Другое · 12 мин
Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3: пошаговое оформление
Пошаговая инструкция по оформлению отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С:ЗУП 8.3: документ, пособие, возврат, изменения и типичные ошибки.
Отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 оформляется одним кадровым документом, который одновременно прекращает начисление зарплаты сотруднику и назначает ежемесячное пособие. Ошибки на этом этапе приводят к неверным расчётам пособия, лишним начислениям оклада и проблемам с отчётностью в СФР, поэтому важно заполнить документ полностью и проверить результат.
Инструкция рассчитана на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 с актуальным релизом. В 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм отличается: там отпуск оформляется через кадровый приказ и ручное назначение пособия, поэтому отдельный раздел посвящён именно этой программе.
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника, свидетельство о рождении ребёнка и справка с места работы второго родителя о том, что он не использует такой отпуск. Эти документы понадобятся для заполнения реквизитов и для подтверждения права на пособие.
Подготовка: что проверить до создания документа
Сначала убедитесь, что карточка сотрудника заполнена корректно: ФИО, СНИЛС, дата приёма на работу, текущее начисление (оклад или тариф). Если сотрудница перед этим находилась в отпуске по беременности и родам, проверьте, что больничный по БиР закрыт и его период не пересекается с началом отпуска по уходу — отпуск по уходу начинается со дня, следующего за окончанием больничного.
Проверьте, что в базе актуальны сведения о среднем заработке. Если сотрудница работает в организации давно и расчёт вёлся в 1С, средний заработок подтянется автоматически. Если данные за расчётные годы вводились вручную или сотрудница принесла справку от прежнего работодателя, эти суммы должны быть внесены через документ «Справка о заработке для расчёта пособий» или «Данные для расчёта зарплаты».
Также убедитесь, что в настройках учётной политики указан актуальный страховой стаж и что в программе обновлены предельные величины базы и минимальные размеры пособия — они подгружаются с обновлением релиза. Устаревший релиз — частая причина неверного расчёта пособия.
Создание документа «Отпуск по уходу за ребёнком»
Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком и возвраты из отпуска» (в некоторых релизах документ доступен также из раздела «Зарплата»). Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск по уходу за ребёнком». Заполните организацию, сотрудника и дату документа — как правило, это дата начала отпуска.
Укажите период отпуска: дату начала (день, следующий за окончанием больничного по БиР или дата из заявления) и дату окончания. Если оформляется отпуск до 1,5 лет, дата окончания — день, когда ребёнку исполняется полтора года. Если сотрудница планирует сразу продлить отпуск до 3 лет, можно указать конечную дату по исполнении трёх лет, а пособие до 1,5 лет будет назначено внутри этого периода отдельными настройками.
На вкладке с данными о ребёнке введите ФИО, дату рождения, серию и номер свидетельства о рождении, а также отметьте, какой это ребёнок по счёту — от этого зависит, не ниже ли пособие установленного минимума, и корректность сведений для СФР.
- 1Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком и возвраты из отпуска» → «Создать»
- 2Заполните сотрудника, даты начала и окончания отпуска
- 3Введите данные ребёнка: ФИО, дату рождения, реквизиты свидетельства
- 4На вкладке пособия проверьте период выплаты до 1,5 лет и расчёт среднего заработка
- 5Проведите документ и проверьте отсутствие начислений оклада за период отпуска
Настройка и расчёт пособия до 1,5 лет
В том же документе перейдите на вкладку, отвечающую за пособие (обычно она называется «Пособие до 1,5 лет» или «Начисления»). Установите флажок выплаты пособия и укажите период: с даты начала отпуска по день исполнения ребёнку 1,5 лет. Программа автоматически рассчитает среднедневной заработок и размер пособия как 40% среднего заработка с учётом минимального и максимального ограничений.
Откройте расчёт среднего заработка по кнопке с карандашом или через печатную форму «Расчёт среднего заработка». Проверьте, какие годы взяты в расчёт: по умолчанию — два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если в этих годах сотрудница была в отпуске по БиР или по уходу за предыдущим ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — тогда скорректируйте расчётные годы вручную в форме расчёта.
Пособие начисляется при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Убедитесь, что в табличной части начислений сотрудницы появилась строка «Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и отсутствует оклад. Если месяц начала отпуска неполный, пособие рассчитывается пропорционально дням.
Особые сценарии оформления
Досрочный выход из отпуска и возврат в отпуск
Если сотрудница выходит на работу раньше окончания отпуска, создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» из того же журнала. Укажите дату возврата — с этой даты возобновится начисление зарплаты, а пособие прекратится (если выход не на неполное рабочее время). При повторном уходе в отпуск создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребёнком» — пособие назначится заново на оставшийся период.
Работа на условиях неполного времени с сохранением пособия
Сотрудница вправе работать неполный рабочий день или на дому с сохранением пособия. В этом случае в документе «Возврат из отпуска» или отдельным кадровым переводом установите неполный график работы, а флажок выплаты пособия оставьте включённым. Проверьте, что в настройках графика корректно указана доля ставки — от этого зависит расчёт зарплаты, но не размер пособия.
Отпуск оформляет отец, бабушка или другой родственник
Право на отпуск и пособие имеет любой член семьи, фактически ухаживающий за ребёнком. В программе оформление идентично: документ создаётся на того сотрудника, который уходит в отпуск. Разница только в комплекте подтверждающих справок — потребуются справки с места работы обоих родителей о неиспользовании отпуска.
Как выбрать действие
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет полноценного кадрового документа отпуска по уходу. Стандартный путь: создайте кадровый документ (приказ) в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», а пособие начисляйте вручную через документ «Начисление зарплаты» с добавлением сотрудницы и ручным вводом суммы пособия по предопределённому или созданному виду начисления.
Если в вашей базе доступен документ «Отпуск» с видом «По уходу за ребёнком», используйте его — он корректно остановит начисление оклада. В любом случае проверьте настройки вида начисления пособия: НДФЛ — «не облагается», взносы — «не облагается», отражение в учёте — на соответствующий счёт расчётов с СФР.
Для организаций с проектом прямых выплат суммы пособия в учёте отражаются транзитом, а реестр сведений формируется отдельно. В Бухгалтерии возможности по реестрам ограничены, поэтому при большом числе пособий разумно вести расчёт в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать только проводки.
Сравнение вариантов
Полный цикл: кадровый документ, автоматический расчёт среднего заработка и пособия, отчётность в СФР. Подходит любой организации с регулярными кадровыми событиями.
Пособие рассчитывается вручную, отчётность по пособиям ограничена. Приемлемо для микропредприятий с редкими случаями, но требует внимательного контроля сумм.
Расчёт и кадры в ЗУП, проводки выгружаются в Бухгалтерию. Оптимально, когда бухгалтерия и расчёт зарплаты разделены.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа выполните контроль: сформируйте расчётный листок сотрудницы за первый месяц отпуска. В нём должно быть только пособие (пропорционально дням, если месяц неполный), без оклада и без НДФЛ. Затем проверьте отчёт «Остатки отпусков» и кадровый приказ по форме Т-6, который можно распечатать из документа.
Дополнительно сверьте сумму пособия с расчётом «на бумаге»: 40% среднего заработка не должны быть ниже минимального размера и выше максимального. Если сумма в программе заметно отличается от ожидаемой — проверьте расчётные годы, исключаемые периоды и наличие справок от прежних работодателей.
Как проверить результат
Только строка пособия, без оклада и НДФЛ
Начислен оклад или с пособия удержан НДФЛ
Учтены правильные два года и исключаемые периоды
В расчёт попали месяцы предыдущего отпуска по уходу без замены лет
В отчётах по штатному расписанию сотрудница числится в отпуске по уходу
Сотрудница числится работающей — документ не проведён или дата начала неверна
В пределах между минимальным и максимальным размером
Пособие ниже минимума или нулевое при непустом среднем заработке
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу задним числом в 1С 8.3?
Технически документ создаётся любой датой, и программа пересчитает начисления за прошлые месяцы. Но если за эти месяцы уже выплачена зарплата и сдана отчётность, потребуется сторнирование начислений и уточнённые расчёты по НДФЛ и взносам. Безопаснее оформлять документ в том месяце, когда получено заявление, с корректной датой начала отпуска.
Как продлить отпуск до 3 лет после исполнения ребёнку 1,5 лет?
Если изначально отпуск был оформлен только до полутора лет, создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребёнком» с даты, следующей за днём исполнения 1,5 лет, по день исполнения трёх лет, но без назначения пособия до 1,5 лет. Если период до 3 лет был указан сразу, ничего дополнительно оформлять не нужно — пособие прекратится автоматически.
Почему пособие рассчиталось по минимуму, хотя зарплата была высокой?
Чаще всего в расчёт попали не те годы или не внесён заработок от прежнего работодателя. Откройте форму расчёта среднего заработка в документе и проверьте суммы по годам. Также убедитесь, что не стоит лишняя отметка о работе на неполную ставку в расчёте пособия — она снижает средний заработок.
Нужно ли увольнять совместительство при уходе в отпуск по уходу?
Нет. Отпуск по уходу оформляется по каждому месту работы отдельно, а пособие назначается только по одному месту работы по выбору сотрудника. В 1С создайте документ отпуска по тому сотруднику (основному или совместителю), где оформляется отпуск, и не назначайте пособие там, где оно не выплачивается.
Как распечатать приказ на отпуск по уходу за ребёнком?
Из проведённого документа доступна печатная форма приказа по унифицированной форме Т-6 или произвольная форма приказа, если в организации используется свой шаблон. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа. Проверьте перед печатью, что в карточке организации заполнены данные руководителя.
Что делать, если сотрудница принесла заявление на замену лет уже после назначения пособия?
Откройте документ отпуска, скорректируйте расчётные годы в форме среднего заработка и перепроведите документ. Затем выполните перерасчёт пособия за прошлые месяцы — разница доначислится в текущем периоде документом «Начисление зарплаты и взносов» или документом перерасчёта. Убедитесь, что доначисление корректно отразится в отчётности.
Что важно запомнить
Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С:ЗУП 8.3 оформляется одним документом с назначением пособия внутри него. Контролируйте три вещи: корректные даты без пересечения с больничным по БиР, правильные расчётные годы среднего заработка и отсутствие оклада и НДФЛ в расчётном листке за период отпуска.