Как в 1С вывести список сотрудников с пропиской

Адрес регистрации (в быту — «прописка») хранится в 1С не в карточке сотрудника как отдельный реквизит, а в контактной информации физического лица. Поэтому простой список сотрудников из справочника адрес не покажет — нужен либо типовой отчёт с выводом контактной информации, либо настройка варианта отчёта через механизм СКД. Ниже разобраны рабочие способы для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3.

Перед формированием списка важно понять, какие именно адреса вам нужны: в программе различаются адрес по месту регистрации, фактический адрес проживания и почтовый адрес. Если в карточках сотрудников заполнен только фактический адрес, отчёт по регистрации выдаст пустые строки, и это частая причина «неработающего» отчёта.

Где в 1С хранится адрес регистрации сотрудника

В конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 адрес относится к контактной информации и привязан к справочнику «Физические лица», а не к справочнику «Сотрудники». Один сотрудник может быть связан с одним физлицом, и именно там хранятся все его адреса, телефоны и e-mail.

Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физическое лицо (обычно это гиперссылка с ФИО) и найдите группу «Адреса». Там вы увидите виды: «Адрес по прописке» (или «Адрес регистрации»), «Адрес места проживания» (фактический) и, возможно, почтовый адрес. Названия видов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза.

Адрес может быть введён по классификатору ФИАС/КЛАДР (структурированно, по полям) или свободной строкой. Для выгрузки и отчётов это не критично, но для отборов по региону или городу структурированный адрес удобнее.

Способ 1: типовой отчёт «Списки сотрудников» в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 есть готовый отчёт, который выводит сотрудников с произвольным набором полей, включая адреса. Путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников» (в некоторых релизах — «Отчёты, справки» → «Списки сотрудников»).

По умолчанию отчёт показывает ограниченный набор колонок. Чтобы добавить прописку, нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта»), перейдите на вкладку «Поля» и в левом списке доступных полей найдите ветку «Сотрудник» → «Физическое лицо» → «Контактная информация» → «Адрес по прописке». Перетащите поле в структуру отчёта или отметьте его флажком.

После добавления поля сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать». В таблице появится колонка с адресом регистрации для каждого сотрудника. Пустые ячейки означают, что у физлица этот вид адреса не заполнен — это сигнал проверить карточки, а не ошибка отчёта.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Настройки» → «Расширенная» и перейдите на вкладку «Поля»
3. 3
   Найдите поле «Адрес по прописке» в ветке «Сотрудник → Физическое лицо → Контактная информация»
4. 4
   Отметьте поле флажком и при необходимости добавьте отбор по организации или подразделению
5. 5
   Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте заполненность колонки с адресом
6. 6
   Сохраните вариант отчёта под понятным именем, например «Сотрудники с пропиской»

Способ 2: отчёт «Штатные сотрудники» и личные данные

Альтернатива — отчёт «Штатные сотрудники» (там же, в кадровых отчётах). Он строится на той же механике СКД, поэтому поле адреса добавляется аналогично через настройки варианта. Этот отчёт удобен, если нужно видеть ещё и должность, подразделение и дату приёма рядом с адресом.

Если требуется список по конкретному подразделению или только работающих (без уволенных), добавьте отбор: на вкладке «Отбор» выберите поле «Подразделение» или «Дата увольнения» с условием «не заполнено». Это отсечёт лишние строки и сделает список пригодным для передачи, например, в бухгалтерию или службу безопасности.

Способ 3: список в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии кадровые отчёты скромнее, но задача решаема. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → раздел отчётов: «Сотрудники» или «Списки сотрудников» (набор зависит от релиза). Если типового поля с адресом нет, используйте механизм «Ещё» → «Изменить вариант отчёта» — в типовых отчётах БП тоже работает СКД.

Если в вашей версии отчёт не позволяет вывести контактную информацию, есть обходной путь: откройте справочник «Физические лица» («Справочники» → «Физические лица»), включите отображение колонки с адресом через «Ещё» → «Изменить форму» либо выведите список универсальным отчётом по справочнику с добавлением контактной информации. Учтите, что справочник физлиц шире списка сотрудников — там могут быть лица без трудовых отношений, поэтому добавьте отбор по наличию сотрудника.

Сравнение способов

Типовой отчёт «Списки сотрудников»

Самый быстрый вариант в ЗУП; требует только добавления поля адреса в настройках. Не подходит, если нужны сложные вычисляемые колонки.

Настройка варианта через СКД

Гибкий отбор по организации, подразделению, региону адреса; вариант можно сохранить и переиспользовать. Требует аккуратности при работе со структурой отчёта.

Справочник «Физические лица»

Подходит для Бухгалтерии, где кадровых отчётов мало; но список шире штата и требует ручного отбора.

Внешний отчёт или обработка

Вариант для нестандартных требований (выгрузка в строгом формате, разбивка адреса по полям). Требует привлечения специалиста по 1С.

Отборы и выгрузка результата

Частая потребность — не просто список, а список с условиями: только работающие, только конкретная организация, только зарегистрированные в определённом городе. Организация и подразделение отбираются стандартно через вкладку «Отбор». Отбор по городу или региону из адреса возможен, если адрес введён структурированно: в расширенных настройках доступны поля вида «Адрес по прописке. Город» или «…Регион».

Для выгрузки используйте «Ещё» → «Вывести список» или стандартное сохранение табличного документа (Ctrl+S) в формате MXL, Excel или PDF. Если данные пойдут в стороннюю систему, удобнее Excel: колонки адреса сохранятся как текст и легко обработаются дальше.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования сверьте количество строк с ожидаемой численностью: расхождение обычно означает, что сработал отбор по дате или подразделению, либо часть сотрудников оформлена как внешние совместители и попадает под другое условие. Выборочно откройте 2–3 карточки физлиц и сверьте адрес в отчёте с адресом в карточке.

Если колонка адреса пустая у всех — проверьте права доступа к контактной информации и то, какой вид адреса реально заполняется в вашей базе. Если пусто у части сотрудников — это вопрос качества кадрового учёта: адреса нужно до заполнить в карточках физлиц, желательно через классификатор адресов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в отчёте

Норма

Совпадает с числом работающих сотрудников по штатному отчёту

Тревожный признак

Строк больше или меньше — проверьте отборы по дате и подразделению

Заполненность колонки адреса

Норма

Адреса заполнены у подавляющего большинства сотрудников

Тревожный признак

Массово пустые ячейки — проверьте права и вид заполняемого адреса

Содержимое адресов

Норма

Адрес совпадает с данными карточки физлица

Тревожный признак

Выводится фактический адрес вместо регистрации — выбрано не то поле

Когда типовых средств не хватает

Если нужен нестандартный формат — например, адрес, разбитый на отдельные колонки (индекс, регион, город, улица, дом), или автоматическая рассылка списка по расписанию — потребуется доработка: внешний отчёт на СКД или обработка с запросом к регистру контактной информации. Это работа для специалиста по 1С, но сам запрос несложный: данные берутся из регистра сведений «Контактная информация» с отбором по виду адреса.

Перед заказом доработки сформулируйте требования: какие колонки нужны, нужен ли отбор по организации, в каком формате выгружать и как часто формировать. Чем точнее постановка, тем меньше итераций исправлений.

Частые вопросы

Почему в отчёте колонка с адресом пустая, хотя в карточках адреса есть?

Чаще всего заполнен другой вид адреса (фактический вместо регистрации) или у пользователя нет прав на просмотр контактной информации физлиц. Проверьте карточку физлица и профиль прав пользователя.

Можно ли вывести адрес, разбитый на регион, город и улицу?

Да, если адрес введён структурированно через адресный классификатор: в расширенных настройках СКД доступны составные поля адреса. Для адресов, введённых свободной строкой, разбивка невозможна без доработки.

Как исключить из списка уволенных сотрудников?

Добавьте в настройках отчёта отбор по полю «Дата увольнения» с условием «не заполнено» либо установите отбор «Работающие» на дату формирования, если такой параметр есть в варианте отчёта.

Как сохранить настройки, чтобы не настраивать отчёт заново?

После настройки нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» и задайте понятное имя. Вариант появится в списке отчётов и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от выбранной видимости.

Можно ли сделать такой список в 1С:Бухгалтерии, где нет ЗУП?

Да, через справочник «Физические лица» с выводом контактной информации или через универсальный отчёт. Учтите, что справочник физлиц может включать лиц без трудовых отношений, поэтому результат нужно дополнительно отфильтровать.

Законно ли передавать такой список третьим лицам?

Адрес регистрации — персональные данные. Передача возможна только при наличии законного основания (требование госорганов, согласие сотрудника, договор с оператором обработки). Перед передачей согласуйте вопрос с ответственным за защиту персональных данных в вашей организации.