Как добавить зарплатный проект в 1С

Зарплатный проект в 1С — это связка между учётной системой и банком, через который сотрудники получают зарплату на карты. Правильно настроенный проект позволяет формировать реестры на зачисление, обмениваться файлами с банком и автоматически проставлять лицевые счета в ведомостях. Без этой настройки бухгалтеру приходится вручную переносить суммы в клиент-банк, что долго и чревато ошибками.

Основная работа ведётся в 1С:ЗУП (раздел «Выплаты» или «Обмен с банками»), но базовые механизмы есть и в 1С:Бухгалтерии. Ниже разобран полный цикл: от создания элемента справочника до проверки выгрузки реестра и типичных ошибок, из-за которых банк отклоняет файлы.

Что понадобится перед настройкой

Прежде чем создавать зарплатный проект, убедитесь, что у вас есть договор с банком на зарплатное обслуживание и известны его ключевые параметры: номер и дата договора, расчётный счёт организации в этом банке, БИК и корреспондентский счёт. Эти данные понадобятся при заполнении карточки проекта.

Также уточните у банка поддерживаемый формат обмена. Большинство банков работают со стандартным XML-форматом 1С, но некоторые требуют собственный формат файла или подключение через сервис 1С:ДиректБанк. От этого зависит, какие поля нужно заполнить и как будет проходить выгрузка.

Проверьте права доступа: для создания зарплатного проекта и заявок на открытие лицевых счетов нужны права расчётчика или кадровика-расчётчика. Если пункты меню не видны, обратитесь к администратору базы.

Создание зарплатного проекта в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Выплаты» и перейдите в справочник «Зарплатные проекты» (в некоторых релизах путь: Настройка → Зарплатные проекты). Нажмите «Создать» и заполните карточку.

Основные поля: наименование проекта (удобно включать название банка), организация, банк (выбирается из классификатора банков по БИК), номер и дата договора с банком, валюта (обычно рубли). Если обмен планируется через файлы, установите переключатель «Обмен через файлы» и при необходимости укажите каталоги выгрузки и загрузки.

Если банк поддерживает прямой обмен, включите «Обмен через 1С:ДиректБанк» — тогда реестры будут уходить в банк без ручного сохранения файлов. Для этого должна быть настроена и активна подсистема ДиректБанка в разделе администрирования.

1. 1
   Откройте Выплаты → Зарплатные проекты → Создать
2. 2
   Укажите организацию и выберите банк по БИК
3. 3
   Введите номер и дату договора с банком
4. 4
   Выберите способ обмена: файлы или 1С:ДиректБанк
5. 5
   Заполните кодировку и формат файла, если банк требует нестандартный
6. 6
   Запишите и закройте карточку

Настройка в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 зарплатные проекты находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Зарплатные проекты». Логика заполнения та же: банк, договор, расчётный счёт. Учтите, что функциональность обмена здесь проще, чем в ЗУП: заявки на открытие счетов и подтверждения зачисления обрабатываются в ограниченном объёме.

Если зарплата ведётся в ЗУП, а бухгалтерский учёт — в Бухгалтерии, настраивать проект нужно в ЗУП, а в Бухгалтерию данные попадут при синхронизации вместе с ведомостями. Дублировать проект вручную в обеих базах обычно не требуется, но проверьте настройки синхронизации справочников.

Ввод лицевых счетов сотрудников

После создания проекта каждому сотруднику нужно привязать лицевой счёт в банке. Есть два сценария: счета ещё не открыты (массовое открытие через банк) и счета уже открыты (ввод готовых номеров).

Массовое открытие счетов через заявку

В ЗУП создайте документ «Заявка на открытие лицевых счетов» (раздел «Выплаты» или журнал обмена с банками). Заполните список сотрудников — программа подставит ФИО, паспортные данные, СНИЛС и адреса из кадровых документов. Выгрузите заявку в файл и передайте в банк. Банк откроет счета и вернёт файл подтверждения, который загружается обратно — лицевые счета проставятся автоматически.

Ввод уже открытых счетов

Если сотрудник сам предоставил реквизиты карты, откройте его карточку в справочнике «Сотрудники», перейдите по ссылке «Выплаты, учет затрат» (или «Лицевые счета») и укажите зарплатный проект и номер лицевого счёта. Альтернатива — документ «Лицевые счета сотрудников» для пакетного ввода по списку.

Формирование ведомости и выгрузка реестра

Когда проект и счета настроены, создайте документ «Ведомость в банк» (Выплаты → Ведомости в банк). В поле «Зарплатный проект» выберите созданный проект — при заполнении по кнопке «Заполнить» подтянутся только сотрудники с указанными лицевыми счетами в этом проекте.

Проверьте суммы и нажмите «Выгрузить в банк» (или используйте обработку «Обмен с банками по зарплатным проектам»). Программа сформирует XML-файл реестра. При обмене через ДиректБанк реестр отправляется напрямую, и статус доставки виден в журнале обмена.

После зачисления банк присылает файл подтверждения. Загрузите его через тот же обмен — в ЗУП создастся документ «Подтверждение зачисления зарплаты», а ведомость получит статус оплаченной. Это важно для корректного учёта выплаченного дохода и НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость в банк

Норма

Заполняется сотрудниками с лицевыми счетами, суммы совпадают с расчётом

Тревожный признак

Пустая ведомость или сотрудники без счетов не попадают в список

Файл реестра

Норма

Банк принимает файл без ошибок, статус «зачислено»

Тревожный признак

Банк отклоняет файл с ошибкой формата или реквизитов

Подтверждение зачисления

Норма

Документ создаётся при загрузке ответа банка

Тревожный признак

Подтверждения нет — ведомость висит неоплаченной

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа проблем — смена банка сотрудником. Если работник перевёл зарплату в другой банк по своему заявлению (это его право по ТК РФ), в ЗУП оформляется ввод нового лицевого счёта с датой начала действия. Старый счёт не удаляется — программа сама выберет актуальный на дату ведомости.

Если банк требует нестандартный формат файла, не правьте XML вручную в текстовом редакторе: нарушение структуры приведёт к отклонению всего реестра. Уточните у банка точные требования и проверьте, не поддерживается ли нужный формат типовой поставкой или через ДиректБанк.

Перед первой реальной выгрузкой проведите тест: сформируйте реестр по одному сотруднику на небольшую сумму и согласуйте файл с банком. Так вы проверите формат, реквизиты и подпись без риска задержать зарплату всей организации.

FAQ

Можно ли вести несколько зарплатных проектов одновременно?

Да. Создайте отдельный элемент справочника для каждого банка. Сотрудник может быть привязан только к одному проекту на дату выплаты, но в организации разные группы сотрудников вполне могут обслуживаться в разных банках. В ведомости выбирается конкретный проект, и в неё попадают только его участники.

Что делать, если сотрудник не попадает в ведомость в банк?

Проверьте три вещи: указан ли у сотрудника лицевой счёт именно в выбранном зарплатном проекте, актуальна ли дата начала действия счёта (она не должна быть позже даты ведомости) и есть ли у сотрудника начисленная к выплате сумма. Чаще всего причина — незаполненный лицевой счёт.

Обязательно ли загружать подтверждение зачисления из банка?

Формально выплата считается совершённой по реестру, но без подтверждения программа не видит фактическую дату зачисления, а это влияет на учёт выплаченного дохода и удержанного НДФЛ. Если банк присылает файл подтверждения — загружайте его всегда. Если не присылает, подтверждение можно ввести вручную по выписке.

Как перенести сотрудников в новый банк при смене зарплатного проекта?

Создайте новый проект, затем оформите заявку на открытие лицевых счетов в новом банке по всем сотрудникам. После получения подтверждения от банка загрузите его — счета привяжутся к новому проекту. Старый проект оставьте в базе для истории, новые ведомости формируйте уже по новому.

Почему банк отклоняет выгруженный файл?

Типовые причины: устаревший БИК или реквизиты банка, ошибки в персональных данных сотрудников, несовпадение формата файла с требованиями банка, неверный номер договора в карточке проекта. Запросите у банка протокол ошибки — в нём обычно указана конкретная строка реестра и причина отказа.