Другое · 11 мин
Как оформить внешнее совместительство в 1С
Пошаговая инструкция, как оформить внешнее совместительство в 1С:ЗУП: приём сотрудника, график, начисление зарплаты, НДФЛ и взносы, типичные ошибки.
Внешний совместитель — это сотрудник, у которого основное место работы находится у другого работодателя, а в вашей организации он трудится по отдельному трудовому договору. Для учёта такой ситуации в 1С:ЗУП предусмотрен отдельный вид занятости, и от правильности его выбора зависят расчёт зарплаты, отчётность по НДФЛ и взносам, а также формирование сведений в СФР.
Главная ошибка при оформлении — принять совместителя «как обычного сотрудника» с основным местом работы. В этом случае программа может неверно применить вычеты по НДФЛ, исказить среднесписочную численность и некорректно сформировать отчётность. Поэтому вид занятости «Внешнее совместительство» нужно указать уже на этапе приёма.
Ниже разобран полный порядок действий: от заведения физического лица до проверки расчётов и отчётов. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1 (в 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но с некоторыми ограничениями, о которых сказано отдельно).
Проверка данных перед оформлением
До приёма убедитесь, что в справочнике «Физические лица» нет дубликата этого человека. Если физлицо уже заведено (например, ранее работал у вас или числится в другой базе группы компаний), создавать новую карточку нельзя — иначе отчётность по НДФЛ и взносам раздвоится, а сведения о доходах будут сформированы под разными идентификаторами.
Проверьте также, что в базе настроены нужные начисления (оклад по дням, оклад по часам) и, при необходимости, доплаты и надбавки. Если совместитель работает по неполному графику, заранее создайте соответствующий график работы сотрудников — например, «4 часа в день» или «3 дня в неделю».
Приём внешнего совместителя в 1С:ЗУП
Перейдите в раздел Кадры → Приемы и создайте документ «Прием на работу». Укажите организацию, подразделение, должность и дату приёма. В поле «Вид занятости» выберите значение «Внешнее совместительство» — именно этот реквизит отличает совместителя от основного работника.
В поле «Количество ставок» укажите долю ставки, например 0,5 или 0,25. Если работник занят неполное время, но на полную ставку с сокращённым графиком, долю ставки можно оставить равной 1, а неполное время обеспечить графиком работы. Оба варианта корректны, но влияют на отображение в штатном расписании и кадровых отчётах.
На вкладке с оплатой труда задайте начисление (например, «Оплата по окладу») и укажите размер оплаты. Важный нюанс: в программе указывается оклад, соответствующий занимаемой ставке. Если в штатном расписании оклад по позиции 40 000 руб. при полной ставке, то при 0,5 ставки программа рассчитает начисление 20 000 руб. автоматически — не нужно вручную «делить» сумму в документе приёма, если используется штатное расписание.
- 1Откройте Кадры → Приемы и создайте документ «Прием на работу»
- 2Выберите физическое лицо из справочника, не создавая дубликат
- 3В поле «Вид занятости» укажите «Внешнее совместительство»
- 4Задайте долю ставки и график работы с неполным временем
- 5Назначьте начисления и проверьте расчётный оклад с учётом ставки
- 6Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-1 для сверки
Настройка графика и учёта рабочего времени
График работы совместителя должен отражать реальное время занятости. Создайте график в разделе Настройка → Графики работы сотрудников: укажите вид времени «Явка», длительность смены (например, 4 часа) и рабочие дни. В качестве графика для расчёта нормы при неполном рабочем времени обычно указывают тот же график совместителя.
Если совместитель отработал не все часы по своему графику, программа при расчёте зарплаты уменьшит начисление пропорционально отработанному времени — по данным документа «Табель» или отклонений (отпуска, больничные, прогулы). Поэтому важно, чтобы график был задан корректно: ошибка в графике приведёт к неверной норме часов и искаженной зарплате.
Учтите ограничение по продолжительности: по общему правилу время работы по совместительству не должно превышать половины нормы рабочего времени за учётный период. Программа это не контролирует автоматически — ответственность лежит на кадровике.
Начисление зарплаты, НДФЛ и взносов
Зарплата внешнему совместителю начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» на общих основаниях — сотрудник попадает в список автоматически. НДФЛ исчисляется с полной суммы дохода по ставке 13% (или по прогрессивной шкале при высоких доходах), страховые взносы начисляются в обычном порядке.
Ключевая особенность — стандартные налоговые вычеты. Вычеты на детей предоставляются только у одного работодателя по выбору работника. Если совместитель получает вычет по основному месту работы, в вашей базе заявление на вычет вносить не нужно. Если работник подал заявление вам — внесите его в разделе Налоги и взносы → Заявления на вычеты НДФЛ, предварительно убедившись, что у основного работодателя вычет не применяется.
Страховые взносы на травматизм и обычные взносы начисляются с выплат совместителю так же, как и основным работникам. Пониженные тарифы для субъектов МСП применяются к выплатам сверх МРОТ — при этом МРОТ сопоставляется с фактическим доходом совместителя, а не с окладом полной ставки.
Отпуска, больничные и отчётность
Ежегодный отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы и оплачивается в обычном порядке — оформляется документом «Отпуск» в разделе «Кадры». Средний заработок рассчитывается из фактических начислений в вашей организации.
С больничными есть нюанс: пособие по временной нетрудоспособности внешнему совместителю назначается по правилам, зависящим от того, работал ли он у вас в расчётном периоде. Если работник занят у тех же работодателей, что и в два предшествующих года, пособие назначается по каждому месту работы. В 1С:ЗУП больничный совместителя оформляется документом «Больничный лист», программа учитывает вид занятости при расчёте и ограничениях.
В отчётности совместитель отражается в РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях о физлицах. В отчётах по численности (форма П-4, сведения о среднесписочной) внешние совместители учитываются отдельно и не включаются в среднесписочную численность — программа делает это автоматически именно по виду занятости.
Как проверить результат
Указано «Внешнее совместительство»
Стоит «Основное место работы» — вычеты и численность посчитаются неверно
Сумма соответствует доле ставки и отработанному времени
Начислен полный оклад или сумма не сходится с графиком
Доходы и взносы отражены по сотруднику без задвоений
Доход раздвоен по двум карточкам физлица или отсутствует
Совместитель не входит в показатель
Совместитель увеличил среднесписочную численность
Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт проще, чем в ЗУП. Приём совместителя выполняется через раздел Зарплата и кадры → Кадровые документы → Прием на работу, где также выбирается вид занятости «Внешнее совместительство» и указывается ставка. Графики работы в типовой Бухгалтерии настраиваются ограниченно, поэтому неполное время чаще отражают долей ставки.
Если ведёте учёт в Бухгалтерии и сталкиваетесь со сложными графиками, суммированным учётом или большим числом совместителей, это признак того, что задачи кадрового учёта переросли возможности программы и стоит рассмотреть переход на ЗУП.
Где вести учёт совместителей
Полный кадровый и расчётный контур: гибкие графики, отпуска, больничные, вся отчётность. Подходит при любом количестве совместителей.
Подходит для небольшого штата и простых условий: фиксированная доля ставки, стандартный расчёт. Ограниченные графики и кадровые отчёты.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — неверный вид занятости. Если по ошибке принять совместителя на основное место, программа применит стандартные вычеты автоматически (если есть заявление) и включит его в среднесписочную численность. Исправление потребует отмены кадрового документа и, возможно, корректировки уже сданной отчётности.
Вторая группа ошибок связана с дублями физических лиц и с ручным редактированием начислений «под нужную сумму» вместо настройки ставки и графика. Ручные правки ломают пропорциональный расчёт при неполном месяце и приводят к расхождениям при следующих расчётах.
Ответы на частые вопросы
Можно ли перевести основного сотрудника во внешние совместители в 1С?
Да, если сотрудник увольняется с основного места и продолжает работать по совместительству. В программе оформляется увольнение с основной должности и новый приём с видом занятости «Внешнее совместительство». Физическое лицо при этом остаётся тем же — новую карточку заводить не нужно.
Нужно ли совместителю заявление на вычеты НДФЛ?
Только если он выбрал вашу организацию для получения вычета. Вычет предоставляется у одного работодателя. Если работник получает вычет по основному месту работы, в вашей базе заявление не вносится, иначе НДФЛ будет занижен у обоих работодателей.
Как оформить совместителя на 0,5 ставки, если в штатном расписании позиция одна?
Создайте в штатном расписании позицию с количеством ставок, достаточным для всех занимающих её сотрудников, либо отдельную позицию на долю ставки. При приёме укажите 0,5 ставки — программа рассчитает оклад пропорционально и покажет остаток свободных ставок.
Входит ли внешний совместитель в среднесписочную численность?
Нет. Внешние совместители учитываются отдельно и в среднесписочную численность не включаются. 1С делает это автоматически по виду занятости, поэтому корректное заполнение этого реквизита критично для статистической отчётности.
Как оплачивается больничный внешнему совместителю?
Если в расчётном периоде совместитель работал у тех же работодателей, пособие назначается по каждому месту работы. В 1С:ЗУП оформляется обычный документ «Больничный лист» с учётом вида занятости; программа применяет соответствующие правила расчёта и ограничения по среднему заработку.
Что делать, если совместитель перешёл на основное место работы?
Оформите кадровый перевод или увольнение по совместительству и новый приём с видом занятости «Основное место работы». После этого проверьте заявления на вычеты и настройки графика — при смене вида занятости они могут потребовать корректировки.
Что важно запомнить
Внешний совместитель оформляется документом «Прием на работу» с видом занятости «Внешнее совместительство», долей ставки и корректным графиком. Не создавайте дубликаты физлиц, проверяйте вычеты НДФЛ и контролируйте расчёт до проведения документов — тогда зарплата, взносы и отчётность сформируются правильно автоматически.