Как оформлять учебный отпуск в 1С:ЗУП

Учебный отпуск оформляется, когда сотрудник совмещает работу с обучением и предоставляет справку-вызов из учебного заведения. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный вид отсутствия, который корректно отражается в табеле, влияет на расчет зарплаты и при необходимости оплачивается по среднему заработку.

Главная сложность — различие между оплачиваемым и неоплачиваемым учебным отпуском. Оплата зависит от формы обучения, уровня образования и успешности сдачи сессии, поэтому в программе важно выбрать правильный вид отсутствия и проверить настройки начисления до проведения документа.

Ниже разобран порядок действий: от проверки настроек вида расчета до отражения отпуска в расчете зарплаты и печати приказа. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Проверьте основания и вид учебного отпуска

Прежде чем заводить документ, убедитесь, что у сотрудника есть справка-вызов установленной формы. Без нее оплачиваемый учебный отпуск предоставлять нельзя — это прямое основание для отказа со стороны проверяющих при налоговой или трудовой проверке.

Далее определите, положена ли оплата. Оплачиваемый отпуск положен, например, при успешном освоении программ высшего или среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме. Неоплачиваемый — для сдачи вступительных испытаний, для студентов очной формы на период сессий и в ряде других случаев. Продолжительность отпуска ограничена нормами Трудового кодекса и указывается в справке-вызове.

От этого выбора зависит вид отсутствия в программе:

• Отпуск учебный оплачиваемый — рассчитывается по среднему заработку, в табеле отражается кодом «У»;
• Отпуск учебный неоплачиваемый — без начисления оплаты, в табеле отражается кодом «УД».

Проверьте настройки вида расчета

В типовой конфигурации начисление для учебного отпуска уже создано, но если база настраивалась давно или обновлялась частично, стоит проверить его параметры. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Отпуск учебный».

Проверьте ключевые параметры: начисление должно выполняться по среднему заработку, облагаться НДФЛ и страховыми взносами, а в настройках учета времени должен быть указан правильный вид времени. Если в списке начислений учебного отпуска нет, включите использование учебных отпусков в настройках расчета зарплаты: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка настройки состава начислений и удержаний → вкладка «Отпуска».

Создайте документ отсутствия

Основной документ — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Для оплачиваемого учебного отпуска удобнее документ «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска»): он сразу рассчитывает средний заработок и сумму отпускных.

Порядок заполнения документа «Отпуск»:

1. Укажите сотрудника и дату документа.
2. Выберите вид отпуска «Отпуск учебный оплачиваемый».
3. Задайте период отпуска по справке-вызову — программа посчитает количество календарных дней.
4. Проверьте расчет среднего заработка на вкладке «Начислено (подробно)» или по кнопке печати справки о расчете.
5. При необходимости поставьте флажок выплаты отпускных и укажите дату выплаты — от нее зависит срок уплаты НДФЛ.
6. Проведите документ и распечатайте приказ.

Для неоплачиваемого отпуска используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом отсутствия «Отпуск учебный неоплачиваемый». В нем достаточно указать сотрудника и период — расчетных вкладок не будет, документ только зафиксирует отсутствие и освободит время в табеле.

1. 1
   Получите от сотрудника заявление и справку-вызов, сверьте даты и продолжительность
2. 2
   Создайте документ «Отпуск», выберите вид «Отпуск учебный оплачиваемый»
3. 3
   Проверьте расчет среднего заработка и сумму отпускных
4. 4
   Укажите дату выплаты, проведите документ
5. 5
   Распечатайте приказ и ознакомьте сотрудника
6. 6
   Проверьте отражение периода в табеле и в расчете за месяц

Проверьте расчет среднего заработка

Отпускные за учебный отпуск рассчитываются по тем же правилам, что и для ежегодного: средний дневной заработок за расчетный период умножается на количество календарных дней отпуска. Программа делает это автоматически, но расчетчик обязан проверить состав базы.

Откройте подробную форму расчета среднего заработка из документа. Убедитесь, что в расчет попали все облагаемые начисления за расчетный период, а периоды отсутствий (больничные, прошлые отпуска, командировки) корректно исключены. Если сотрудник работает меньше расчетного периода, программа возьмет фактически отработанное время — это нормально.

Типичная проблема — заниженная сумма из-за того, что премии или доплаты заведены видами расчета, не входящими в базу среднего заработка. Проверьте такие начисления: в их настройках на вкладке «Средний заработок» должен стоять признак включения.

Контрольные точки

Как проверить расчет отпускных

Расчетный период в форме среднего заработка

Норма

Охватывает 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска либо фактический период работы

Тревожный признак

Период пустой, смещен или содержит месяцы после начала отпуска

База среднего заработка

Норма

Включены оклад, премии и доплаты, исключены больничные и отпускные прошлых периодов

Тревожный признак

Отсутствуют регулярные начисления или включены суммы по среднему

Сумма отпускных

Норма

Среднедневной заработок умножен на число календарных дней отпуска

Тревожный признак

Сумма посчитана по рабочим дням или отличается от ручного пересчета

Отразите отпуск в табеле и расчете зарплаты

После проведения документа дни отпуска автоматически вытесняют рабочее время. В табеле (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)») оплачиваемый учебный отпуск отразится кодом «У», неоплачиваемый — кодом «УД».

При расчете зарплаты за месяц документ «Начисление зарплаты и взносов» посчитает оклад сотрудника пропорционально отработанным дням — вручную уменьшать оклад не нужно. Если отпуск переходит на следующий месяц, отпускные целиком начислятся документом «Отпуск», а зарплата за каждый месяц рассчитается с учетом фактически отработанного времени.

Проверьте результат расчетным листком сотрудника: в нем должны быть видны отпускные, уменьшенная оплата по окладу и отсутствие двойного начисления за одни и те же дни. Двойная оплата — частый признак того, что отсутствие завели дважды или ввели отдельное отклонение вручную.

Если сотрудник уходит в учебный отпуск в середине месяца, а зарплата за первую половину уже выплачена, отпускные удобно выплатить отдельной ведомостью по дате из документа «Отпуск». Программа корректно учтет эту выплату при итоговом расчете месяца и при заполнении ведомости на окончательный расчет.

Распечатайте приказ и кадровые документы

Из документа «Отпуск» доступна печать приказа о предоставлении отпуска — типовой формы Т-6 или формы, принятой в организации. Приказ формируется по данным документа: сотрудник, вид отпуска, период, количество дней.

Если в организации используется собственный шаблон приказа, его можно подключить через механизм печатных форм: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм». Для неоплачиваемого учебного отпуска приказ печатается из документа «Отсутствие» либо оформляется в свободной форме.

Не забудьте ознакомить сотрудника с приказом под подпись и сохранить справку-вызов вместе с заявлением — это комплект, который подтверждает обоснованность расходов на оплату отпуска.

Частые ошибки и как их исправить

Ошибки при оформлении учебного отпуска обычно обнаруживаются при расчете зарплаты или сдаче отчетности. Ниже — самые распространенные ситуации.

Если ошибка обнаружена до расчета зарплаты, достаточно исправить или отменить документ. Если месяц уже закрыт и выплаты проведены, используйте механизм сторнирования: документ «Сторнирование» отменяет начисления прошлого периода, после чего вводится правильный документ текущей датой.

Особые ситуации и ограничения

Если учебный отпуск попадает на праздничные дни, они включаются в отпуск и оплачиваются — в отличие от ежегодного отпуска, учебный не продлевается на праздники. Программа учитывает это автоматически, но количество дней сверяйте со справкой-вызовом.

Совместителям учебный отпуск по месту совмещения не оплачивается — там оформляется отсутствие без сохранения заработка. В ЗУП для внешнего совместителя заводите документ «Отсутствие» с неоплачиваемым видом.

Для сотрудников, работающих по графику с суммированным учетом или сменному графику, отпускные все равно считаются по календарным дням. Не пытайтесь пересчитывать оплату по сменам вручную — это приведет к ошибкам и расхождениям с проверяющими.

Частые вопросы

Можно ли оформить учебный отпуск, если сотрудник уже получает высшее образование второй раз?

По общему правилу гарантии положены при получении образования соответствующего уровня впервые. Второе высшее образование оплачиваемого учебного отпуска не дает, если иное не закреплено в трудовом или коллективном договоре. В программе в таком случае оформляют неоплачиваемый вид отсутствия либо оплачиваемый по локальному акту — с отдельным начислением.

Как оформить, если сотрудник принес справку-вызов после начала сессии?

Документ вводится текущей датой с фактическим периодом отпуска из справки. Если месяц уже рассчитан, программа предложит перерасчет — используйте документ «Доначисление, перерасчет» или сторнирование, в зависимости от ситуации. Фиксировать отсутствие до получения справки прогулом не следует.

Облагаются ли учебные отпускные НДФЛ и взносами?

Да, оплата оплачиваемого учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В типовой настройке начисления это уже учтено, но при создании собственного вида расчета параметры налогообложения нужно проверить отдельно.

Что делать, если в списке видов отпуска нет учебного?

Откройте настройки состава начислений: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Отпуска» и включите использование учебных отпусков. После этого соответствующие виды отпусков и начисления появятся в документах.

Как отразить учебный отпуск внешнего совместителя?

По внутреннему совместительству в ЗУП создается отдельный документ отсутствия по каждому месту работы. Для внешнего совместителя оплата по месту совмещения не положена — оформляется неоплачиваемое отсутствие, а оплачиваемый отпуск он получает по основному месту работы у другого работодателя.