Как оплачивается командировка в выходной день в 1С

Работа в командировке в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по особым правилам: по статье 153 ТК РФ такой день оплачивается не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха. В программах 1С (ЗУП 3.1, БП 3.0) это отражается отдельными документами и начислениями, и ошибка в оформлении приводит к занижению зарплаты сотрудника или спорам с трудовой инспекцией.

Важно различать две ситуации: сотрудник фактически работал в выходной по распоряжению руководителя (например, участвовал в выставке в субботу) или просто находился в пути — выехал в воскресенье, чтобы в понедельник начать работу. Дни отъезда и приезда, приходящиеся на выходные, также считаются днями привлечения к работе в выходной день, что подтверждает позиция Минтруда и судебная практика.

Ниже разберём, как оформить приказ, какие документы создать в 1С:ЗУП 3.1, как проверить начисление и какие ошибки встречаются чаще всего. Отдельно рассмотрим вариант с отгулом и отражение в табеле.

Что говорит закон об оплате выходного дня в командировке

По общему правилу за дни командировки сотруднику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Но если день командировки приходится на выходной или праздник и сотрудник в этот день работал либо был в пути, применяется статья 153 ТК РФ: оплата не менее чем в двойном размере — сдельщикам по двойным расценкам, работникам на окладе — не менее одинарной дневной ставки сверх оклада, если работа сверх месячной нормы.

По желанию сотрудника вместо двойной оплаты может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается. Выбор фиксируется письменно — в заявлении сотрудника или в приказе.

День выезда в командировку в выходной также расценивается как работа в выходной день, если время выезда специально выбрано, чтобы приступить к работе в начале следующей недели. Это следует из пункта 4 Положения о командировках (Постановление Правительства № 749) и разъяснений Минтруда. Если сотрудник выехал в выходной по собственному удобству, двойная оплата не обязательна.

Какие документы оформить перед отражением в 1С

Основание для оплаты — приказ (распоряжение) руководителя о привлечении к работе в выходной день с указанием причины, даты и выбранной формы компенсации. Работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на работу в выходной, за исключением аварийных ситуаций, перечисленных в ст. 113 ТК РФ.

Простой формулировки «командировка с 10 по 15 число» недостаточно, если внутри периода есть выходные, в которые сотрудник работал. В приказе о командировке или отдельном приказе укажите конкретные выходные дни привлечения к работе. Это защитит компанию при проверке и упростит ввод данных в 1С.

Если сотрудник выбрал отгул, возьмите у него заявление с указанием желаемой даты отдыха. Без такого заявления безопаснее начислить двойную оплату — отсутствие письменного выбора по умолчанию трактуется в пользу повышенной оплаты.

Оформление командировки в 1С:ЗУП 3.1

Базовый документ — «Командировка» (раздел «Кадры» — «Все кадровые документы» или «Зарплата» — «Командировки»). В документе укажите сотрудника, период командировки и при необходимости вариант оплаты: по среднему заработку. За рабочие дни командировки средний заработок начислится автоматически при расчете зарплаты.

Выходные дни внутри периода командировки документ «Командировка» сам по себе в двойном размере не оплачивает — для этого нужен отдельный документ. Откройте «Зарплата» — «Работа сверхурочно» — «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни» и создайте документ на конкретную дату.

В документе «Работа в выходные и праздничные дни» укажите сотрудника, дату, количество часов (для окладника обычно полный день) и переключатель компенсации: «Повышенная оплата» или «Отгул». Если выбран отгул, появится поле для даты предоставляемого дня отдыха.

1. 1
   Создайте документ «Командировка» на весь период поездки и проведите его
2. 2
   Оформите документ «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни» на конкретный выходной день
3. 3
   Выберите форму компенсации: повышенная оплата или отгул с указанием даты
4. 4
   Проведите документы и проверьте табель учета рабочего времени
5. 5
   Рассчитайте зарплату за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов»
6. 6
   Проверьте расчетный листок: должны быть строки «Оплата командировки» и «Оплата работы в выходные и праздничные дни»

Как программа рассчитывает оплату

При выборе «Повышенная оплата» программа начисляет за выходной день двойную дневную ставку (для окладников — исходя из оклада и нормы дней месяца) сверх обычной зарплаты. Средний заработок за этот день как за день командировки при этом не начисляется — двойная оплата по ст. 153 ТК РФ заменяет его.

При выборе «Отгул» за выходной день начисляется одинарная дневная ставка, а в день отгула сотрудник освобождается от работы без снижения оклада (при окладной системе месячный оклад не уменьшается). В табеле день работы в выходной отражается кодом «РВ», день отгула — кодом «ОВ» или «НВ» в зависимости от настроек.

Проверьте результат через расчетный листок сотрудника: «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Расчетный листок». Там должны быть отдельные строки по среднему заработку за рабочие дни командировки и по оплате работы в выходной день.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Есть отдельная строка оплаты работы в выходной день в двойном размере или одинарном с отгулом

Тревожный признак

Выходной день оплачен только по среднему заработку или не оплачен вовсе

Табель учета рабочего времени

Норма

Выходной день работы отмечен кодом «РВ», день отгула — «ОВ»/«НВ»

Тревожный признак

Выходной день стоит как обычный выходной «В» при фактической работе

Документ «Командировка»

Норма

Период указан полностью, средний заработок начислен только за рабочие дни

Тревожный признак

Средний заработок начислен и за выходной день вместе с двойной оплатой

Командировка в выходной в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 без модуля ЗУП кадровый учет ограничен. Командировочные расходы отражаются через авансовый отчет: суточные, проезд, проживание. Двойная оплата за работу в выходной день начисляется вручную — документом «Начисление зарплаты» с добавлением сотрудника и ручным вводом суммы либо созданием отдельного вида начисления.

Создайте новое начисление в разделе «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления»: назовите его, например, «Оплата работы в выходной день в командировке», укажите код дохода 2000 для НДФЛ и облагаемость страховыми взносами. Сумму рассчитайте вручную: оклад, деленный на норму рабочих дней месяца, умноженный на два.

Если выходных дней в командировках много, ручной расчет в БП становится источником ошибок — в этом случае целесообразно вести зарплату в 1С:ЗУП с синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.

Налогообложение и отражение выплат

Двойная оплата за работу в выходной день облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке как часть оплаты труда. В расчете 6-НДФЛ она отражается вместе с зарплатой соответствующего месяца.

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах норм: 700 рублей за день по России и 2500 рублей за день за границей. Сверхнормативные суточные облагаются НДФЛ и взносами. В 1С:ЗУП лимиты задаются в настройках учетной политики, превышение программа облагает автоматически.

В налоге на прибыль оплата работы в выходной день в командировке учитывается в расходах на оплату труда при наличии приказа и экономической обоснованности поездки.

Если выходной день пришелся на время в пути, подтверждением служат проездные документы с датой отправления. Храните их вместе с авансовым отчетом — при проверке именно билеты доказывают, что день выезда был рабочим для сотрудника.

Частые вопросы

Нужно ли платить двойную оплату, если сотрудник сам решил выехать в воскресенье?

Если день выезда определен приказом или служебной необходимостью (начало работы в понедельник в другом городе) — да, день оплачивается по правилам работы в выходной. Если сотрудник выехал заранее по собственной инициативе и в приказе это не зафиксировано, обязанности двойной оплаты нет, но суточные за этот день выплачиваются.

Можно ли в 1С:ЗУП оформить отгул за выходной день в командировке?

Да. В документе «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни» выберите вариант компенсации «Отгул» и укажите дату предоставляемого дня отдыха. Тогда работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отгула не оплачивается. Основание — письменное заявление сотрудника.

Почему в расчетном листке нет оплаты за выходной день в командировке?

Чаще всего не создан документ «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни» — сам по себе документ «Командировка» двойную оплату не начисляет. Также проверьте, что документ проведен в том же месяце, за который рассчитывается зарплата, и что в нем указана корректная дата.

Оплачивается ли выходной день в разъездной командировке на один день?

Да. Даже однодневная командировка в выходной день — это привлечение к работе в выходной, требующее приказа, согласия сотрудника и оплаты не менее чем в двойном размере либо предоставления отгула. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.

Как отразить работу в выходной, если сотрудник работал только 4 часа?

В документе «Работа в выходные и праздничные дни» укажите фактическое количество часов — программа рассчитает оплату пропорционально. Для окладника оплата составит двойную часовую ставку за отработанные часы. Фактические часы подтверждаются служебной запиской или актом.

Что делать, если выходной день в командировке уже оплатили по среднему заработку?

Нужно сделать перерасчет: сторнировать средний заработок за этот день и начислить оплату по ст. 153 ТК РФ. В 1С:ЗУП используйте механизм перерасчетов в документе «Начисление зарплаты и взносов» следующего периода или документ «Сторнирование начислений». Доплату отразите в учете и при необходимости подайте уточненную отчетность.