Как отменить прием на работу в 1С

Ошибочный прием на работу — одна из самых частых кадровых ситуаций в 1С: сотрудника провели не на ту дату, указали не то подразделение, дублировали приказ или человек просто не вышел на работу. Способ отмены зависит от того, как далеко зашел документ: создан ли только приказ о приеме или уже рассчитана зарплата, сданы отчеты и оформлены другие кадровые события.

В 1С:ЗУП прием на работу оформляется документом «Прием на работу» (или «Приемы на работу» для группового оформления). Отменить его можно несколькими способами: распровести, пометить на удаление, сторнировать или отменить специальным документом. Выбор зависит от состояния учета на момент обнаружения ошибки.

Ниже разобраны все рабочие сценарии — от простого распроведения до корректной отмены после расчета зарплаты и сдачи отчетности, а также ограничения и типичные ошибки, из-за которых в учете остаются «хвосты».

Как определить, какой способ отмены подходит

Прежде чем что-либо удалять, проверьте три вещи: проведен ли документ приема, есть ли по сотруднику начисления (зарплата, аванс, отпускные) и сданы ли отчеты, куда попал этот прием (СЗВ-ТД, ЕФС-1, 6-НДФЛ). От ответов зависит безопасный сценарий.

Откройте журнал «Кадры» → «Приемы на работу» и найдите нужный документ. Затем по сотруднику сформируйте справку «Расчетный листок» или откройте журнал «Зарплата» → «Все начисления» — так вы увидите, успели ли что-то рассчитать.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Документ приема создан, но не проведен или проведен, а начислений нетРаспроведите документ и пометьте его на удаление

Зарплата или аванс уже рассчитаны, но отчеты не сданыСначала сторнируйте начисления, затем отмените прием

Отчеты СЗВ-ТД / ЕФС-1 уже сданы с этим приемомОформите отмену кадрового мероприятия и подайте корректирующий отчет

Сотрудник принят, но не вышел на работуИспользуйте отмену приема с указанием даты, а не удаление документа

Отмена приема, когда начислений еще нет

Самый простой случай: приказ создан ошибочно, сотрудник по нему ничего не получал, отчетность не сдана. Здесь достаточно распровести и удалить документ.

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы на работу», найдите документ, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Отменить проведение». После этого снова вызовите контекстное меню и выберите «Пометить на удаление / Снять пометку». Документ будет помечен и перестанет участвовать в учете.

Чтобы физически удалить помеченные объекты, перейдите в «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов». Учтите: операция необратима, а при монопольном режиме удаление выполняется только при отсутствии других пользователей в базе.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы на работу» и найдите документ
2. 2
   Проверьте отсутствие начислений по сотруднику
3. 3
   Отмените проведение документа через контекстное меню
4. 4
   Пометьте документ на удаление
5. 5
   При необходимости выполните удаление помеченных объектов
6. 6
   Сформируйте список сотрудников и убедитесь, что ошибочного приема нет

Отмена приема, если зарплата уже рассчитана

Удалять прием при наличии рассчитанных начислений нельзя: документы расчета ссылаются на сотрудника и период, и удаление приема нарушит целостность учета. Правильная последовательность — сначала убрать начисления, потом отменять прием.

Если начисления были ошибочными, используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» → «Сторнирование начислений»), если он доступен в вашей версии. Он создает обратные проводки и корректно закрывает НДФЛ и взносы. В более ранних версиях начисления отменяют распроведением и пометкой на удаление документов «Начисление зарплаты и взносов», но только если период еще не закрыт и отчетность не сдана.

После сторнирования проверьте, что по сотруднику нет остатков: сформируйте «Расчетный листок» и отчеты по НДФЛ и взносам. Только когда все обороты обнулены, отменяйте прием по схеме из предыдущего раздела.

Отмена приема после сдачи отчетности и при невыходе сотрудника

Если сведения о приеме уже ушли в ПФР (СЗВ-ТД или ЕФС-1), простого удаления недостаточно — в фонде останется запись о трудовой деятельности. В этом случае кадровое мероприятие отменяют официально: приказом об отмене приказа о приеме, а в отчетность подают корректирующие сведения с признаком отмены кадрового события.

Ситуация «принят, но не вышел на работу» решается аналогично: трудовой договор аннулируется, запись о приеме отменяется. В программе оформляется отмена кадрового документа, а в отчете по кадровым событиям передается отмена ранее поданного мероприятия. Точные наименования команд зависят от релиза 1С:ЗУП, поэтому сверяйтесь с документацией к вашей версии.

Проверка результата после отмены

После отмены убедитесь, что в учете не осталось следов ошибочного приема. Сформируйте список сотрудников на дату приема — человека в штате быть не должно (если прием отменен полностью). Проверьте регистры кадрового учета через «Все функции» или штатные отчеты: «Штатная расстановка», «Списки сотрудников».

Дополнительно сверьте отчеты по НДФЛ и страховым взносам: по отмененному сотруднику не должно быть оборотов, если прием был полностью ошибочным. Если сторнирование делалось в позднем периоде, обороты будут, но с нулевым итогом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников на дату приема

Норма

Сотрудник отсутствует

Тревожный признак

Сотрудник числится принятым

Расчетный листок сотрудника

Норма

Начислений нет или итог равен нулю

Тревожный признак

Висят незакрытые суммы

Отчеты по НДФЛ и взносам

Норма

Нет оборотов или нулевой итог после сторно

Тревожный признак

Остались суммы к уплате

Журнал «Приемы на работу»

Норма

Документ помечен на удаление или отменен

Тревожный признак

Документ проведен

Типичные ошибки при отмене приема

Отдельная частая ошибка — путать отмену приема с увольнением. Если человек фактически отработал хотя бы один день, прием отменять нельзя: оформляется увольнение с расчетом. Отмена применима только тогда, когда трудовые отношения фактически не начались или приказ создан по ошибке.

Перед массовыми операциями с кадровыми документами сделайте резервную копию базы. Восстановить удаленный документ приема со всеми связанными записями регистров вручную — долгая и не всегда точная работа.

Частые вопросы

Можно ли просто изменить дату приема вместо отмены?

Да, если ошибка только в дате и отчетность еще не сдана. Откройте документ, исправьте дату приема и перепроведите. Если отчеты уже сданы, потребуется корректировка сведений о кадровом событии.

Что делать, если документ приема не дает пометить на удаление?

Проверьте, отменено ли проведение — пометить можно только непроведенный документ. Также убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на удаление кадровых документов и что период не закрыт датой запрета изменения данных.

Как отменить групповой прием, если ошибка только в одном сотруднике?

Документ «Приемы на работу» оформляет каждого сотрудника отдельной строкой. Откройте документ, удалите или отмените строку с ошибочным сотрудником либо распроведите весь документ, если ошибок несколько, и создайте корректный заново.

Сотрудник вышел и отработал неделю — можно ли отменить прием?

Нет. Фактические трудовые отношения возникли, поэтому оформляется увольнение с выплатой компенсации и сдачей полного комплекта сведений. Отмена приема в этом случае нарушит кадровый и налоговый учет.

Нужно ли подавать отчет об отмене приема, если СЗВ-ТД еще не сдавался?

Нет. Если сведения в фонд не передавались, достаточно отменить документ в программе. Обязанность подавать корректировку возникает только после фактической сдачи отчетности с этим кадровым событием.