Как отменить приказ на отпуск в 1С:ЗУП

Отменить приказ на отпуск в 1С:ЗУП может потребоваться, если сотрудник заболел до начала отдыха, отпуск переносится по производственной необходимости, работник передумал или документ был создан по ошибке. Порядок действий зависит от состояния документа: если он только проведён, достаточно его пометить на удаление или распровести, а вот при уже выплаченных отпускных и закрытом расчётном периоде понадобится сторнирование начислений.

Простая пометка на удаление подходит далеко не всегда. Если по документу «Отпуск» уже рассчитаны и выплачены отпускные, удаление без сторнирования приведёт к расхождениям в учёте: в регистрах останутся начисления, в отчётах появятся «висячие» суммы, а расчёт среднего заработка в дальнейшем исказится.

Ниже разобраны все основные сценарии: от отмены только что созданного документа до корректного сторнирования отпуска, по которому уже прошла выплата и сдана отчётность. Инструкции актуальны для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Определите, на каком этапе находится документ

Прежде чем что-либо отменять, выясните статус документа «Отпуск». От этого зависит весь порядок действий, и ошибка на этом шаге — самая частая причина проблем в учёте.

Проверьте три вещи: проведён ли документ, создана ли по нему ведомость на выплату (и проведена ли она), закрыт ли расчётный месяц (выполнен ли документ «Начисление зарплаты и взносов» и сдана ли отчётность). Быстрее всего это видно из самого документа «Отпуск» — в нём отображается сумма начисленных отпускных, а по ссылкам можно перейти к связанным документам.

Отмена документа, который не проведён или только проведён

Если документ «Отпуск» ещё не проведён, никаких движений по регистрам он не делал. Откройте список документов (раздел «Кадры» → «Отпуска»), найдите нужный документ, выделите его и нажмите клавишу Delete или выберите «Пометить на удаление» в контекстном меню. На этом всё — документ можно оставить помеченным либо удалить физически через «Удаление помеченных объектов» (Администрирование → Обслуживание).

Если документ проведён, но ведомость на выплату не создавалась, последовательность такая: сначала отмените проведение документа (кнопка «Провести» в форме документа переключается в «Отменить проведение», либо команда из контекстного меню в списке), затем пометьте документ на удаление. Отмена проведения уберёт движения из регистров начислений и кадровых регистров.

После этого проверьте результат: откройте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (Зарплата → Отчёты по зарплате) за соответствующий месяц — начисления по этому отпуску должны исчезнуть. Также убедитесь, что в документе «График отпусков» (если он ведётся) отсутствие отпуска отражено корректно.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска» и найдите документ
2. 2
   Убедитесь, что ведомость на выплату не создавалась
3. 3
   Отмените проведение документа
4. 4
   Пометьте документ на удаление через контекстное меню
5. 5
   Проверьте отчёт «Полный свод начислений» — суммы отпускных должны исчезнуть

Отмена отпуска, когда отпускные уже рассчитаны в документе

Документ «Отпуск» в ЗУП 3.1 сам рассчитывает отпускные и НДФЛ. Если отпуск отменяется до выплаты, но документ уже проведён, недостаточно просто пометить его на удаление — нужно убедиться, что суммы не попали в ведомость. Если ведомость создана, но не проведена, удалите из неё строку с этим сотрудником или пометьте ведомость на удаление целиком, а затем отменяйте документ «Отпуск».

Если ведомость уже проведена, но деньги фактически не выплачены (например, выплата запланирована на завтра), отмените проведение ведомости, затем отмените проведение документа «Отпуск» и пометьте оба документа на удаление. Порядок важен: сначала ведомость, потом отпуск, иначе программа не даст отменить проведение из-за ссылок.

Отмена отпуска после выплаты отпускных

Когда отпускные уже выплачены, документ «Отпуск» удалять нельзя — он отражает факт хозяйственной жизни. Корректный путь в типовой ЗУП 3.1 — использование документа «Сторнирование начислений и удержаний» (Зарплата → Сторнирование начислений и удержаний). Создайте его, выберите сотрудника и исходный документ «Отпуск» — программа автоматически подтянет суммы со знаком минус.

При этом возникает вопрос с деньгами: сотрудник должен вернуть излишне выплаченные отпускные, либо сумма засчитывается в счёт будущей зарплаты. В программе сторнирование уменьшит начисления текущего периода, и при следующем расчёте зарплаты переплата автоматически учтётся. Если же сотрудник возвращает деньги в кассу или на расчётный счёт, оформите возврат через ведомость с соответствующим видом операции.

Обратите внимание на НДФЛ: сторнирование корректирует и налог. Если отчётность 6-НДФЛ за период уже сдана, после сторнирования потребуется подать уточнённый расчёт. Аналогично со взносами — если затронут закрытый квартал, готовьте уточнённый РСВ.

Перенос отпуска вместо отмены

Часто отпуск не отменяется полностью, а переносится на другие даты — например, из-за больничного, пришедшегося на период отпуска. В этом случае удалять документ не нужно: отпуск продлевается или переносится по нормам Трудового кодекса, и в программе это отражается иначе.

Если сотрудник заболел во время отпуска, оформите документ «Больничный лист» — программа при расчёте предложит продлить отпуск либо учесть пересечение периодов. Для переноса на другие даты создайте новый документ «Отпуск» с новыми датами, а исходный отпуск, если он ещё не начался и не оплачен, отмените описанным выше способом.

При переносе уже начавшегося отпуска по соглашению сторон ситуация сложнее: фактически часть отпуска использована, часть переносится. Здесь оформляют отзыв из отпуска (в ЗУП 3.1 — кадровый документ «Отзыв из отпуска» либо корректировка исходного документа в зависимости от настроек), а оставшуюся часть предоставляют новым документом позднее.

Сравнение вариантов действий

Пометка на удаление

Подходит, если документ не проведён или проведён без выплаты. Не подходит после выплаты отпускных.

Сторнирование начислений

Подходит, когда отпускные выплачены. Сохраняет историю, корректирует НДФЛ и взносы, но требует решения вопроса с возвратом денег.

Перенос / новый документ

Подходит, когда отпуск не отменяется, а сдвигается. Исходный документ отменяется только если отпуск не начался и не оплачен.

Проверка результата после отмены

После любого сценария отмены обязательно проверьте учёт. Откройте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за месяц отпуска и за текущий месяц: начислений по отменённому отпуску быть не должно (либо должна присутствовать сторнирующая запись, закрывающая сумму в ноль).

Проверьте расчётный листок сотрудника — в нём не должно остаться отпускных по отменённому документу. Дополнительно откройте отчёт «Анализ НДФЛ» и убедитесь, что налог по сторнированным суммам скорректирован. Если месяц закрыт, сверьтесь с данными, которые уйдут в уточнённую отчётность.

Кадровую сторону проверьте через отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Отчёты по кадрам): отменённый отпуск не должен уменьшать остаток дней отпуска сотрудника. Если остаток уменьшился — значит, кадровые движения документа не отменены, и нужно вернуться к документу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полный свод начислений за месяц

Норма

Суммы отпускных отсутствуют или закрыты сторном в ноль

Тревожный признак

Отпускные остались в начислениях

Расчётный листок сотрудника

Норма

Нет строк по отменённому отпуску

Тревожный признак

Строка с отпускными присутствует

Остатки отпусков

Норма

Дни отпуска не списаны с остатка

Тревожный признак

Остаток уменьшился на дни отменённого отпуска

Анализ НДФЛ

Норма

Налог скорректирован вместе со сторном

Тревожный признак

НДФЛ завис или появились отрицательные суммы без сторна

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — удаление документа «Отпуск» после выплаты отпускных. Последствия: отрицательная задолженность по сотруднику, расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом, ошибки в 6-НДФЛ, которые всплывут при сдаче отчётности. Вторая частая ошибка — отмена проведения документа прошлого периода без сторнирования, что меняет уже сданные данные.

Ещё одна проблема — попытка отменить отпуск, когда месяц закрыт и выполнена синхронизация с 1С:Бухгалтерией. В этом случае документ может быть заблокирован датой запрета изменения данных. Сначала снимите дату запрета (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных) или работайте через сторнирование в текущем периоде — второй вариант безопаснее.

Помните и про юридическую сторону: отмена приказа на отпуск в программе должна соответствовать реальному кадровому решению — приказу руководителя об отмене или переносе отпуска, согласованному с сотрудником. Удаление документа в базе не отменяет изданный бумажный приказ.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто удалить документ «Отпуск», если сотрудник передумал идти в отпуск?

Да, если документ не проведён или проведён, но ведомость на выплату не создавалась. Отмените проведение и пометьте документ на удаление. Если ведомость уже есть, сначала разберитесь с ней: непроведённую удалите, проведённую распроведите.

Что делать, если программа не даёт отменить проведение документа «Отпуск»?

Чаще всего мешают связанные документы — проведённая ведомость на выплату или документ «Отражение зарплаты в бухучёте». Отменяйте их в обратном порядке: сначала отражение в учёте и ведомость, затем отпуск. Также проверьте дату запрета изменения данных.

Как отменить отпуск, если месяц уже закрыт и зарплата выплачена?

Документы прошлого периода не трогайте. Создайте в текущем периоде документ «Сторнирование начислений и удержаний», указав исходный отпуск. Переплату удержите из следующей зарплаты или оформите возврат денег сотрудником.

Нужно ли подавать уточнённый 6-НДФЛ после сторнирования отпуска?

Если отчётность за период, в котором были начислены и выплачены отпускные, уже сдана, а сторнирование изменило суммы дохода и налога — да, потребуется уточнённый расчёт 6-НДФЛ. Если сторно прошло до сдачи отчётности, уточнение не нужно.

Чем отмена отпуска отличается от отзыва из отпуска в 1С:ЗУП?

Отмена — это когда отпуск не начался и аннулируется полностью. Отзыв — когда сотрудник уже находится в отпуске и прерывает его досрочно; тогда оформляется отзыв с даты выхода на работу, а неиспользованные дни сохраняются в остатке и предоставляются позже.

Почему после удаления отпуска в остатках отпусков всё равно списаны дни?

Значит, документ был удалён некорректно — например, помечен на удаление без отмены проведения, и движения по кадровым регистрам остались. Снимите пометку, отмените проведение, затем снова пометьте на удаление и проверьте отчёт «Остатки отпусков».