Как отправить расчетные листки из 1С

Расчетный листок — обязательный документ, который работодатель должен выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы. В 1С:ЗУП и 1С:Комплексная автоматизация листки формируются автоматически по данным начислений и удержаний, а отправить их можно тремя способами: массовой рассылкой на email, публикацией в личном кабинете сервиса 1С:Кабинет сотрудника или печатью на бумаге. Ниже разобраны все три сценария с настройкой и проверкой результата.

Перед рассылкой важно убедиться, что зарплата за период рассчитана и документы начисления проведены — листок строится по фактическим данным учета, и при незакрытом расчете сотрудники получат пустые или неполные формы. Также проверьте, что в карточках сотрудников заполнены актуальные адреса электронной почты, если планируете отправку по email.

Что нужно подготовить перед отправкой

Отправка расчетных листков — операция, которая затрагивает персональные данные сотрудников, поэтому подготовка важна не меньше самой рассылки. Убедитесь, что расчет зарплаты за период завершен: проведены документы «Начисление зарплаты и взносов», отражены отпуска, больничные, удержания и авансы.

Затем проверьте контактные данные. В 1С:ЗУП адрес электронной почты хранится в карточке физического лица (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → контактная информация). Если адресов нет у части сотрудников, программа сформирует для них листки, но отправить их по почте не сможет — таких сотрудников придется обработать отдельно.

Третий шаг — права доступа. Рассылку должен выполнять пользователь с ролью расчетчика или кадровика-расчетчика. Если кнопки отправки не видно, проверьте профиль группы доступа в разделе «Администрирование» → «Настройка пользователей и прав».

Настройка учетной записи электронной почты

Массовая рассылка из программы работает только при настроенной системной учетной записи. Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными письмами» и включите возможность отправки писем. Затем перейдите в «Органайзер» → «Настройка учетных записей электронной почты» и создайте запись.

Укажите адрес отправителя, серверы входящей и исходящей почты (SMTP), порт и тип шифрования. Для большинства почтовых сервисов используется порт 465 с SSL или 587 с STARTTLS. Многие сервисы требуют не обычный пароль, а отдельный «пароль приложения», который создается в настройках безопасности почтового ящика.

После сохранения нажмите «Проверить настройки». Программа отправит тестовое письмо самому себе. Если проверка не проходит, чаще всего причина в неверном пароле приложения, заблокированном доступе «небезопасных приложений» на стороне почтового сервиса или закрытом порте на корпоративном файрволе.

Отправка расчетных листков на email

Основной сценарий массовой рассылки выполняется из формы отчета. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетные листки» (в некоторых версиях — «Отчетность, справки» → «Расчетный листок»). Укажите период и организацию, при необходимости отберите подразделение или конкретных сотрудников, затем нажмите «Сформировать».

После формирования нажмите кнопку «Отправить по почте» (или значок конверта в командной панели). Программа предложит вариант: отправить каждому сотруднику его личный листок на адрес из карточки. Подтвердите — 1С разобьет отчет на отдельные PDF-файлы и разошлет их персонально, так что никто не увидит чужие данные.

1. 1
   Завершите расчет зарплаты за период и проведите все начисления
2. 2
   Проверьте email-адреса в карточках сотрудников
3. 3
   Откройте «Зарплата» → «Расчетные листки», задайте период и сформируйте
4. 4
   Нажмите «Отправить по почте» и выберите отправку личных листков сотрудникам
5. 5
   Дождитесь окончания отправки и проверьте журнал ошибок
6. 6
   Попросите 2–3 сотрудников подтвердить получение письма

Если кнопки отправки нет, проверьте две вещи: настроена ли системная учетная запись почты и есть ли у вашего пользователя право на отправку писем. В файловых базах рассылка выполняется синхронно — при большом штате процесс может занять заметное время, не закрывайте программу до завершения.

Публикация листков в 1С:Кабинет сотрудника

Сервис 1С:Кабинет сотрудника — альтернатива email-рассылке: листки публикуются в личных кабинетах, а сотрудники просматривают их в браузере или мобильном приложении. Это снижает риск перехвата писем и избавляет от проблем с доставкой почты.

Для подключения нужна действующая подписка на сервис и настройка обмена: «Администрирование» → «Обмен электронными данными» → «1С:Кабинет сотрудника». После подключения сервиса публикация выполняется из раздела «Зарплата» → «Публикация расчетных листков»: выберите месяц и нажмите «Опубликовать».

Программа выгрузит листки в сервис, и сотрудники получат уведомления. Проверить результат можно в той же форме публикации — там отображается статус по каждому сотруднику: опубликован, ошибка выгрузки или отсутствует кабинет.

Сравнение способов доставки листков

Email-рассылка

Подходит любой организации с настроенной почтой. Ограничение: требует актуальных адресов, письма могут попадать в спам.

1С:Кабинет сотрудника

Листки доступны онлайн и в мобильном приложении, есть история за все месяцы. Требует платной подписки на сервис и выдачи доступов сотрудникам.

Печать на бумаге

Резервный вариант для сотрудников без почты. Трудоемко при большом штате и требует организации выдачи под подпись.

Печать и выдача на бумаге

Для сотрудников без электронного доступа листки печатают. В форме отчета «Расчетные листки» нажмите «Печать» — программа выведет каждый листок на отдельной странице. Рекомендуется печатать в двух экземплярах или вести реестр выдачи с подписями сотрудников: при проверке трудовой инспекции это подтвердит исполнение обязанности по выдаче листков.

Не оставляйте распечатки в открытом доступе и не передавайте их через третьих лиц — данные о доходах относятся к персональным. Оптимально выдавать листки лично в день выплаты зарплаты.

Проверка результата и типичные ошибки

После рассылки обязательно убедитесь, что листки дошли. При отправке по email проверьте журнал отправки и папку «Отправленные» системного ящика. При публикации в кабинете — статусы выгрузки в форме публикации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Доставка писем

Норма

В журнале нет ошибок, сотрудники подтверждают получение

Тревожный признак

Ошибки SMTP, письма возвращаются с отбойником

Содержимое листка

Норма

Суммы совпадают с ведомостью на выплату

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые суммы, не тот период

Публикация в кабинете

Норма

Статус «Опубликован» по всем сотрудникам списка

Тревожный признак

Ошибки выгрузки, отсутствуют кабинеты части сотрудников

Если листок сформировался пустым, проверьте, что выбран правильный период и организация, а начисления проведены именно в этом месяце. Если у сотрудника суммы не сходятся с выплатой — сверьте листок с расчетной ведомостью и расшифровкой начислений.

Частые вопросы

Можно ли отправить расчетный листок только одному сотруднику?

Да. В форме отчета установите отбор по конкретному сотруднику, сформируйте листок и нажмите «Отправить по почте». Программа отправит документ на адрес из его карточки. Также листок можно сохранить в PDF и передать иным способом.

Что делать, если кнопка «Отправить по почте» неактивна?

Проверьте три вещи: настроена ли системная учетная запись почты в разделе «Администрирование», включена ли опция обмена электронными письмами и есть ли у вашего пользователя соответствующие права. Чаще всего причина — не настроенная учетная запись.

Обязательно ли отправлять листки именно электронно?

Нет, закон требует выдавать листок при выплате зарплаты, но не закрепляет способ. Допустимы бумажная выдача и электронная отправка, если порядок электронной выдачи закреплен в локальном нормативном акте или трудовом договоре и сотрудник имеет доступ к указанному каналу.

Сотрудник не получил письмо, хотя ошибок не было. Где искать?

Попросите сотрудника проверить папку «Спам» и правильность адреса в карточке. Затем посмотрите папку «Отправленные» системного ящика — если письмо там есть, проблема на стороне получателя или его почтового фильтра. При массовых недоставках проверьте лимиты отправки вашего почтового сервиса.

Можно ли настроить автоматическую рассылку по расписанию?

В типовой конфигурации штатного регламентного задания для рассылки листков нет. Автоматизацию реализуют через внешние обработки или доработку с регламентным заданием, которое формирует отчет и вызывает механизм отправки. Такую доработку стоит поручить специалисту по 1С и обязательно протестировать на копии базы.

Как отправить листки уволенным сотрудникам?

Листок формируется за период, когда сотрудник работал, поэтому в отчете укажите нужный месяц и отберите уволенного сотрудника. Отправка возможна на личный email из карточки физического лица — корпоративный адрес после увольнения обычно отключают.