Как оформить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Оформление нового сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка связанных действий: создание физического лица, заведение карточки сотрудника, проверка штатного расписания и проведение приказа о приёме на работу. Если пропустить хотя бы один шаг или заполнить реквизиты с ошибкой, дальше начнутся проблемы: не начислится зарплата, не сформируется табель, не уйдёт отчётность в фонды.

Инструкция ниже написана на примере 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — типовой конфигурации для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 логика похожая, но часть документов называется иначе и функционал уже: там нет полноценного штатного расписания и кадровых отчётов. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или полные права, а в базе заполнены сведения об организации.

Все данные сотрудника — ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, дата рождения — вводите строго по оригиналам документов. Ошибка в одной букве фамилии или цифре СНИЛС приведёт к отказу при сдаче персонифицированной отчётности, а исправление потребует корректировок и аннулирующих форм.

Подготовка: что должно быть заполнено до приёма сотрудника

Карточка сотрудника ссылается на другие объекты программы, поэтому их нужно подготовить заранее. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте наименование, ИНН, ОГРН, данные руководителя и ответственных лиц — именно они попадут в печатную форму приказа Т-1.

Далее проверьте справочники «Подразделения» и «Должности». Если нужного подразделения или должности нет, создайте их до оформления приёма, а не «на ходу» внутри документа: так меньше риск завести дубли с опечатками, которые потом разрушат аналитику в отчётах.

Если в организации ведётся штатное расписание (это включается в настройках учётной политики: «Настройка» → «Кадровый учёт»), убедитесь, что в нём есть свободная позиция с нужной ставкой. Приём на занятую или отсутствующую позицию программа либо запретит, либо проведёт с предупреждением — зависит от настроек контроля.

Создание физического лица

В 1С:ЗУП данные человека и данные его трудовых отношений разделены: физическое лицо хранит ФИО, документы, ИНН и СНИЛС, а сотрудник — привязку к организации, должности и условиям оплаты. Это позволяет одному человеку работать в нескольких организациях или по совместительству без дублирования личных данных.

Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника сначала заполните ФИО — программа предложит создать новое физическое лицо или подберёт существующее из справочника. Всегда проверяйте, нет ли этого человека в базе: повторный приём бывшего сотрудника должен привязываться к уже созданному физлицу, иначе в отчётности появятся два разных человека с одинаковым СНИЛС.

В карточке физлица по ссылкам заполните: дату рождения, пол, гражданство, СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные, адрес регистрации и адрес фактического проживания, контактный телефон. Эти сведения понадобятся для отчётов в СФР, ФНС и для оформления личной карточки Т-2.

Оформление приказа о приёме на работу

Основной документ — «Приём на работу». В 1С:ЗУП он создаётся из списка сотрудников кнопкой «Оформить документ» → «Приём на работу» или из журнала «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». В шапке документа укажите организацию, дату приёма и подразделение.

На закладке «Главное» выберите должность (или позицию штатного расписания), количество ставок, вид занятости — основное место работы, совместительство или работа по совместительству внутреннему. Здесь же укажите тип договора: трудовой договор или договор ГПХ — от этого зависит состав начислений и отчётности.

На закладке «Оплата труда» задайте плановые начисления: оклад, премии, надбавки. Проверьте, что способ отражения в учёте и статья финансирования (если используются) заполнены — без них зарплата не распределится по затратам при синхронизации с бухгалтерией. Если сотрудник принят на испытательный срок, укажите его условие — оно попадёт в печатную форму приказа.

1. 1
   Проверьте реквизиты организации, подразделения, должности и штатное расписание
2. 2
   Создайте физическое лицо и заполните его документы, СНИЛС, ИНН и адреса
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и заполните должность, ставку и вид занятости
4. 4
   На закладке «Оплата труда» назначьте оклад и плановые начисления
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 для подписи
6. 6
   Проверьте результат кадровым отчётом и тестовым начислением

Приём по совместительству и на несколько мест работы

Внутренний совместитель оформляется как новый сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу. В карточке сотрудника выберите вид занятости «Внутреннее совместительство» — программа создаст отдельную штатную единицу учёта, и начисления по двум местам будут считаться раздельно, а НДФЛ и взносы — суммарно по физлицу.

Внешний совместитель заводится так же, как основной работник, но с видом занятости «Совместительство». Для него не обязательно требовать трудовую книжку, но СНИЛС и документы для отчётности нужны в полном объёме.

Для работника по договору ГПХ используйте документ «Договор (работы, услуги)» вместо приёма на работу. Помните: такой сотрудник не попадает в табель и штатное расписание, а оплата ему начисляется документами по актам, а не ежемесячным начислением зарплаты.

Варианты оформления

Трудовой договор (приём на работу)

Полный кадровый учёт: штатка, табель, отпуска, больничные, все виды отчётности. Подходит для постоянных сотрудников.

Внутреннее совместительство

Второй сотрудник на том же физлице. Используйте, только если человек реально работает на второй должности в свободное от основной работы время.

Договор ГПХ

Без табеля, отпусков и больничных. Только для разовых работ и услуг; подменять им трудовые отношения нельзя — это риск претензий трудовой инспекции.

Проверка результата после оформления

После проведения приёма откройте отчёт «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» и убедитесь, что сотрудник отображается с правильной датой приёма, должностью и подразделением. Распечатайте приказ по форме Т-1 из документа кнопкой «Печать» и сверьте каждое поле с исходными документами.

Второй контроль — зарплатный. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы сотрудника и проверьте, что он подхватывается автоматически при заполнении. Если сотрудник не попал в документ — почти всегда причина в неверной дате приёма, отсутствии планового начисления или в том, что документ приёма не проведён.

Третья проверка — отчётность. Сформируйте черновик персонифицированных сведений и убедитесь, что программа не выдаёт ошибок контроля по СНИЛС, ИНН и ФИО нового сотрудника. Лучше найти опечатку сейчас, чем получить отказ фонда после сдачи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в штатной расстановке

Норма

Отображается с верной датой приёма, должностью и ставкой

Тревожный признак

Сотрудника нет в отчёте или дата/должность не совпадают с приказом

Автозаполнение начисления зарплаты

Норма

Сотрудник добавляется в документ с расчётом за отработанные дни

Тревожный признак

Строка не появляется — проверьте проведение приёма и плановые начисления

Контроль персонифицированных данных

Норма

Ошибок по СНИЛС, ИНН, ФИО нет

Тревожный признак

Программа сообщает о несоответствии формата или дублях

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — дубли физических лиц. Кадровик не находит человека поиском из-за опечатки и создаёт нового. Итог: два физлица с одним СНИЛС, отчётность не проходит контроль. Перед созданием ищите по СНИЛС и ИНН, а не только по фамилии. Если дубль уже создан, используйте обработку поиска и удаления дублей или объедините карточки до сдачи отчётов.

Вторая ошибка — приём «задним числом» после того, как период уже закрыт и зарплата выплачена. Проведение такого документа пересчитает налоги и взносы в закрытом периоде. Правильный путь — оформить приём корректной датой и сделать доначисления текущим периодом документом «Доначисления, перерасчёты».

Третья группа ошибок — незаполненные аналитики: способ отражения зарплаты, график работы, право на стандартные вычеты. График работы сотрудника обязателен: без него программа не сможет рассчитать оплату пропорционально отработанному времени, и оклад посчитается неверно.

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще: раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу». Здесь тоже создаётся физлицо и документ приёма, но нет штатного расписания, графиков работы в полном виде и части кадровых отчётов. Для микропредприятий этого достаточно.

Если учёт зарплаты ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в отдельной базе, приём оформляется только в ЗУП, а в бухгалтерию данные попадают через синхронизацию. В этом случае не заводите сотрудника в бухгалтерии вручную — создадите дубль, который сломает обмен. Проверьте настройки синхронизации и дождитесь переноса данных.

FAQ

Можно ли оформить сотрудника без СНИЛС?

Технически программа позволит провести приём, но сдать отчётность по такому сотруднику не получится — СНИЛС обязателен для персонифицированных сведений. Если у человека нет СНИЛС, работодатель обязан организовать его получение через СФР до сдачи отчётности.

Как оформить повторный приём уволенного сотрудника?

Найдите существующее физическое лицо по СНИЛС или ФИО и создайте на его основе новый документ «Приём на работу» с новой датой и условиями. Создавать новое физлицо не нужно — старые данные о периодах работы сохранятся в истории.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте по порядку: проведён ли документ приёма, не позже ли дата приёма расчётного периода, назначено ли плановое начисление на закладке «Оплата труда», указан ли график работы. В подавляющем большинстве случаев причина в одном из этих четырёх пунктов.

Нужно ли заводить отдельного сотрудника при переводе в другое подразделение?

Нет. Перевод оформляется документом «Кадровый перевод» на того же сотрудника — меняются подразделение, должность или условия оплаты, а история работы сохраняется. Новый сотрудник создаётся только при новом трудовом договоре, например при внутреннем совместительстве.

Чем отличается оформление в ЗУП и в Бухгалтерии?

В ЗУП полный кадровый контур: штатное расписание, графики, отпуска, больничные, кадровые отчёты. В Бухгалтерии — упрощённый приём без штатки и части кадровых документов. При совместном использовании программ сотрудников заводят только в ЗУП, в бухгалтерию они приходят синхронизацией.

Что делать, если обнаружилась опечатка в ФИО после сдачи отчётности?

Исправьте данные в карточке физического лица через механизм изменения ФИО (с указанием документа-основания), а не простым редактированием. Затем подайте в фонды корректирующие сведения с правильными данными — порядок корректировки зависит от вида формы.