпускных?
Да. Доплата за совмещение относится к выплатам за фактически выполненную работу и входит в базу среднего заработка для отпускных, командировок и других расчётов по среднему. При этом сами периоды отсутствия и начисленные за них суммы из расчёта исключаются по общим правилам.