Другое · 11 мин
Как оформить в 1С день отдыха за сдачу крови
Пошаговая инструкция: как оформить в 1С:ЗУП день отдыха за сдачу крови — отсутствие, начисление среднего заработка, отражение в табеле и частые ошибки.
Сотрудник принёс справку о сдаче крови и просит день отдыха — задача кадровика и расчётчика корректно отразить это в 1С:ЗУП, чтобы работник получил оплату по среднему заработку, а в табеле день был учтён правильно. Ошибки в таких документах приводят к занижению зарплаты, неверным отчётам и претензиям при проверках.
Статья 186 ТК РФ гарантирует донору освобождение от работы в день сдачи крови и дополнительный день отдыха после него. Оба дня оплачиваются по среднему заработку, а дополнительный день по желанию работника может быть присоединён к отпуску или использован в другое время в течение года. В 1С:ЗУП для этого предусмотрены типовые механизмы — документы отсутствий и специальные виды расчёта.
Ниже разобран порядок оформления в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1): какие документы создавать, как настроить начисление, как отразить день в табеле и как проверить результат. Отдельно рассмотрены сценарии, когда день отдыха присоединяется к отпуску и когда сдача крови пришлась на выходной.
Какие основания и документы нужны перед оформлением
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у сотрудника есть справка по форме № 402/у — она подтверждает факт сдачи крови и является основанием для предоставления гарантий. Без справки день отдыха не предоставляется, а оплата по среднему заработку не производится. Если сотрудник сдавал кровь в свой выходной или во время отпуска, ему полагается другой день отдыха — это тоже подтверждается справкой.
Дополнительный день отдыха работник использует по заявлению: он сам выбирает дату, а работодатель обязан её предоставить в течение года со дня сдачи крови. Заявление и справку сохраняйте — это основание для документа в 1С и аргумент при возможных спорах. День непосредственной сдачи крови оформляется без заявления, если сотрудник в этот день не работал.
Какой документ создать в 1С:ЗУП
Основной инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» или «Зарплата». Он регистрирует невыход сотрудника и, в зависимости от выбранного вида отсутствия, формирует начисление оплаты по среднему заработку. Документ доступен при включённой в настройках учёта отсутствий.
Если в вашей базе ведётся только расчёт зарплаты без кадрового учёта отсутствий, используется документ «Прогул, отсутствие» или отсутствие фиксируется вручную в документе «Табель». Но типовой и рекомендуемый путь — именно «Отсутствие», поскольку он автоматически влияет и на табель, и на расчёт.
- 1Получите от сотрудника справку № 402/у и заявление на дополнительный день отдыха
- 2Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры»
- 3Выберите сотрудника и укажите период отсутствия — дату дополнительного дня отдыха
- 4Установите вид отсутствия «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» или настроенный вид «День отдыха донора»
- 5Проведите документ и проверьте начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов»
- 6Проверьте отражение дня в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
Настройка вида отсутствия и начисления
В типовой поставке ЗУП 3.1 есть предопределённый вид отсутствия «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)», который многие используют для донорских дней. Однако корректнее завести отдельный вид времени, чтобы в табеле день отражался кодом «ОВ» (дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты), а не смешивался с другими основаниями.
Для этого откройте справочник «Виды отсутствий» (Настройка → Реквизиты и доп. сведения → Виды отсутствий сотрудников) и создайте новый элемент, например «День отдыха за сдачу крови». В настройках укажите, что отсутствие оплачивается, и свяжите его с начислением «Оплата дней отсутствия по среднему заработку» либо создайте копию типового начисления с понятным названием «Оплата донорских дней».
Начисление должно рассчитываться как оплата по среднему заработку: формула использует среднедневной заработок за расчётный период (12 месяцев, предшествующих месяцу отсутствия). Убедитесь, что в настройках начисления стоит назначение «Повременная оплата труда и надбавки» или «Оплата времени отсутствия», а вид времени соответствует созданному виду отсутствия.
Как оформить день сдачи крови и дополнительный день
День, когда сотрудник сдавал кровь и не работал, оформляется тем же документом «Отсутствие». Если сотрудник в этот день вышел на работу по согласованию с работодателем, то день сдачи оплате по среднему не подлежит — оплачивается только дополнительный день отдыха. Этот нюанс важно зафиксировать, чтобы не начислить двойную оплату.
Если день сдачи крови и дополнительный день отдыха идут подряд (например, сотрудник сдал кровь в понедельник и отдыхает во вторник), допустимо оформить один документ на два дня. Если даты разнесены — создавайте отдельные документы: так проще контролировать основания и привязывать справки.
Если кровь сдана в выходной или в отпуске
Когда сдача крови пришлась на выходной день, праздник или период ежегодного отпуска, работнику предоставляется по желанию другой день отдыха с оплатой по среднему. Фактически у него возникает право на два оплачиваемых дня: один взамен выходного дня сдачи крови и один дополнительный. В 1С каждый из них оформляется отдельным документом «Отсутствие» с указанием выбранных дат.
Присоединение дня к отпуску
Работник вправе присоединить дополнительный день отдыха к ежегодному отпуску. В этом случае день не включается в документ «Отпуск» — отпускные за него не начисляются. Оформите отпуск на его дни, а донорский день — отдельным документом «Отсутствие» на дату, следующую сразу за отпуском (или перед ним). Оплата пойдёт по среднему заработку, а не по отпускным.
Сравнение вариантов оформления
Прозрачная аналитика, корректный код в табеле, удобно для отчётности. Требует разовой настройки справочника и начисления.
Работает сразу без настройки, но смешивает донорские дни с другими оплачиваемыми выходными — сложнее контролировать.
Быстро, но оплату по среднему придётся начислять вручную разовым начислением — высокий риск ошибок и расхождений.
Как отразить день в табеле и проверить расчёт
После проведения документа «Отсутствие» день автоматически попадает в табель учёта рабочего времени с буквенным кодом «ОВ» или цифровым «27» — дополнительные выходные дни (оплачиваемые). Если вы создали собственный вид времени, проверьте, какой код ему присвоен, и при необходимости скорректируйте обозначение в настройках вида времени.
Начисление оплаты выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» при расчёте за месяц: программа подтянет дни отсутствия и рассчитает сумму по среднедневному заработку. Откройте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что строка оплаты донорских дней присутствует, а сумма соответствует среднему заработку за расчётный период.
Как проверить результат
Есть начисление «Оплата дней отсутствия по среднему» на сумму среднедневного заработка × число дней
Строки нет или сумма равна окладной части — вид отсутствия не связан с начислением
День отмечен кодом «ОВ»/«27», норма времени уменьшена
День стоит как рабочий или прогул — документ отсутствия не проведён
Сумма соответствует расчёту за 12 предшествующих месяцев
Сумма нулевая или аномально низкая — проверьте базу среднего заработка
Налогообложение и страховые взносы
Оплата донорских дней облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это доход работника, не входящий в перечень необлагаемых выплат. В 1С ничего дополнительно настраивать не нужно: типовое начисление «по среднему заработку» уже имеет корректные настройки налогообложения. Если вы создавали начисление копированием, проверьте, что код дохода по НДФЛ и категория для взносов перенеслись правильно.
Включайте оплату донорских дней в расчёт среднего заработка для последующих выплат осторожно: периоды отсутствия с сохранением среднего заработка исключаются из расчётного периода вместе с начисленными за них суммами. Типовая программа делает это автоматически при правильно настроенном виде расчёта.
Частые вопросы и ограничения
Если сотрудник — донор, сдающий кровь регулярно, каждый случай оформляется отдельно: справка, заявление, документ отсутствия. Заменять день отдыха денежной компенсацией по инициативе работодателя нельзя — гарантия предоставляется именно в виде дня отдыха с сохранением среднего заработка.
При увольнении неиспользованные донорские дни отдыха не компенсируются деньгами по общему правилу, поэтому работнику стоит использовать их до расторжения договора. В 1С контролировать остатки таких дней удобно через журнал документов отсутствий по сотруднику.
Что важно запомнить
День отдыха за сдачу крови оформляется документом «Отсутствие» с оплатой по среднему заработку, отражается в табеле кодом «ОВ», облагается НДФЛ и взносами. Основание — справка № 402/у и заявление работника; при присоединении к отпуску день оформляется отдельно от отпускных.
FAQ
Каким кодом отражается донорский день в табеле?
Дополнительный день отдыха за сдачу крови отражается буквенным кодом «ОВ» или цифровым «27» — дополнительные выходные дни (оплачиваемые). Если в базе создан собственный вид времени, проверьте присвоенное ему обозначение в настройках.
Что делать, если сотрудник сдал кровь в выходной день?
Ему полагается другой день отдыха по его выбору с оплатой по среднему заработку, плюс дополнительный день отдыха. Оформите в 1С два отдельных документа «Отсутствие» на выбранные сотрудником даты.
Можно ли оформить донорский день задним числом?
Можно, если месяц ещё не закрыт: создайте документ отсутствия нужной датой и пересчитайте зарплату. Если зарплата уже выплачена, начисление попадёт в следующий период как перерасчёт — проверьте корректность сторнирования лишних рабочих дней.
Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?
Да, оплата по среднему заработку за дни сдачи крови и дополнительные дни отдыха облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Типовое начисление в 1С уже содержит нужные настройки налогообложения.
Что если сотрудник принёс справку, но день отдыха пока не выбрал?
Ничего оформлять не нужно до получения заявления с конкретной датой. Сохраните справку в личном деле — право на дополнительный день отдыха действует в течение года со дня сдачи крови.
Компенсируются ли неиспользованные донорские дни при увольнении?
По общему правилу денежная компенсация за неиспользованные дополнительные дни отдыха донора при увольнении не выплачивается — в отличие от неиспользованного отпуска. Рекомендуйте работнику использовать дни до расторжения договора.