Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С

Компенсация за неиспользованный отпуск — обязательная выплата при увольнении сотрудника, независимо от причины расторжения договора. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) расчёт выполняется автоматически внутри документа «Увольнение», но бухгалтеру или кадровику нужно понимать, откуда берутся дни компенсации и средний заработок, чтобы проверить программу и вовремя заметить ошибку.

Алгоритм в типовой конфигурации строится на трёх данных: количество неиспользованных дней отпуска по кадровому учёту, среднедневной заработок за расчётный период и настройки вида расчёта «Компенсация отпуска при увольнении». Если хотя бы один из этих элементов некорректен — например, не введён отпуск или неправильно заполнен стаж, — сумма исказится.

Ниже разобран полный порядок: от проверки остатка дней отпуска до выплаты, удержания НДФЛ и контроля результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но общая логика применима и к другим конфигурациям на базе БСП.

Проверьте остаток дней неиспользованного отпуска

Прежде чем оформлять увольнение, убедитесь, что кадровый учёт отпусков в программе ведётся полностью: все ежегодные отпуска, отпуска без сохранения и отсутствия введены документами, а не отражены «в уме». Без этого остаток дней будет недостоверным.

Остаток смотрят двумя способами. Первый — отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков), где по каждому сотруднику видно накопленные и использованные дни по видам отпусков. Второй — справка «Справка об остатках отпусков», которую можно сформировать прямо из карточки сотрудника или из документа увольнения.

Обратите внимание на дату, на которую рассчитан остаток: он должен определяться на день увольнения включительно. Если сотрудник работает до конца месяца, а отчёт сформирован раньше, дни за последний отработанный период могут не попасть в расчёт.

Создайте документ «Увольнение»

Основной документ — «Увольнение» (Кадры → Все кадровые документы → Увольнение, либо Кадры → Приемы, переводы, увольнения). Для массового расторжения договоров используется «Увольнение списком».

Заполните шапку: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). Дата увольнения влияет на два момента: на количество дней компенсации и на расчётный период среднего заработка. Если сотрудник увольняется в последний день месяца, этот месяц включается в расчётный период — программа делает это автоматически при условии, что зарплата за месяц уже начислена.

На закладке «Компенсации отпуска» (или в поле «Компенсация отпуска») программа показывает рассчитанное количество дней. По умолчанию стоит вариант «Компенсировать» — начислить компенсацию за все неиспользованные дни. Если сотрудник отгулял дни авансом, программа предложит вариант «Удержать» за использованный авансом отпуск.

1. 1
   Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и сверьте дни с кадровыми данными
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации на закладке «Компенсации отпуска»
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка и проверьте расчётный период и базу
5. 5
   Проведите документ и проверьте начисления на закладке «Начисления и удержания»
6. 6
   Создайте ведомость на выплату и выплатите сумму в день увольнения

Проверьте расчёт среднего заработка

Компенсация считается как произведение дней на среднедневной заработок. Средний заработок определяется за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, по правилам Положения № 922. В документе «Увольнение» кнопка с суммой среднего заработка открывает форму «Ввод данных для расчёта среднего заработка».

В этой форме проверьте: какие месяцы попали в расчётный период, какие суммы учтены в базе, нет ли месяцев с нулевыми начислениями из-за отсутствия данных. Если учёт в программе ведётся меньше года, программа корректно возьмёт фактический период, но при переходе с другой системы данные могут понадобиться ввести вручную через кнопку «Дополнить» или документ «Данные для расчёта зарплаты».

Из расчётного периода исключаются время и суммы больничных, отпускных, командировок и простоев. Программа делает это сама, если все эти события зарегистрированы штатными документами. Ручные «корректировки» начислений без документов-оснований — частая причина ошибок в среднем.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество дней компенсации

Норма

Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Дни в увольнении отличаются от отчёта или равны нулю при явном остатке

Расчётный период среднего заработка

Норма

12 месяцев до месяца увольнения, все начисления на месте

Тревожный признак

Пустые месяцы, хотя зарплата начислялась; период смещён

Сумма компенсации

Норма

Равна дням × среднедневному заработку, видно в расчётном листке

Тревожный признак

Сумма не сходится с ручным пересчётом

НДФЛ и взносы

Норма

Налог исчислен с компенсации, взносы начислены

Тревожный признак

Компенсация прошла без НДФЛ или взносов

Особые сценарии начисления

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и не доработал соответствующий период, в документе «Увольнение» выберите вариант «Удержать за использованный авансом отпуск». Программа начислит отрицательную сумму. Учтите ограничение: общий размер удержаний при увольнении ограничен нормами ТК РФ, а в ряде случаев (сокращение, призыв и др.) удержание за авансовый отпуск вообще не производится.

Компенсация при переводе и совместителям

Внутренним совместителям компенсация начисляется по каждому месту работы отдельно — оформляется увольнение по конкретному сотруднику-совместителю. При переводе в другое юрлицо внутри группы компаний это юридически увольнение, поэтому компенсация также обязательна.

Несколько видов отпусков

Если у сотрудника есть дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день, районные), программа компенсирует остатки по каждому виду. Проверьте, что виды отпусков корректно заведены в настройках штатного расписания и позиции, иначе дополнительные дни не накопятся.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Остаток дней в увольнении отличается от отчётаПроверьте, все ли отпуска и отсутствия введены документами; при необходимости скорректируйте дни вручную в документе

Средний заработок пустой или заниженОткройте форму среднего заработка и проверьте наличие начислений за расчётный период; введите недостающие данные

Сотрудник отгулял отпуск авансомВыберите вариант «Удержать» и проверьте, что удержание не нарушает ограничения ТК РФ

Увольнение в последний день месяца, месяц не закрытСначала начислите зарплату за месяц, затем пересчитайте увольнение, чтобы месяц вошёл в средний

Выплата, НДФЛ и страховые взносы

Компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это не «необлагаемая» выплата, в отличие, например, от выходного пособия в пределах лимитов. Программа исчисляет налог автоматически при проведении документа «Увольнение», если в настройках вида расчёта компенсации указаны правильные коды дохода.

Выплата производится в день увольнения вместе с окончательным расчётом. Создайте ведомость (Зарплата → Ведомости...) с видом выплаты «Увольнение» — тогда в ведомость попадут все суммы окончательного расчёта: зарплата за отработанные дни, компенсация, пособия, минус удержания. НДФЛ с компенсации перечисляется в стандартные сроки.

После выплаты сформируйте расчётный листок сотрудника и записку-расчёт по форме Т-61 (печатная форма доступна из документа «Увольнение») — это документальное подтверждение расчёта для проверяющих и для самого работника.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — неверный остаток дней из-за неполного кадрового учёта: отпуска оформлялись приказами на бумаге, а в программу не вводились. Вторая — ручное изменение дней компенсации «по просьбе» без анализа остатков, что приводит к спорам при проверке. Третья — пересчёт документа «Увольнение» после начисления зарплаты за последний месяц без обновления среднего заработка.

Ещё одна группа ошибок — налоговая: компенсация, проведённая произвольным начислением с неверным кодом дохода НДФЛ, искажает отчётность 6-НДФЛ и справки о доходах. Используйте только штатный механизм документа «Увольнение».

Контрольные вопросы и ответы

Можно ли скорректировать количество дней компенсации вручную?

Да, в документе «Увольнение» поле с количеством дней доступно для редактирования. Но ручная правка должна опираться на документальное обоснование — например, на исправленный кадровый приказ. Перед правкой сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и разберитесь, почему автоматический расчёт отличается: чаще причина в невведённых отпусках или отсутствиях.

Что делать, если в документе «Увольнение» компенсация равна нулю?

Проверьте три вещи: остаток дней в отчёте «Остатки отпусков» (возможно, все отпуска действительно использованы), наличие начислений за расчётный период в форме среднего заработка и то, что выбран вариант «Компенсировать», а не «Не компенсировать». Если остаток есть, а сумма нулевая — почти всегда проблема в пустой базе среднего заработка.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами в полном объёме. Не путайте её с выходным пособием, для которого действуют лимиты необлагаемых сумм. В 1С:ЗУП налоги рассчитываются автоматически при проведении документа увольнения.

Как начислить компенсацию сотруднику, принятому до перехода на 1С?

Необходимо ввести начальные данные: остатки отпусков на дату начала учёта и суммы начислений для расчёта среднего заработка. Без этого программа посчитает дни только за период работы в системе, а средний заработок может оказаться пустым. Данные вводятся штатными механизмами начального заполнения или документами ввода остатков.

Нужно ли пересчитывать увольнение, если после его проведения начислили премию?

Если премия относится к расчётному периоду среднего заработка и начислена позже — да, сумму среднего нужно пересчитать, а компенсацию доплатить. Отмените проведение или откорректируйте документ увольнения, обновите средний заработок и сформируйте доплату отдельной ведомостью. Игнорирование премии приводит к недоплате работнику.

Как оформить увольнение нескольких сотрудников одновременно?

Используйте документ «Увольнение списком» (Кадры → Все кадровые документы). В нём каждый сотрудник добавляется отдельной строкой со своей датой и основанием, а компенсация рассчитывается индивидуально по каждому. Это удобно при сокращении или ликвидации подразделения, но проверять дни и средний заработок нужно всё равно по каждому человеку.