Оформление пособия на погребение родственнику в 1С:ЗУП

Пособие на погребение — это выплата, которую работодатель производит лицу, взявшему на себя организацию похорон умершего работника. Если умерший был оформлен в компании, а расходы на похороны несёт его родственник (супруг, дети, родители и другие члены семьи), бухгалтеру нужно корректно отразить выплату в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП): зарегистрировать начисление, правильно обложить налогами и включить сумму в отчётность.

Особенность ситуации в том, что получатель пособия — не сам работник, а третье лицо. Из-за этого стандартные документы начисления зарплаты не подходят напрямую: выплату оформляют через отдельный вид начисления и документ, позволяющий указать получателя, не являющегося сотрудником организации, либо через сотрудника-родственника, если он тоже работает в компании.

Размер пособия на погребение устанавливается законодательно и периодически индексируется. Работодатель возмещает расходы через Социальный фонд России (СФР) по проактивному или заявительному механизму, поэтому важно не только выплатить деньги, но и правильно сформировать сведения для фонда. Ниже разобран полный порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП.

Кому и когда работодатель выплачивает пособие на погребение

Обязанность выплатить пособие возникает у работодателя, если умерший на день смерти состоял с организацией в трудовых отношениях, а похороны организовал и оплатил другой человек — чаще всего родственник. Обратиться за пособием может супруг, близкий родственник, иной родственник, законный представитель или любое лицо, фактически взявшее на себя погребение.

Для обращения родственник представляет заявление и справку о смерти по установленной форме, которую выдаёт орган ЗАГС. Именно справка о смерти является основанием для выплаты — свидетельство о смерти для этой цели не подходит. Заявление можно подать в течение ограниченного срока со дня смерти, поэтому бухгалтеру стоит проверить дату обращения.

Пособие в установленном законом размере не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если организация по своей инициативе выплачивает родственнику сумму сверх нормы (например, по коллективному договору), превышение уже рассматривается как материальная помощь с соответствующими налоговыми последствиями. Это различие критично при настройке видов начисления.

Подготовка: какие данные и настройки проверить в 1С

Перед отражением выплаты убедитесь, что в программе настроен вид начисления для пособия на погребение. В типовой ЗУП перейдите в раздел «Настройка — Начисления» и проверьте наличие начисления с назначением «Прочие начисления и выплаты» либо создайте новое. В карточке начисления ключевые параметры: НДФЛ — «не облагается», страховые взносы — «не облагаются», в налоговую базу по налогу на прибыль — не включается (в части пособия за счёт СФР).

Отдельно проверьте, что получатель корректно представлен в базе. Если родственник сам является сотрудником организации — выплату можно оформить на него как на работника. Если нет — потребуется завести физическое лицо, не являющееся сотрудником, и использовать документы, работающие с прочими получателями доходов.

Также уточните актуальный размер пособия на дату смерти: сумма индексируется, и в конфигурации она обновляется с релизами. Если релиз программы устарел, сверьте размер пособия с действующим значением и при необходимости скорректируйте сумму вручную в документе начисления.

Оформление начисления пособия в 1С:ЗУП

Основной сценарий зависит от того, кто получает деньги. Рассмотрим оба варианта.

Получатель — сотрудник организации

Если родственник умершего работает в той же компании, создайте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата — Разовые начисления») либо используйте документ «Материальная помощь», если он задействован в учёте. Укажите сотрудника-получателя, выберите настроенный вид начисления «Пособие на погребение», введите сумму и дату. Проверьте на закладках налогов, что НДФЛ и взносы не исчислены.

Получатель — не сотрудник организации

Когда родственник в компании не работает, используйте документ «Прочие доходы» (в некоторых релизах — «Операция учёта взносов» или регистрация через физическое лицо без трудового договора). Сначала заведите физическое лицо в справочнике «Физические лица» с паспортными данными и ИНН, если есть. Затем в документе укажите это лицо, вид дохода «Пособие на погребение», сумму и дату выплаты.

1. 1
   Получите от родственника заявление и справку о смерти из ЗАГСа
2. 2
   Проверьте или создайте вид начисления: НДФЛ и взносы — не облагается
3. 3
   Заведите физическое лицо получателя, если он не сотрудник
4. 4
   Создайте документ «Разовое начисление» или «Прочие доходы» с суммой пособия
5. 5
   Проверьте, что в документе не исчислены НДФЛ и страховые взносы
6. 6
   Проведите документ и перейдите к выплате

Выплата пособия и отражение в ведомости

После начисления пособие выплачивают через стандартные документы выплаты: «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа, которым организация выдаёт деньги. Если получатель — сотрудник, он подбирается в ведомость автоматически по кнопке «Заполнить» с отбором по разовым начислениям.

Если получатель — стороннее физическое лицо, ведомость формируется по документу «Прочие доходы»: выберите в ведомости соответствующий тип выплаты и подберите документ-основание. Сумма к выплате должна совпасть с начисленной — расхождение указывает на ошибку в документе начисления.

Выплату пособия законодательство требует произвести в короткий срок со дня обращения с полным комплектом документов. Просрочка — основание для претензий со стороны родственника и вопросов при проверке. Дату фактической выплаты зафиксируйте в ведомости — от неё зависит отражение в отчётности.

Удобно выплачивать пособие отдельной ведомостью, а не вместе с зарплатой: так проще отследить сумму для заявления на возмещение в СФР и не смешивать её с облагаемыми доходами в отчётности.

Возмещение пособия из СФР

Выплаченное пособие работодатель возмещает за счёт средств Социального фонда России. Для этого в 1С формируется заявление на возмещение расходов (раздел «Отчётность, справки — Заявления о возмещении выплат» или актуальный механизм обмена с СФР в вашем релизе). К заявлению прикладываются подтверждающие документы: заявление получателя и справка о смерти.

Проверьте, что в заявлении корректно указаны реквизиты организации, сумма пособия и период. После отправки отслеживайте статус через сервис электронного документооборота: при запросе дополнительных сведений фонд направит требование, на которое нужно ответить в установленный срок.

Отражение в отчётности: НДФЛ, взносы и 6-НДФЛ

Пособие на погребение в пределах установленного размера не включается в облагаемую базу, но в расчёте 6-НДФЛ необлагаемые доходы, не указанные в перечне обязательных к отражению, как правило, не показываются. Проверьте настройку вида начисления: если код дохода не задан, сумма не попадёт в отчёт автоматически — это нормально для полностью необлагаемого пособия.

В расчёте по страховым взносам (РСВ) пособие также не формирует базу. Если получатель — сотрудник, убедитесь, что сумма не попала в облагаемые выплаты в разделе 3. Контроль простой: сформируйте отчёт «Анализ взносов» или проверьте карточку сотрудника — пособие должно отображаться как необлагаемая выплата либо не отображаться вовсе, в зависимости от настройки вида расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ в документе начисления

Норма

Налог не исчислен, сумма к выплате равна начисленной

Тревожный признак

Удержан НДФЛ — неверная настройка вида начисления

Страховые взносы

Норма

Взносы с суммы пособия не рассчитаны

Тревожный признак

Сумма попала в базу взносов в РСВ

Ведомость на выплату

Норма

Получатель и сумма совпадают с документом начисления

Тревожный признак

Получатель не подбирается или сумма отличается

Заявление в СФР

Норма

Сумма к возмещению равна выплаченному пособию

Тревожный признак

Расхождение сумм или отсутствие справки о смерти

Типичные ошибки и сложные ситуации

Частая ошибка — оформление пособия как обычной материальной помощи с кодом дохода 2760. В этом случае сумма сверх необлагаемого лимита облагается НДФЛ, а заявление на возмещение в СФР вызывает вопросы. Для пособия на погребение должен использоваться отдельный вид начисления без налогообложения.

Вторая проблема — выплата на основании свидетельства о смерти вместо справки. Фонд возмещает расходы только по справке установленной формы. Если родственник принёс другой документ, объясните, что нужна именно справка из ЗАГСа, иначе организация рискует остаться без возмещения.

Третья ситуация — смерть работника, за которого в текущем периоде уже начислена зарплата. Пособие на погребение и окончательный расчёт с умершим (зарплата, компенсация отпуска, выплачиваемые родственникам) — разные выплаты с разным налоговым режимом. Не объединяйте их в одном документе: окончательный расчёт оформляется увольнением по соответствующему основанию, а пособие — отдельным документом на конкретного получателя.

Частые вопросы

Можно ли выплатить пособие наличными из кассы?

Да, способ выплаты законодательно не ограничен: допустимы и наличная выплата через кассу по ведомости или расходному ордеру, и перечисление на банковскую карту получателя. Главное — зафиксировать факт и дату выплаты документально, поскольку эта дата важна для соблюдения срока и для отчётности.

Что делать, если за пособием обратились два родственника?

Пособие выплачивается одному лицу — тому, кто фактически организовал и оплатил погребение. Если претендентов несколько, запросите документы, подтверждающие расходы (договор с ритуальной службой, чеки), либо письменное согласие между родственниками. Без ясности выплату лучше приостановить, чтобы не платить дважды.

Облагается ли сумма сверх установленного размера пособия?

Да. Часть в пределах установленного законом размера не облагается НДФЛ и взносами. Превышение оформляется как материальная помощь: она облагается взносами и НДФЛ с учётом необлагаемого лимита для матпомощи. В 1С заведите два отдельных вида начисления и проведите их разными строками или документами.

Нужно ли заводить родственника как сотрудника в 1С?

Нет. Достаточно создать запись в справочнике «Физические лица» без приёма на работу и оформить выплату документом для прочих получателей доходов. Приём на работу создаст лишние кадровые данные и исказит отчётность по численности.

Что делать, если в программе нет готового вида начисления для пособия?

Создайте его вручную: «Настройка — Начисления — Создать». Укажите назначение «Прочие начисления и выплаты», начисление выполняется «По отдельному документу», НДФЛ — «не облагается», взносы — «не облагаются», в расходах по налогу на прибыль не учитывается. После сохранения вид начисления станет доступен в разовых документах.

Как быть, если работник умер, а зарплата за месяц ещё не начислена?

Сначала проведите окончательный расчёт: оформите увольнение в связи со смертью, начислите зарплату и компенсацию — эти суммы выплачиваются членам семьи в особом порядке. Пособие на погребение оформляется независимо от этого, отдельным документом на лицо, организовавшее похороны. Обе выплаты могут получить разные люди.