Другое · 11 мин
Как оформить прогул в 1С ЗУП: инструкция для кадровика и расчетчика
Как оформить прогул в 1С ЗУП 8.3: документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты», табель, расчет зарплаты, увольнение за прогул и типичные ошибки кадровика.
Прогул в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 оформляется не как отдельный «штрафной» документ, а через регистрацию отсутствия сотрудника на рабочем месте. От корректности этого отражения зависят табель учета рабочего времени, расчет зарплаты, средний заработок и, при необходимости, увольнение по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Главная сложность — выбрать правильный вид документа: в конфигурации есть несколько похожих отсутствий, и от выбора зависит, будет ли день оплачен, как он попадет в табель (код «ПР» или «НН») и как повлияет на стаж для отпуска. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчету зарплаты и претензиям при проверке.
Ниже разобран полный цикл: от фиксации отсутствия до увольнения за прогул, включая проверку табеля, расчета и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 без существенных доработок.
Какие документы в 1С отражают отсутствие и чем они отличаются
В типовой ЗУП отсутствие сотрудника регистрируется несколькими документами, и выбор между ними принципиален. Для прогула предназначен документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты» — несмотря на название, именно в нем есть вид отсутствия «Прогул», который не оплачивается.
Альтернативные варианты: «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)» — универсальный документ, доступный при включенной настройке регистрации отсутствий одним документом; «Отгул» — для отгулов; «Командировка», «Отпуск» — для плановых отсутствий. Использовать их для прогула нельзя: они либо оплачиваются, либо дают другой код в табеле.
Сравнение вариантов регистрации отсутствия
Основной документ для прогула. Вид отсутствия «Прогул» — код «ПР» в табеле, дни не оплачиваются, исключаются из отпускного стажа.
Универсальный документ, доступен при соответствующей настройке. Подходит, если в организации все отсутствия вводят одним документом.
Используется, пока причина отсутствия не выяснена — код «НН» в табеле. После получения объяснений документ перепроводят с видом «Прогул».
Подготовительные настройки перед оформлением
Перед первым оформлением прогула проверьте настройки учета. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки учета» (или «Настройка» → «Расчет зарплаты» в зависимости от релиза) и убедитесь, что в составе начислений и удержаний доступны отсутствия. В типовой поставке вид расчета «Прогул» предопределен и дополнительной настройки не требует.
Также проверьте, что у сотрудника корректно заполнен график работы: именно по графику программа определяет, сколько рабочих дней и часов пришлось на период прогула. Если график не назначен или заполнен с ошибками, табель и расчет будут неверными, и сначала нужно исправить график, а уже потом регистрировать отсутствие.
Пошаговое оформление документа «Прогул»
Документ создается из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → кнопка «Создать» → «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты». В некоторых настройках документ доступен также из раздела «Зарплата» → «Все начисления» или из журнала отсутствий в карточке сотрудника.
Заполните поля: организация, сотрудник, даты начала и окончания отсутствия (если прогул однодневный — дата начала и окончания совпадают), вид отсутствия — «Прогул». Если прогул длился несколько дней подряд, указывайте весь период одним документом, но только когда отсутствие непрерывно: если между днями прогула сотрудник выходил на работу, оформляйте отдельные документы.
После проведения документа программа автоматически учтет отсутствие при расчете зарплаты за месяц: время прогула вытеснит оплату по окладу или тарифу за соответствующие дни. Отдельно «начислять» прогул в документе «Начисление зарплаты и взносов» не нужно — вытеснение происходит автоматически.
- 1Получите акт о неявке и письменное объяснение сотрудника (или акт об отказе от объяснений)
- 2Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты»
- 3Укажите организацию, сотрудника, период отсутствия и вид отсутствия «Прогул»
- 4Проведите документ и проверьте движения: дни должны вытеснить оплату по графику
- 5Проверьте табель за месяц — на дни прогула должен стоять код «ПР»
- 6Выполните расчет зарплаты за месяц и сверьте, что дни прогула не оплачены
Как прогул отражается в табеле и в расчете зарплаты
После проведения документа откройте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» или «Кадры» → «Кадровые отчеты»). Дни прогула должны быть отмечены кодом «ПР» с указанием часов. Если стоит «НН» — в документе выбран вид «невыход по невыясненной причине»; если день пустой или отмечен как рабочий — документ не проведен либо период указан неверно.
В расчете зарплаты прогул работает как вытесняющий вид расчета: оплата по окладу начисляется пропорционально фактически отработанному времени, а дни прогула из нормы исключаются без оплаты. В расчетном листке сотрудника это видно как уменьшение отработанных дней и часов относительно нормы по графику.
Отдельно проверьте влияние на средний заработок и стаж. Дни прогула и начисленные за них суммы (которых нет) не участвуют в расчете среднего заработка для отпуска и командировок. Периоды прогула исключаются из стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, — программа учитывает это автоматически при расчете остатков отпусков.
Как проверить результат
На дни прогула стоит код «ПР» с часами
Стоит «НН», день пустой или отмечен как отработанный
Отработано дней меньше нормы на количество дней прогула, оплата уменьшена
Оклад начислен полностью, как будто отсутствия не было
Стаж для отпуска уменьшен на период прогула
Период прогула вошел в отпускной стаж
Дни прогула исключены из расчетного периода
Прогул учитывается как отработанное время
Оформление увольнения за прогул
Если принято решение об увольнении по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, в 1С оно оформляется стандартным документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). В поле основания увольнения выберите соответствующий пункт статьи 81 — формулировка подтянется в приказ по форме Т-8 и в запись трудовой книжки.
Порядок важен: сначала должны быть зафиксированы отсутствие (документ «Прогул»), акт, объяснения сотрудника и приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения. Дата увольнения — как правило, последний день, предшествующий прогулу, либо день издания приказа при однодневном прогуле — этот вопрос кадровик решает по нормам трудового права, программа лишь отражает указанную дату.
При проведении увольнения программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск. Учтите: периоды прогула не входят в стаж для отпуска, поэтому при наличии зарегистрированных прогулов компенсация будет меньше — проверьте это в документе на вкладке «Компенсация отпуска».
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — оформление прогула документом «Отсутствие без сохранения оплаты» или «Отгул» вместо специализированного вида отсутствия. Внешне зарплата может посчитаться похоже (дни не оплачены), но табель получит неверный код, а отпускной стаж и статистическая отчетность исказятся.
Вторая ошибка — ручная правка табеля или начислений вместо исправления первичного документа. Если обнаружили неверный период или вид отсутствия, откройте документ «Прогул», исправьте данные и перепроведите его, затем пересчитайте зарплату за месяц. Ручные правки в расчетном документе «ломаются» при следующем пересчете.
Третья группа ошибок — задним числом. Если прогул выявлен после того, как зарплата за месяц рассчитана и выплачена, документ вводится тем же месяцем, а перерасчет выполняется механизмом доначислений/сторнирования при следующем расчете. Не изменяйте проведенные документы закрытого периода без понимания последствий для отчетности по НДФЛ и взносам.
Особые ситуации: длительный прогул и совместители
При длительном отсутствии без вестей (сотрудник пропал, связи нет) регистрируйте отсутствие с видом «Невыход по невыясненной причине» помесячно, продлевая период. Увольнять такого сотрудника за прогул нельзя до выяснения обстоятельств — применяется порядок увольнения в связи с признанием безвестно отсутствующим по решению суда.
У внутренних совместителей прогул оформляется отдельным документом по каждому месту работы: если сотрудник не вышел на основное место, но отработал по совместительству (или наоборот), программа требует раздельной регистрации, иначе табель и расчет по второй должности будут неверными.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли оформить прогул за полдня?
Да. Если сотрудник отсутствовал часть рабочего дня (более 4 часов — это уже прогул по смыслу ТК РФ), в документе укажите дату и количество часов отсутствия. Программа вытеснит оплату пропорционально часам, а в табеле отразится частичный прогул.
Чем «Прогул» отличается от «Невыхода по невыясненной причине» в 1С?
Оба отсутствия не оплачиваются, но в табеле дают разные коды: «ПР» и «НН». «НН» — временный статус до выяснения причины; «ПР» — подтвержденный прогул после получения объяснений. Документ можно перепровести со сменой вида отсутствия.
Нужно ли создавать начисление «Прогул» в документе «Начисление зарплаты»?
Нет. Документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты» сам регистрирует вытеснение: при расчете зарплаты оплата по окладу автоматически уменьшится на дни отсутствия. Ручное добавление строки приведет к двойному учету.
Влияет ли прогул на расчет больничного и отпускных?
Дни прогула исключаются из расчета среднего заработка для отпускных и командировок. Для пособий по временной нетрудоспособности действуют свои правила учетного периода; сам факт прогула пособие не отменяет, но может повлиять на его размер в случаях, предусмотренных законодательством.
Как исправить ошибочно оформленный прогул?
Откройте документ, исправьте вид отсутствия или период и перепроведите его, затем пересчитайте зарплату за затронутый месяц. Если период закрыт и отчетность сдана, используйте механизм перерасчетов в текущем периоде и оцените необходимость уточненной отчетности.
Можно ли уволить за прогул дистанционного работника в 1С?
Кадровые документы оформляются так же: «Прогул» и «Увольнение» с основанием по ст. 81 ТК РФ. Отличия касаются юридической процедуры фиксации отсутствия и вручения документов дистанционному работнику — это решается вне программы, в соответствии с трудовым договором и локальными актами.
Что важно запомнить
Прогул в 1С:ЗУП регистрируется документом «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты» с видом отсутствия «Прогул»: дни не оплачиваются, в табеле отражаются кодом «ПР», исключаются из отпускного стажа. До выяснения причин используйте «Невыход по невыясненной причине» (код «НН»). Увольнение оформляется стандартным документом «Увольнение» с основанием пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ только после соблюдения процедуры дисциплинарного взыскания. Любые ошибки исправляйте через первичный документ и пересчет, а не ручными правками.