Как оформить увольнение по договору ГПХ в 1С

Прекращение договора гражданско-правового характера в 1С отличается от обычного увольнения сотрудника: документ «Увольнение» здесь не используется, а расторжение оформляется через закрытие самого договора ГПХ и окончательный расчёт. Если действовать «по привычке» и попытаться уволить подрядчика кадровым приказом, программа либо не даст этого сделать, либо создаст ошибки в учёте взносов и отчётности.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 договоры ГПХ ведутся полноценно — с начислениями, актами и взносами. В 1С:Бухгалтерии 8.3 функционал ограничен: договор отражается через документы начисления и выплаты. Ниже разобраны оба сценария с акцентом на ЗУП, как наиболее распространённый случай.

Важно понимать юридическую базу: договор ГПХ прекращается не «увольнением», а выполнением работ и подписанием акта, расторжением по соглашению сторон или в одностороннем порядке по условиям договора. В программе это отражается датой окончания договора и финальным начислением, а не кадровым приказом.

Что проверить перед закрытием договора

Прежде чем вносить изменения в программу, убедитесь, что исполнитель заведён именно как лицо с договором ГПХ, а не как штатный сотрудник. В ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» → «Договоры ГПХ» (или «Сотрудники» → карточка физлица → «Договоры ГПХ») и найдите действующий документ «Договор (работы, услуги)» или «Договор подряда».

Проверьте, все ли промежуточные акты и начисления по этому договору проведены. Если часть этапов работ уже оплачена, а часть — нет, окончательный расчёт должен закрыть остаток. Также сверьте, не числится ли за исполнителем задолженность по авансам: она должна быть зачтена в финальном начислении.

Уточните дату прекращения договора. Она берётся из первичного документа — акта выполненных работ, соглашения о расторжении или уведомления об одностороннем отказе. Дата в программе должна совпадать с бумажным документом, иначе при проверке возникнут расхождения в периоде действия договора для взносов и персонифицированных сведений.

Закрытие договора ГПХ в 1С:ЗУП 3.1

Откройте карточку договора: «Кадры» → «Договоры ГПХ» → нужный документ. В поле «Дата окончания» установите фактическую дату прекращения договора и запишите документ. Если договор создавался без срока окончания, это поле нужно заполнить обязательно — именно оно определяет, до какого момента исполнитель считается застрахованным лицом.

Далее сформируйте окончательное начисление. Перейдите в «Зарплата» → «Начисления по договорам ГПХ» (в некоторых релизах — «Все начисления» с выбором вида документа). Создайте документ, укажите организацию, месяц начисления и подберите исполнителя. Программа подтянет сумму по договору; при необходимости скорректируйте её вручную, если финальный расчёт отличается от плановой стоимости.

Проверьте автоматический расчёт НДФЛ и взносов. С выплат по ГПХ начисляются страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на случай временной нетрудоспособности и взносы на травматизм (если иное не прописано в договоре). НДФЛ удерживается в общем порядке. Если исполнитель заявлял профессиональный вычет по подтверждающим документам, отразите его в документе начисления.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Договоры ГПХ» и найдите нужный договор
2. 2
   Установите дату окончания договора по акту или соглашению о расторжении
3. 3
   Создайте «Начисление по договорам ГПХ» за месяц прекращения
4. 4
   Проверьте сумму, НДФЛ и страховые взносы на вкладках документа
5. 5
   Проведите документ и включите выплату в ведомость
6. 6
   Сверьте данные в учёте взносов и персонифицированных сведениях

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3

В бухгалтерской конфигурации отдельного кадрового блока для ГПХ нет. Исполнитель заводится в справочнике «Сотрудники» с видом договора «Договор подряда» (или начисление проводится через операцию). Окончательный расчёт оформляется документом «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц: при заполнении программа подтянет подрядчика, если договор ещё действует на дату начисления.

Чтобы договор не «висел» действующим, откройте карточку сотрудника и проверьте даты договора ГПХ. Если дата окончания не задана, укажите её вручную. Выплату проведите через ведомость в банк или кассу в обычном порядке, а НДФЛ перечислите в составе общего платежа.

Если учёт зарплаты в бухгалтерской программе ведётся сводно, а начисления по ГПХ отражаются вручную операцией, сформируйте проводки по дебету счёта затрат и кредиту счёта 76 или 70 (в зависимости от принятой в учётной политике схемы), отдельно начислите взносы и удержите НДФЛ. При ручном отражении особенно важно не ошибиться с базой взносов.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полноценный учёт договоров ГПХ: акты, этапы, автоматический расчёт взносов и НДФЛ, попадание в отчётность. Подходит при регулярной работе с подрядчиками

1С:Бухгалтерия 8.3

Упрощённый учёт: договор в карточке сотрудника, начисление через «Начисление зарплаты». Подходит при редких разовых договорах

Ручная операция

Только как исключение при сводном учёте. Высокий риск ошибок в базе взносов и НДФЛ, отчётность придётся контролировать вручную

Выплата, НДФЛ и страховые взносы при расчёте

После проведения начисления сформируйте ведомость на выплату: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или в кассу). Дата выплаты определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ, поэтому ведомость и начисление должны быть согласованы по периоду. При выплате в межрасчётный период НДФЛ удерживается и перечисляется по общим правилам.

По взносам контролируйте два момента. Во-первых, выплаты по ГПХ не облагаются взносами на ВНиМ и травматизм — если программа начислила их, проверьте настройки вида расчёта и договора. Во-вторых, период действия договора влияет на персонифицированные сведения: исполнитель должен отражаться как застрахованный только за месяцы, когда договор фактически действовал.

Если договор расторгнут досрочно и часть ранее выплаченного аванса подлежит возврату, оформите сторнирование или корректировку начисления, а не «минусовую» выплату. Некорректная отрицательная сумма исказит расчёт НДФЛ и потребует уточнённой отчётности.

Отчётность после прекращения договора

После окончательного расчёта проверьте, как исполнитель отражён в отчётности. В расчёте по страховым взносам выплаты по ГПХ попадают в облагаемую базу по пенсионным и медицинским взносам. В персонифицированных сведениях о физлицах исполнитель отражается с суммой начисленного дохода за месяц выплаты.

По НДФЛ данные о доходах подрядчика включаются в расчёт 6-НДФЛ и справку о доходах. Убедитесь, что удержанный налог с финальной выплаты попал в правильный срок перечисления. Если договор закрыт, но исполнитель по-прежнему попадает в отчёты как действующий застрахованный — почти всегда причина в незаполненной дате окончания договора.

Сформируйте контрольные отчёты: «Анализ взносов в фонды» и свод начислений по сотруднику за период действия договора. Суммы начислений, взносов и НДФЛ должны сойтись с ведомостями на выплату без остатков задолженности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата окончания договора

Норма

Заполнена и совпадает с актом или соглашением

Тревожный признак

Поле пустое — договор числится действующим

Свод начислений по исполнителю

Норма

Нет долга за организацией и за исполнителем

Тревожный признак

Остаток задолженности после финальной выплаты

Взносы по договору

Норма

Начислены только пенсионные и медицинские

Тревожный признак

Есть взносы на ВНиМ или травматизм без оснований

Персонифицированные сведения

Норма

Исполнитель отражён только в месяцах действия договора

Тревожный признак

Лишние месяцы или отсутствие дохода в месяце выплаты

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — попытка оформить прекращение ГПХ документом «Увольнение». Для лиц с договорами ГПХ этот документ не применяется: кадрового приказа об увольнении по гражданско-правовому договору не существует. Если такой документ создан по ошибке, пометьте его на удаление и оформите закрытие через договор.

Вторая распространённая проблема — финальное начисление проведено, а выплата не сделана или сделана частично. В результате в учёте висит задолженность, которая искажает отчётность по НДФЛ. Проверяйте взаиморасчёты по исполнителю после каждого закрытия договора.

Третья ошибка — неверный вид начисления с неправильной настройкой налогообложения. Если взносы посчитались как по трудовому договору, скорректируйте настройку вида расчёта и пересчитайте документ, а при уже сданной отчётности подайте уточнение.

Частые вопросы

Нужно ли делать запись в трудовую книжку при расторжении ГПХ?

Нет. Отношения по гражданско-правовому договору не являются трудовыми, записи в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности не вносятся. В 1С по договорам ГПХ отчёт в фонды по кадровым мероприятиям не формируется.

Чем закрытие договора отличается от увольнения в 1С?

Увольнение — кадровый документ для трудовых договоров, который прекращает штатную позицию и формирует кадровую отчётность. По ГПХ прекращение отражается датой окончания в карточке договора и финальным начислением, без кадрового приказа.

Как оформить досрочное расторжение, если работы выполнены частично?

Подпишите соглашение о расторжении или акт на фактически выполненный объём, установите дату окончания в договоре и проведите начисление только на согласованную сумму. Аванс, превышающий выполненный объём, подлежит возврату или зачёту по отдельному документу.

Нужно ли начислять компенсацию отпуска при прекращении ГПХ?

Нет. Компенсация за неиспользованный отпуск положена только по трудовым договорам. По ГПХ выплачивается только вознаграждение за выполненные работы или оказанные услуги.

Исполнитель — самозанятый. Порядок в 1С тот же?

Начисление и закрытие договора оформляются аналогично, но НДФЛ и страховые взносы не начисляются при наличии чека из «Мой налог». Проверьте, что в договоре или карточке указан статус самозанятого, чтобы программа не рассчитала налоги автоматически.

Что делать, если договор закрыт, а ошибка в сумме обнаружилась позже?

В текущем периоде создайте корректировку начисления по тому же договору или сторнируйте и перепроведите документ, если период не закрыт. При сданной отчётности подготовьте уточнённые расчёты по взносам и 6-НДФЛ за затронутый период.