Как отправить расчетные листы по электронной почте в 1С

Рассылка расчетных листков по электронной почте — стандартная задача расчетчика зарплаты. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) она решается штатными средствами: программа умеет формировать листки по каждому сотруднику и автоматически отправлять их на адреса, указанные в карточках физических лиц. Ниже разобран полный цикл — от настройки почтовой учетной записи до контроля доставки.

Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:ЗУП 3.1, но логика настройки почты аналогична и в других конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3, где используется подсистема работы с почтовыми сообщениями.

Подготовка: что должно быть настроено заранее

Перед первой рассылкой проверьте три условия. Во-первых, у пользователя должны быть права на работу с отчетами по зарплате и на настройку учетных записей почты (обычно это роли расчетчика или администратора). Во-вторых, у организации должен быть почтовый ящик, с которого пойдет рассылка, и данные для доступа к нему: адрес, пароль (или пароль приложения), серверы входящей и исходящей почты.

В-третьих, в карточках сотрудников должны быть заполнены адреса электронной почты. Листок отправляется на адрес, указанный в контактной информации физического лица. Если адрес не заполнен, сотрудник просто не попадет в рассылку — программа не выдаст отдельной ошибки, поэтому полноту данных стоит проверить заранее.

Настройка учетной записи электронной почты

Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» → «Системная учетная запись электронной почты». Если в вашей конфигурации используется встроенный почтовый клиент, путь может быть «Администрирование» → «Общие настройки» → «Учетные записи электронной почты». Создайте новую учетную запись или откройте существующую.

Заполните основные параметры: адрес электронной почты отправителя, имя отправителя (оно будет видно получателям), пароль. Далее укажите параметры серверов: для исходящей почты — SMTP-сервер, порт и тип шифрования (SSL/TLS), для входящей — POP3 или IMAP. Точные значения возьмите в справке вашего почтового сервиса — они различаются у разных провайдеров.

После заполнения нажмите «Проверить настройки». Программа выполнит тестовое подключение к серверам и сообщит о результате. Только после успешной проверки учетная запись готова к рассылке. Если проверка не проходит, чаще всего причина в неверном пароле приложения, закрытом порте на стороне корпоративного сетевого оборудования или в блокировке «небезопасных приложений» на стороне почтового сервиса.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Системная учетная запись электронной почты»
2. 2
   Укажите адрес, имя отправителя и пароль приложения
3. 3
   Введите параметры SMTP-сервера исходящей почты (сервер, порт, SSL)
4. 4
   Нажмите «Проверить настройки» и добейтесь успешного результата
5. 5
   Сохраните учетную запись

Заполнение адресов сотрудников

Адрес для рассылки хранится в карточке физического лица: раздел «Настройка» или «Кадры» → «Сотрудники» (либо «Физические лица»), вкладка с контактной информацией. Добавьте вид контактной информации «Электронная почта» и укажите рабочий или личный адрес сотрудника — в зависимости от принятого в организации порядка.

Если сотрудников много, заполнять адреса вручную долго. Используйте групповую обработку «Изменение реквизитов» или загрузку контактной информации из таблицы через «Загрузку данных из файла» (в конфигурациях, где такая обработка доступна). Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию информационной базы или хотя бы выгрузку, чтобы можно было откатить некорректные изменения.

Полезно сверить список: сформируйте список сотрудников с контактной информацией и проверьте, у кого адрес пустой или заполнен с опечаткой (нет символа @, лишние пробелы). Один неверный адрес не остановит всю рассылку, но сотрудник листок не получит.

Отправка расчетных листков

Сформируйте отчет: раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки» (в некоторых версиях — «Расчетный листок»). Укажите период и организацию, при необходимости ограничьте выборку подразделением или списком сотрудников. Сформируйте отчет и убедитесь, что данные корректны.

Для отправки используйте кнопку с изображением конверта в командной панели отчета или команду «Отправить по электронной почте». В конфигурациях с настроенной рассылкой отчетов доступен вариант автоматической персональной рассылки: программа разбивает общий отчет на отдельные листки и отправляет каждому сотруднику только его данные. Выберите формат вложения — обычно PDF, он удобен для просмотра на любом устройстве и не редактируется случайно.

Если штатной персональной рассылки в вашей версии нет, альтернатива — механизм «Рассылки отчетов» («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов»), где настраивается расписание, список получателей и персонализация по получателям. Этот механизм требует включения функциональной опции «Рассылки отчетов».

Способы рассылки

Отправка из формы отчета

Быстро для разовой отправки, но требует ручного запуска каждый месяц

Рассылки отчетов с расписанием

Автоматическая регулярная отправка; требует включения опции и настройки расписания

Выгрузка PDF и отправка внешней почтой

Запасной вариант при сбоях SMTP; трудоемко и риск перепутать вложения

Защита персональных данных

Расчетный листок содержит персональные данные: начисления, удержания, налоги, иногда сведения о больничных и долгах. Ошибка в адресе получателя означает утечку этих сведений третьему лицу. Поэтому перед первой массовой рассылкой отправьте тестовый листок на свой собственный адрес и проверьте содержимое вложения.

Дополнительная мера — защита вложения паролем, если такая возможность используется в вашей настройке, либо отправка через корпоративную почту с контролируемым доступом. Не используйте для рассылки личные ящики расчетчиков: при увольнении сотрудника доступ к истории отправлений будет потерян, а служебная информация останется в личном ящике.

Проверка результата и типичные ошибки

После отправки проверьте результат. Признак успеха — письма появились в папке «Отправленные» ящика рассылки, а часть сотрудников подтвердила получение. Если в конфигурации ведется журнал рассылок или протокол отправки, откройте его и посмотрите статус по каждому получателю.

Типичные проблемы: письма уходят, но попадают в спам (помогает настройка SPF/DKIM-записей для корпоративного домена — это задача системного администратора), часть адресов отклоняется сервером из-за опечаток, либо рассылка обрывается по таймауту при большом объеме. При обрыве отправьте оставшимся сотрудникам повторно, сузив фильтр отчета.

Частые вопросы

Можно ли отправлять расчетные листки автоматически по расписанию?

Да, если включена функциональная опция «Рассылки отчетов». Создается рассылка с отчетом «Расчетные листки», задается расписание (например, в день выплаты зарплаты) и настраивается персонализация по получателям. Для файловой базы потребуется, чтобы сеанс 1С был запущен в момент срабатывания расписания; в клиент-серверном варианте рассылку выполняет регламентное задание на сервере.

Почему проверка настроек почты не проходит?

Чаще всего причина в пароле: почтовые сервисы требуют отдельный пароль приложения для внешних программ. Также проверьте правильность SMTP-сервера и порта, включенное шифрование SSL/TLS и не блокирует ли соединение антивирус или межсетевой экран на компьютере или сервере 1С.

Что делать, если у части сотрудников нет электронной почты?

Таким сотрудникам листки выдают на бумаге — формируется обычный печатный отчет с отбором по списку сотрудников без адресов. Законодательство допускает как бумажную, так и электронную форму выдачи расчетного листка, но порядок электронной выдачи стоит закрепить во внутреннем документе организации.

Сотрудник говорит, что не получил листок, хотя рассылка прошла. Что проверить?

Сначала папку «Спам» у получателя. Затем — адрес в карточке физического лица на предмет опечаток. Далее — папку «Отправленные» ящика рассылки: если письма там нет, отправка не состоялась, и нужно смотреть протокол ошибок SMTP. Если письмо есть — проблема на стороне почтового сервиса получателя.

Можно ли отправить листок только одному сотруднику?

Да. Сформируйте отчет «Расчетные листки» с отбором по конкретному сотруднику и используйте команду отправки по почте — уйдет только его листок. Это удобно для повторной отправки при утере письма.

В каком формате лучше отправлять вложение?

Оптимален PDF: он одинаково отображается на компьютере и телефоне, не требует установленного офисного пакета и защищен от случайного редактирования. Форматы MXL и XLS подходят только для внутренних служебных целей.