Как в 1С оформить прием на работу

Прием сотрудника на работу в 1С — это не просто заведение карточки: от правильности оформления зависят начисление зарплаты, расчет налогов и взносов, кадровая отчетность и сведения в ПФР. Ошибка в дате приема, подразделении или плановом начислении приведет к неверным расчетам, которые потом придется исправлять сторнирующими документами.

Основной инструмент для кадрового учета — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней прием оформляется документом «Прием на работу» или «Приемы на работу» (для массового оформления). В «1С:Бухгалтерии» есть упрощенный аналог — документ «Прием на работу» в разделе «Зарплата и кадры», но его возможности ограничены.

Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки справочников до проверки того, что сотрудник корректно попал в расчет зарплаты и отчеты. Инструкция ориентирована на ЗУП, с отдельными пометками для пользователей Бухгалтерии.

Подготовка: что должно быть заполнено до приема сотрудника

Документ приема ссылается на несколько справочников, и если они не заполнены, оформить сотрудника корректно не получится. Проверьте их заранее, чтобы не прерывать работу посередине.

Во-первых, в справочнике «Организации» должна быть карточка вашей организации с ИНН, КПП и реквизитами для отчетности. Во-вторых, нужны «Подразделения» — структура, в которую принимается сотрудник. В-третьих, справочник «Должности» (в ЗУП он может дополняться штатным расписанием).

Отдельно проверьте «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»). Если сотрудник принимается на стандартную пятидневку, типовой график обычно уже есть. Для сменных, гибких или неполных режимов график нужно создать заранее — от него зависит расчет нормы времени и оплаты.

Создание карточки сотрудника

Карточка физического лица и сотрудника создается прямо из документа приема или заранее в разделе «Кадры — Сотрудники». При создании укажите ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Эти данные критичны: они уходят в отчетность в ФНС и СФР, и ошибка в одной цифре приведет к отказу при сдаче.

Если сотрудник уже работал в организации раньше (например, уволен и принят снова), не создавайте дубликат физического лица. Найдите существующую карточку через поиск по ФИО или СНИЛС — иначе в отчетах появятся два разных человека с одинаковыми данными, а страховой стаж и НДФЛ раздробятся.

В карточке сотрудника заполните также данные для расчета НДФЛ: статус налогового резидента, право на стандартные вычеты (заявление на детей оформляется отдельным документом или в карточке, в зависимости от версии). Сведения об инвалидности, иностранном статусе и документе, удостоверяющем личность, заполняются на соответствующих закладках.

Оформление документа «Прием на работу»

Откройте раздел «Кадры — Приемы на работу» и создайте новый документ. Выберите организацию и сотрудника, затем укажите ключевые условия: дату приема, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок и график работы.

На закладке «Оплата труда» задаются плановые начисления: оклад (по дням, по часам или тарифная ставка), надбавки, премии. Если позиция взята из штатного расписания, начисления подставятся автоматически — проверьте их и при необходимости скорректируйте. Именно эти строки программа будет использовать при ежемесячном расчете.

На закладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, срок (бессрочный или срочный с основанием), условия испытательного срока. Эти данные попадут в печатную форму приказа по форме Т-1 и в отчетность. После заполнения нажмите «Провести» — документ создаст кадровые движения и назначит плановые начисления.

1. 1
   Проверьте справочники: организация, подразделения, должности, графики работы
2. 2
   Создайте карточку сотрудника с ИНН и СНИЛС, убедитесь в отсутствии дублей
3. 3
   Создайте документ «Прием на работу», укажите дату, подразделение, должность, график
4. 4
   На закладке «Оплата труда» задайте оклад и плановые начисления
5. 5
   Заполните данные трудового договора и проведите документ
6. 6
   Распечатайте приказ Т-1 и ознакомьте сотрудника
7. 7
   Проверьте попадание сотрудника в начисление зарплаты и отчеты

Особые сценарии приема

Прием по совместительству

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Прием на работу» для того же физического лица, но нового сотрудника, с видом занятости «Внутреннее совместительство». Внешнее совместительство — обычным приемом с видом «Внешнее совместительство». Программа учитывает оба места работы при расчете среднего заработка и больничных, поэтому важно не перепутать вид занятости.

Прием на неполную ставку

В поле «Количество ставок» укажите долю, например 0,5. Проверьте, что график работы соответствует неполному времени: если оставить полный график при полставки, норма времени посчитается неверно и зарплата исказится. Оклад в документе указывается полный — программа сама умножит его на долю ставки.

Массовый прием

Для одновременного оформления нескольких сотрудников используйте документ «Приемы на работу» — он позволяет заполнить табличную часть списком людей с одинаковыми или разными условиями. Это удобно при открытии нового подразделения или сезонном найме.

Печать приказа и кадровые документы

Из проведенного документа приема по кнопке «Печать» доступен приказ по унифицированной форме Т-1 (или по форме, принятой в организации). Проверьте перед печатью номер приказа, дату, условия оплаты и испытательный срок — все это подставляется из документа.

Также из карточки сотрудника и документа формируются сопутствующие документы: трудовой договор (если настроен шаблон), личная карточка Т-2, согласие на обработку персональных данных. Шаблоны договоров настраиваются в разделе «Кадры — Шаблоны документов» и могут включать макросы подстановки данных из программы.

Не забудьте про электронный кадровый документооборот, если он используется: в ЗУП есть механизм подписания кадровых документов электронной подписью, и приказ можно направить сотруднику на подпись прямо из программы.

Проверка результата: как убедиться, что прием оформлен правильно

После проведения документа выполните контрольные проверки. Первая — создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приема и нажмите «Заполнить»: сотрудник должен попасть в табличную часть с корректным окладом, отработанными днями и НДФЛ. Если сотрудника нет — проверьте дату приема, подразделение и график.

Вторая проверка — кадровые отчеты: «Списки сотрудников», «Штатная расстановка» (раздел «Кадры — Кадровые отчеты»). Сотрудник должен отображаться в нужном подразделении с правильной должностью и ставкой. Третья — при ведении штатного расписания убедитесь, что позиция закрыта и не образовалось отрицательных остатков свободных ставок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в документе «Начисление зарплаты»

Норма

Заполняется автоматически с окладом и отработанным временем

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или нулевое начисление — проверьте дату приема и график

Кадровый отчет «Списки сотрудников»

Норма

Сотрудник виден в своем подразделении с верной должностью

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или числится в другом подразделении

Данные для отчетности

Норма

ИНН, СНИЛС и ФИО совпадают с документами сотрудника

Тревожный признак

Опечатки или пустые поля — отчеты будут отклонены

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверная дата приема: документ датирован днем оформления, а не фактическим первым рабочим днем. Это влияет на расчет зарплаты за неполный месяц, стаж и отчетность. Всегда сверяйте дату с подписанным трудовым договором.

Вторая ошибка — отсутствие планового начисления или его неправильный вид. Если забыть добавить оклад на закладке «Оплата труда», сотрудник попадет в расчет с нулевой суммой, и ошибку заметят только при выплате. Третья — дубли физических лиц при повторном приеме, о которых сказано выше.

Частые вопросы

Можно ли оформить прием на работу в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии есть документ «Прием на работу» в разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы». Он подходит для простого учета без штатного расписания и сложных начислений. Если нужны полноценный кадровый учет, графики, совместительство и кадровая отчетность, лучше использовать ЗУП.

Как исправить ошибку в уже проведенном приеме?

Если ошибка в реквизитах (дата, подразделение, оклад) и расчеты еще не выполнены, откройте документ, исправьте и перепроведите. Если зарплата уже рассчитана, изменения лучше оформлять документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» с новой даты, а не правкой старого приема — так сохранится корректная история.

Нужно ли заводить сотрудника в справочнике «Пользователи»?

Нет, это разные вещи. Карточка сотрудника нужна для кадрового учета и расчетов. Пользователь заводится только если человеку нужен доступ к самой программе 1С, и настраивается в разделе администрирования.

Как оформить прием, если сотрудник принят в середине месяца?

Укажите фактическую дату приема — программа при расчете зарплаты автоматически посчитает оплату пропорционально отработанным дням по графику. Дополнительных документов для этого не требуется.

Что делать, если в списке документов нет «Приема на работу»?

Проверьте права пользователя: документ доступен ролям с правами кадрового учета. Также убедитесь, что в настройках функциональности включен кадровый учет. В некоторых интерфейсах документ находится по пути «Кадры — Все кадровые документы».