Другое · 11 мин
Увольнение в связи со смертью работника в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция: как оформить увольнение в связи со смертью работника в 1С:ЗУП, начислить выплаты родственникам, настроить налоги и сформировать отчётность.
Прекращение трудового договора в связи со смертью работника — особый случай увольнения: оно оформляется по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, а днем увольнения считается дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный сценарий в документе «Увольнение», но есть нюансы с выплатами родственникам, НДФЛ, страховыми взносами и отчётностью, из-за которых у бухгалтеров возникает больше всего вопросов.
Особенность ситуации в том, что зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы получает не сам работник, а члены его семьи или лица, находившиеся на иждивении. При этом такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, что требует корректной настройки начислений в программе. Если оставить типовые виды расчёта без изменений, программа удержит налог и начислит взносы — и это придётся исправлять сторнирующими документами.
Ниже разобран полный порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом: от ввода приказа об увольнении до проверки отчётности и передачи документов родственникам. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП; в 1С:Бухгалтерии порядок похож, но часть операций выполняется вручную.
Документальное основание и дата увольнения
Основанием для прекращения трудового договора служит свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, либо решение суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим. Копия документа прикладывается к приказу об увольнении. Без этого документа приказ издавать нельзя — устное сообщение родственников не является основанием.
Дата увольнения — это день смерти работника, а не день получения свидетельства и не день издания приказа. Если работник умер в период болезни или отпуска, эти периоды просто обрываются датой смерти. Приказ может быть издан позже, когда родственники предоставят свидетельство, но в учёте проводится именно датой смерти.
В табеле учёта рабочего времени дни после смерти не заполняются как рабочие. Если смерть наступила внезапно и работник числился отсутствующим по невыясненной причине (код «НН»), после получения свидетельства табель корректируется.
Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
В программе 1С:ЗУП увольнение регистрируется стандартным документом. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату документа и дату увольнения — последняя должна совпадать с датой смерти по свидетельству.
В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «Смерть работника либо признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим». Если нужный пункт отсутствует в списке, проверьте, что справочник оснований увольнения заполнен полностью — в типовой поставке он предзаполнен.
После проведения документа программа автоматически рассчитает остатки отпусков и предложит компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте количество дней компенсации: остаток отпуска должен соответствовать данным на дату смерти. Если у работника были авансовые отпускные (отпуск использован авансом), удержание за неотработанные дни отпуска при смерти работника не производится — это прямо предусмотрено ст. 137 ТК РФ.
- 1Получите свидетельство о смерти или решение суда, сделайте копию для личного дела
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату смерти и основание п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска и остаток отпуска
- 4Настройте начисления: отключите НДФЛ и взносы для выплат родственникам
- 5Начислите зарплату за отработанные дни документом «Начисление зарплаты и взносов»
- 6Создайте ведомость на выплату с получателем — родственником умершего
- 7Проверьте отчётность: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения, СЗВ-ТД
Начисление зарплаты и компенсации: настройка налогов и взносов
Заработная плата за фактически отработанные дни месяца смерти начисляется обычным документом «Начисление зарплаты и взносов». Ключевой момент — налоговый статус этих выплат. Суммы, выплачиваемые членам семьи умершего работника в порядке наследования или на основании ст. 141 ТК РФ, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами, поскольку трудовые отношения прекратились до момента выплаты.
В типовой 1С:ЗУП есть два подхода. Первый — использовать предопределённые виды расчёта, у которых в настройках указано «не облагается НДФЛ» и «не облагается страховыми взносами». Второй — после автоматического расчёта вручную обнулить исчисленный НДФЛ и взносы в документе начисления на вкладках «НДФЛ» и «Взносы», либо скорректировать код дохода у начислений.
Если выплата производится в месяце смерти
Когда зарплата начислена и выплачена в том же месяце, что и смерть, часть методистов рекомендует облагать взносами суммы, начисленные за отработанный период, поскольку они относятся к периоду действия трудового договора. На практике позиции расходятся, поэтому безопасный вариант — свериться с методологией, принятой в вашей организации, и при необходимости получить письменное разъяснение. НДФЛ в любом случае не удерживается, если выплата получается родственниками после смерти работника.
Если родственники обратились позже
Невыплаченные суммы начисляются и выдаются по заявлению члена семьи. Срок обращения — 4 месяца со дня смерти; по истечении этого срока суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство. В программе начисление в этом случае удобно оформить документом «Разовое начисление» с необлагаемым видом расчёта.
Выплата родственникам: ведомость и получатель
Выплата оформляется документом «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета». Поскольку получателем выступает не сотрудник, а третье лицо, сумма в ведомости указывается по умершему работнику, а факт передачи денег родственнику фиксируется заявлением, копией паспорта получателя и документом о родстве (свидетельство о браке, о рождении). В расходном кассовом ордере указываются данные получателя по паспорту.
Если за выплатой обращаются несколько членов семьи, сумма делится между ними поровну, если иное не установлено соглашением. Каждому получателю оформляется отдельный платёжный документ. Храните заявления и копии документов вместе с ведомостью — при проверке именно они подтверждают правомерность выдачи.
Отчётность: 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД и персонифицированные сведения
В электронную трудовую книжку и отчёт СЗВ-ТД (или его актуальную форму в составе персонифицированной отчётности) сведения об увольнении передаются в обычном порядке — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП документ «Увольнение» автоматически формирует кадровое мероприятие для передачи в СФР.
В расчёте 6-НДФЛ необлагаемые выплаты родственникам не отражаются вовсе, поскольку они не являются объектом налогообложения. Если налог был ошибочно удержан, потребуется уточнённый расчёт. В РСВ выплаты после смерти также не включаются в базу; если взносы были начислены в месяце смерти за отработанный период по принятой в организации методологии — они отражаются в обычном порядке.
Проверьте итоговое состояние по сотруднику отчётами «Расчётный листок», «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов»: задолженность перед работником должна закрыться после выплаты, а налоговые регистры не должны содержать лишних оборотов после даты смерти.
Как проверить результат
Совпадает с датой смерти в свидетельстве
Указана дата приказа или получения свидетельства
Исчисленный и удержанный налог равен нулю
Налог удержан и попал в 6-НДФЛ
На выплаты после смерти взносы не начислены
Взносы начислены на всю сумму без анализа
После выплаты задолженность закрыта
Осталось сальдо по зарплате или компенсации
Особые ситуации и ограничения
Если работник признан судом безвестно отсутствующим, а затем объявлен умершим, датой увольнения будет день вступления решения суда в силу или дата смерти, указанная в решении. В этот период работник числится в штате с отсутствием по невыясненной причине — начисления не производятся, но и увольнять за прогул нельзя.
Единовременное пособие на погребение за счёт СФР оформляется отдельно и не относится к расчётам при увольнении: его может получить лицо, оплатившее похороны, через работодателя или напрямую через фонд. В 1С:ЗУП такие выплаты регистрируются через пособия за счёт ФСС/СФР, а не через зарплатные документы.
В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) часть операций выполняется вручную: увольнение оформляется кадровым документом, начисления — документом «Начисление зарплаты», а НДФЛ и взносы корректируются вручную в табличных частях. Логика та же, но контроль полностью на бухгалтере.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы
Какой день указывать датой увольнения, если свидетельство о смерти получено через месяц?
Всегда указывается день смерти, а не день получения документа или издания приказа. Приказ оформляется позднее текущей датой, но кадровое событие в 1С проводится датой смерти.
Нужно ли удерживать долг работника (например, по займу или подотчёту) из выплат родственникам?
Удержания из заработной платы после смерти работника не производятся, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом. Долги умершего взыскиваются с наследственного имущества в гражданско-правовом порядке, а не через зарплатные документы.
Отражаются ли выплаты родственникам в 6-НДФЛ?
Нет. Суммы, не облагаемые НДФЛ на основании п. 18 ст. 217 НК РФ, в расчёт 6-НДФЛ не включаются. Если они туда попали, значит, вид расчёта настроен как облагаемый — исправьте настройку и подайте уточнение.
Кто имеет право получить зарплату умершего?
Члены семьи, совместно проживавшие с работником, а также нетрудоспособные лица, находившиеся на его иждивении, независимо от совместного проживания. При отсутствии таких лиц суммы входят в наследственную массу.
Что делать, если на момент смерти работник был на больничном?
Пособие по временной нетрудоспособности, не полученное при жизни, выплачивается членам семьи вместе с зарплатой. Больничный лист закрывается датой смерти, пособие начисляется за период до смерти включительно.
Можно ли в 1С:ЗУП автоматически сделать все выплаты необлагаемыми?
Да, если создать или скопировать виды расчёта с настройками «не облагается НДФЛ» и «не облагается страховыми взносами» и использовать их в документах начисления. Альтернатива — ручная корректировка налогов в конкретном документе, что удобно при разовой операции.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ на основании свидетельства о смерти. Выплаты начисляются на умершего, но выдаются родственникам по заявлению и не облагаются НДФЛ и взносами. Перед выплатой проверьте настройки видов расчёта, а после — взаиморасчёты и отчётность.