Другое · 11 мин
Как оформить военные сборы в 1С:ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция по оформлению военных сборов в 1С:ЗУП 3.1: отсутствие по уважительной причине, настройка вида расчета, средний заработок, налоги и отчетность.
Когда сотрудник призван на военные сборы, работодатель обязан освободить его от работы на время сборов, а затраты на выплату среднего заработка и компенсации несет государство — организация затем возмещает их из бюджета через военкомат. В 1С:ЗУП 3.1 для этого есть штатный механизм: отсутствие регистрируется специальным документом, а начисление среднего заработка выполняется предопределенным видом расчета.
Основание — повестка из военкомата и статья 170 ТК РФ, по которой за работником сохраняется место работы и средний заработок на период исполнения государственных обязанностей. Бухгалтеру важно оформить период корректно: от этого зависит расчет среднего заработка, отражение в табеле, удержание НДФЛ и страховые взносы, а также дальнейшее возмещение расходов.
Ниже разобран полный цикл: проверка настроек программы, регистрация отсутствия, начисление оплаты, налоговый учет, отражение в отчетности и оформление возмещения от военкомата.
Проверьте настройки программы перед оформлением
Перед регистрацией отсутствия убедитесь, что в настройках расчета зарплаты включены виды отсутствий, связанные с исполнением государственных обязанностей. Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Отсутствия». Установите флажки «Отсутствия по государственным обязанностям» и при необходимости «Отсутствия по болезни» и другие нужные виды.
После включения настройки в списке начислений («Настройка» → «Начисления») появится предопределенный вид расчета «Оплата времени прохождения военных сборов». Откройте его и проверьте закладки:
- на вкладке «Основное» — способ расчета по среднему заработку, начисление выполняется за рабочие дни по графику сотрудника;
- на вкладке «Налоги, взносы, учет» — обложение НДФЛ (код дохода 2000 либо иной, принятый в вашей учетной политике), обложение страховыми взносами в общем порядке, статья затрат по отражению в учете.
Если ваша база обновлена давно, проверьте актуальность кодов дохода и видов взносов — при обновлении релизов предопределенные виды расчета обновляются, но в пользовательских доработанных начислениях изменения не применяются автоматически.
Зарегистрируйте отсутствие сотрудника
Отсутствие на время сборов оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников». Создайте документ, укажите сотрудника, даты начала и окончания сборов по повестке, а в поле «Вид отсутствия» выберите «Военные сборы».
После проведения документа программа автоматически отменит за этот период плановые начисления (оклад, надбавки) за рабочие дни, пришедшиеся на сборы. В табеле учета рабочего времени дни сборов будут отражены буквенным кодом «Г» (исполнение государственных обязанностей).
- 1Получите от сотрудника повестку или копию извещения из военкомата
- 2Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Зарплата»
- 3Укажите сотрудника, вид отсутствия «Военные сборы» и период по повестке
- 4Проведите документ и проверьте, что плановые начисления за период сторнированы
- 5Откройте табель и убедитесь, что дни сборов отмечены кодом «Г»
Если сборы начались в середине месяца, документ корректно разделит период: за отработанные дни начисление по окладу сохранится, за дни сборов — будет замещено оплатой по среднему заработку.
Начислите оплату по среднему заработку
Начисление оплаты за время сборов выполняется тем же документом отсутствия, если в нем установлен флажок начисления оплаты, либо автоматически при расчете зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» — в зависимости от настроек вида расчета и релиза. Проверьте, что в табличной части начислений появилась строка «Оплата времени прохождения военных сборов».
Средний заработок рассчитывается по общим правилам: исходя из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала сборов. Если сотрудник работает меньше расчетного периода, берется фактически отработанное время. По кнопке с изображением карандаша рядом с суммой среднего заработка можно открыть детализацию расчета и проверить базу.
Типовые ситуации, требующие внимания:
- сотрудник принят недавно и расчетного периода нет — средний считается из начислений месяца начала сборов;
- в расчетном периоде были длительные отсутствия (отпуск, командировка) — они исключаются из расчета автоматически, проверьте корректность исключенных дней;
- была индексация окладов — убедитесь, что повышающие коэффициенты учтены.
Как проверить результат начисления
Есть «Оплата времени прохождения военных сборов» с суммой по среднему заработку
Начисления нет или сумма равна окладу за период
Дни сборов отмечены кодом «Г»
Дни отмечены как рабочие или неявкой «НН»
Оклад начислен только за отработанные дни вне сборов
Оклад начислен за полный месяц вместе с оплатой сборов
Налоги, взносы и отражение в отчетности
Сумма оплаты за время военных сборов включается в базу по НДФЛ в месяце начисления и отражается в расчете 6-НДФЛ вместе с остальной зарплатой. Удержание происходит при выплате. В регистрах учета доходов выплата проходит под кодом, указанным в настройках вида расчета.
Страховые взносы начисляются в общем порядке: выплата входит в базу по взносам на ОПС, ОМС, ВНиМ и взносам на травматизм. В расчете по страховым взносам сумма отражается в составе облагаемых выплат без специальных выделений.
В бухгалтерском учете затраты отражаются по статье, указанной в виде расчета. Поскольку расходы подлежат возмещению из бюджета, многие организации выделяют их на отдельную аналитику, чтобы упростить формирование заявления на возмещение. Настройте способ отражения в учете («Настройка» → «Способы учета зарплаты») с нужной статьей затрат и привяжите его к виду начисления.
Возмещение расходов от военкомата
По окончании сборов организация вправе возместить из бюджета понесенные расходы: выплаченный средний заработок и начисленные на него страховые взносы. Для этого в военкомат подается заявление с приложением подтверждающих документов — копии расчетных листков, справки о начисленных суммах, копии повестки и справки о прохождении сборов.
В 1С:ЗУП специального документа для заявления на возмещение нет, поэтому пакет формируется вручную на основе отчетов. Используйте «Расчетный листок» и «Расшифровку начислений» по сотруднику за месяцы, в которые попали сборы, а также отчеты по страховым взносам для определения суммы взносов, приходящейся на выплату.
Требования к комплекту документов уточняйте в своем военкомате: перечень может отличаться по регионам. Полученное возмещение отражается в бухгалтерском учете при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.
Заведите отдельную папку по каждому случаю сборов: повестка, приказ об освобождении от работы, расчетный листок, заявление на возмещение. При камеральных проверках и запросах военкомата это экономит дни на поиск документов.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ошибка — оформление сборов задним числом после расчета зарплаты. Если зарплата за месяц уже начислена, введите документ отсутствия и выполните перерасчет через «Доначисление, перерасчет» либо повторно заполните «Начисление зарплаты и взносов». Проверьте, что излишне начисленный оклад сторнирован, а не удержан с сотрудника отдельно.
Особые сценарии
Сборы переходят на следующий месяц
Оформляйте один документ отсутствия на весь период — программа сама разобьет начисление по месяцам при расчете зарплаты. Средний заработок для каждой части будет рассчитан по правилам соответствующего месяца начисления.
Сотрудник на больничном во время повестки
Если период временной нетрудоспособности совпал со сборами, приоритет имеет больничный: пособие выплачивается за дни нетрудоспособности, а оплата сборов за эти дни не начисляется. Введите оба документа — программа разрешит пересечение по правилам приоритетов видов расчета.
Мобилизация и контрактная служба
Военные сборы не следует путать с мобилизацией или заключением контракта: для них в программе предусмотрены другие механизмы — приостановление трудового договора и прекращение начислений, а не оплата по среднему заработку. Использование документа «Военные сборы» в этих случаях приведет к ошибочным начислениям.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Каким кодом в табеле отражаются военные сборы?
Дни прохождения военных сборов отражаются буквенным кодом «Г» или цифровым кодом «23» — невыходы на время исполнения государственных обязанностей. При использовании документа «Отсутствие» с видом «Военные сборы» программа проставляет код автоматически.
Облагается ли оплата военных сборов НДФЛ и взносами?
Да. Средний заработок за время сборов облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, включая взносы на травматизм. Льгот по этому виду выплаты законодательство не предусматривает.
Кто оплачивает время сборов — работодатель или государство?
Выплату сотруднику производит работодатель в обычные сроки выплаты зарплаты. Затем организация подает заявление в военкомат и возмещает расходы из бюджета, включая начисленные страховые взносы.
Что делать, если в списке начислений нет вида «Оплата времени прохождения военных сборов»?
Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → «Отсутствия» и включите флажок отсутствий по государственным обязанностям. После этого предопределенный вид расчета станет доступен.
Как оформить сборы, если месяц уже закрыт и зарплата выплачена?
Введите документ отсутствия датой фактического периода, затем выполните перерасчет: программа сторнирует лишний оклад и начислит оплату по среднему. Разница будет отражена в следующем расчетном периоде, при необходимости скорректируйте НДФЛ и взносы через перерасчет.
Нужен ли отдельный приказ об освобождении сотрудника от работы?
Формально достаточно повестки, но на практике кадровая служба издает приказ об освобождении от работы на период сборов — он упрощает учет и служит основанием для табеля. В 1С:ЗУП роль такого приказа выполняет документ «Отсутствие».
Что важно запомнить
Военные сборы оформляются документом «Отсутствие» с видом «Военные сборы», оплачиваются по среднему заработку предопределенным видом расчета, облагаются НДФЛ и взносами, в табеле отражаются кодом «Г». Расходы возмещаются из бюджета по заявлению в военкомат — не забудьте включить в него страховые взносы.